Управление документацией. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации меж-дународных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.

Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами.

Можно выделить несколько уровней управления документацией.

В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации. Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности.

Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контролем за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций, но делопроизводству федеральных органов государственной власти».

Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.

На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.

На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.

На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения — управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т. п. В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.

В последнее время в связи с широкомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации — информационного менеджмента.

Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.

Тем не менее к настоящему времени создана определенная нормативнометодическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

• — законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485−1 «О государственной тайне» и др.;
• — Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;
• — правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;
• — правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
• — ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.

В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией — ИСО 15 489—2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций.

На основе ИСО 15 489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. В России был принят ГОСТ ИСО 15 489−1—2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» — стандарт, идентичный международному ИСО 15 489−2001.