Деловая переписка. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

В результате изучения данной темы студент должен: знать

• • назначение и классификацию деловых писем;
• • основные требования, предъявляемые к деловой переписке;
• • виды, категории почтовых отправлений и их особенности;
• • особенности оформления письменной корреспонденции; уметь
• • составлять основные виды деловых писем;
• • определять категории и разряды почтовых отправлений;
• • разделять письма по различным областям деловой деятельности;
• • вести деловую переписку с разными корреспондентами; владеть
• • навыками работы с деловой корреспонденцией;
• • способностью составлять и редактировать различные виды деловых писем.

Назначение и классификация деловых писем

Деловые письма — самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов. Это краткий (как правило, не более одной-двух страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев (рис. 6.1).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.

Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

• — письма-просьбы;
• — письма-сообщения;
• — письма-запросы;
• — письма-заявления;
• — письма-подтверждения;

Рис. 6.1. Классификация деловых писем

• — письма-заказы;
• — письма-предложения (оферты);
• — письма-дополнения;
• — письма-рекламации (претензии);
• — информационные письма;
• — гарантийные письма;
• — презентационные письма;
• — письма прямой почтовой рассылки;
• — краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);
• — сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

• — письма-поздравления;
• — письма-приглашения;
• — письма-извинения;
• — письма для выражения сожаления и соболезнования;
• — письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
• — письма по случаю отъезда;
• — письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
• — благодарственные письма;
• — рекомендательные письма;
• — мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);
• — письма-открытки;
• — письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);
• — письма для выражения отказа от какого-либо предложения; письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;
• — письма-резюме.

Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.