1. Выделите несколько видов собраний, которые будете проводить регулярно. Определите их регламент и проводите по расписанию. Внезапные собрания вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда — страх администраторов. Организуйте такие собрания крайне редко, только в случае «пожара». На экстренных собраниях разбирайте только один вопрос. Экстренные собрания должны быть короткими (старайтесь уложиться максимум в 45 мин, даже если надо решить сложный и тяжелый вопрос). Четко сформулируйте и сообщите заранее: цель собрания, участников, время с … до …, место.
2. Сделайте один раз регламент собраний, в котором необходимо прописать все важные аспекты: регулярность собрания (ежемесячное/еженедельное), время и место проведения собрания, участники, вопросы к собранию.
3. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь делайте обобщения, ссылки. Все, что можно, перенесите на доску в наглядном виде — таблицы, графики. Тогда не надо будет зачитывать, сразу можно переходить к анализу.
4. Необходимо создать универсальную для всех докладчиков форму отчета:
• каждый будет знать, что конкретно он должен сказать, это позволит подготовить цифры и факты заранее;
• этот отчет каждый участник собрания сможет увидеть заранее, а значит, подготовиться к собранию и сделать анализ информации, выводы, продумать решения;
• информация останется для истории/статистики, что для бизнеса и управления знаниями в организации очень важно.
5. Продумывать тщательно, что необходимо добиться по каждому вопросу и как конкретно это можно сделать. Хорошая подготовка к выступлению поможет сэкономить свое время и время всех участников собрания.
