Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не зависящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником в указанных случаях должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и статья ТК. Представление подписывает руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение в обязательном порядке документируется и передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы. Факт смерти работника также может служить основанием для увольнения.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, ввиду отказа сдать материальных ценностей. В этом случае гражданин в праве потребовать оплаты за просроченные дни.

Составление приказа об увольнении работника

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или № Т-8а.

Стабильность кадрового состава организации, наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов — самый трудно контролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.

Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

Увольнение работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:

• — написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
• — прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверку их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;
• — проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с целью напоминания работнику об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе, предупреждения работника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
• — подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
• — документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;
• — прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Беседа с увольняющимся работником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подписывал при поступлении на работу твердое обещание (обязательство, подписку) о неразглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко уменьшается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.

Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере, в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.

Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использования бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау по заявлению организации следует начать судебное разбирательство выявленных фактов.

Необходим тщательный анализ причин увольнения работников. На основании анализа должна реализовываться программа исключения этих причин, например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологического климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением и др.

Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служащих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обоснованную информационно-документационную базу, в строгом соответствии с которой осуществляется выполнение последующих стадий документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).