Системы документации. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

Организационно-распорядительные документы

В процессе своей работы организации создают множество документов, которые устанавливают правила работы организации, обеспечивают обмен информацией между руководством и подчиненными, между структурными подразделениями, между организацией и внешними контрагентами.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на группы:

• — организационные документы;
• — распорядительные документы.

Рассмотрим составление отдельных документов из каждой группы подробно.

Организационные документы. В организационных документах определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений, а также регулируют различные аспекты их деятельности. К организационным документам относятся учредительные документы, которые определяют объем правоспособности юридического лица.

Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Какой из перечисленных документов является учредительным для различных юридических лиц, определяется соответствующим законом.

Положение — это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации. Так, государственные бюджетные организации действуют на основании соответствующих положений, в которых определен их статус, порядок создания, внутренняя структура, функции, компетенция, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации, а также контроля и ревизии деятельности.

При оформлении положений обязательно указываются наименование вышестоящей организации, наименование данной организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью утвердившей документ организации.

Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации. В положения о подразделении, как правило, включаются следующие разделы:

• — общие положения;
• — основные задачи;
• — функции;
• — права;
• — структура и штат;
• — ответственность;
• — взаимоотношения с другими подразделениями.

В разд. «Общие положения» указывают место подразделения в структуре предприятия, его подчиненность, перечисляют нормативные документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей работе. В разд. «Основные задачи» очерчивают круг вопросов, которые необходимо решать структурному подразделению. В разд. «Функции» определены виды работ, выполняемых в структурном подразделении. В разд. «Права» устанавливают права структурного подразделения, необходимые для осуществления своих функций. В разд. «Структура и штат» определяют внутреннее устройство структурного подразделения. В разд. «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, возникающие в результате выполнения возложенных на подразделение функций.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, руководители структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает — руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Например, в крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение — архив. Его деятельность регулируется Положением об архиве организации.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц. Должностная инструкция — документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того, должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответственность на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников.

Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями и дополнениями. В этот справочник включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке.

Структура должностной инструкции представлена на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Структура должностной инструкции.

Должностные инструкции содержат следующие разделы:

• — общие положения;
• — основные задачи;
• — должностные обязанности;
• — права;
• — ответственность.

В разд. «Общие положения» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения на должность и освобождение от должности, и перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разд. «Основные задачи» указывают основные направления деятельности работника. В разд. «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемых работником. В разд. «Права» определяют права работника, необходимые ему для выполнения своих обязанностей. В разд. «Ответственность» устанавливают, какую работник несет ответственность и за что конкретно. Оговаривая ответственность, надо иметь в виду, что работники могут нести и материальную ответственность. Основные принципы применения материальной ответственности рассмотрены в ТК.

Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен (-а)», и заверяет ее своей подписью с указанием даты ознакомления.

Инструкции могут также издаваться в целях разъяснения и определения порядка применения распорядительных документов или составления документов (например, инструкция по делопроизводству). Если в организации не разработана внутренняя инструкция по делопроизводству, то в качестве методического руководства необходимо руководствоваться приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

В Приложении 1 представлены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись. Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При этом количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. В разд. «Общие положения» инструкции указываются цели ее издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, на основе которых разработана инструкция, а также сроки введения ее в действие.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.

Договор представляет собой правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Согласно ГК договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договорами оформляются сделки купли-продажи, посреднические операции, аренда, поручительство и др., а также отношения работодателя и работника.

Любой договор можно разделить на четыре части (рис. 4.6).

В преамбуле указываются вид договора (договор купли-продажи, договор подряда, договор поставки и т. д.), дата и место подписания, полные наименования сторон, фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, подписывающих договор, а также наименования документов, подтверждающих их полномочия. Существенные условия договора являются самой важной его частью и определяют объект договора, цену договора и любые другие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Обычные условия договора влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон и др.). На практике они обычно включаются в договор, но их отсутствие не влечет расторжения соглашения. Случайные условия изменяют либо дополняют обычные условия или условия, не предусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить в свой договор.

Рис. 4.6. Структура договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон; их юридические адреса; банковские реквизиты; указания на количество экземпляров договора; печати сторон; регистрационный номер.

Основные образцы ОРД представлены в Приложении 3.