Организация делового приема: делового завтрака, обеда, ужина

Соблюдение этикета помогает вырваться вперед или сохранить лидерство в деловой сфере. Важность поддержания и укрепления контактов диктует необходимость посещения и организации деловых приемов, прежде всего в качестве служебных обязанностей, как для организующей стороны, так и для гостей. Темы таких приемов разнообразны и затрагивают большое число аспектов, но в конечном итоге основная цель — заключение взаимовыгодных сделок. Хотя празднование юбилея фирмы, достижения высоких финансовых результатов, расширения сферы деятельности — также достойный повод, который позволяет провести время интересно и радостно.

Полуофициальная обстановка дает возможность завязать полезные знакомства, расширить и углубить знакомства и контакты, обсудить проекты и контракты, обменяться мнениями, составить прогнозы, оценить экономическую или политическую ситуацию, притязания будущих партнеров, понаблюдать за поведением и поступками приглашенных.

Организация приема (завтрака, обеда, ужина) необходима в случае, если переговоры между двумя партнерами затягиваются, но необходимо найти компромисс, чему может способствовать непринужденная атмосфера, возможность узнать партнера ближе. Однако важно помнить, что участие приглашенных сотрудников в деловом приеме — это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Необходимо найти возможность побеседовать с интересующими организацию людьми, узнать привычки, интересы, характер предполагаемых партнеров, завязать знакомство.

Для сотрудников приглашающей стороны обязанности усложняются. Необходимо следить за ходом приема, представлять приглашенных друг другу, никто не должен оказываться в одиночестве, чтобы не испортить впечатление. Кроме того, необходимо контролировать обслуживание, чтобы нс допустить ошибок и никого не обидеть. В деловой среде знание этикета и умелое сочетание решения рабочих задач с трапезой — высокоэффективные умения на пути к успеху, так как короткие встречи в условиях дефицита времени в офисе, на улице или на общественных мероприятиях, а также безликие телефонные разговоры никак не способствуют развитию эффективных партнерских отношений.

Правила этикета предписывают определенный порядок проведения, одежду, блюда и напитки в зависимости от времени и цели мероприятия (рис. 15.4 и 15.5). Деловые приемы (встречи) могут быть дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед), проходят они сидя, с наличием посадочных мест, или стоя.

Рис. 15.4. Правила этикета при организации дневных приемов.

Вечерние приемы.

Рис. 15.5. Правила этикета при организации вечерних приемов.

Совместным завтракам, обедам и ужинам отводится значительная роль, причем для каждой встречи характерны свои правила. Конечно, большинство из них универсальны (нормы поведения за столом, правила знакомства, приветствия и прощания), однако незнание некоторых тонкостей может сыграть отрицательную роль в общении и достижении планируемых целей. Поскольку в настоящее время очень многое зависит от навыков общения и умения «выстраивать» деловые отношения, то дополнительное время, потраченное на неофициальную встречу с партнером, как правило, окупается достигнутыми договоренностями и успешной карьерой.

Деловые приемы — прекрасная возможность встретиться и познакомиться ближе с партнерами, клиентами, сотрудниками и руководителями. С точки зрения этикета наиболее приличным для деловой встречи мужчины и женщины считается обед. Это серьезное мероприятие, предполагающее умение правильно вести себя за столом и поддерживать беседу, не рассказывая лишних подробностей, а также необходимо умело пользоваться спиртными напитками, чтобы «не ударить в грязь лицом».

Деловой обед — это наиболее почетный вид официального приема. Гости собираются к назначенному времени и рассаживаются за столом. Их предлагают пиво, виски, соки и различные прохладительные напитки. Возможен вариант, когда напитки выставлены в баре и гости берут их самостоятельно.

Нередко обозначается специальная форма одежды (смокинг, фрак — для мужчин, вечернее платье — для женщин). По прошествии примерно часа гости поднимаются из-за стола и переходят в гостиные для беседы. Могут подаваться кофе и чай.

Ужин от обеда отличается лишь временем начала (примерно с 21 часа или позднее). Этикет приемов — это не «застывшие» законы, он меняется вместе со временем, например, возможен вариант, когда сразу же после обеда для высоких гостей проводится прием «коктейль» или «а-ля фуршет». Или супруга руководителя приглашает на чай супруг руководителей организаций, с которыми установились деловые контакты. Устраиваются такие встречи между 16 и 18 часами, как правило, для женщин. Накрывают один или несколько столов (по количеству приглашенных). Подают сладкое (конфеты, печенье), фрукты и напитки. Не исключаются канапе.

Каждый деловой прием требует тщательной подготовки:

• • в зависимости от цели необходимо определить вид приема;
• • назначить место проведения;
• • составить список гостей и заранее их оповестить;
• • разработать меню и план рассадки за столом;
• • подумать, где гости припаркуют свои автомобили.

Если планируется проведение в ресторане, то необходим еще инструктаж персонала, обслуживающего прием. Встречает гостей хозяин (с хозяйкой, если приглашены жены). Следует ритуал приветствия, обмен несколькими словами, или принимаются поздравления. До приглашения к столу хозяева должны найти время, чтобы уделить внимание всем приглашенным и хотя бы кратко пообщаться с каждым.

Рассадка за столом — важный элемент организации мероприятия, в основе норма протокола — старшинство, причем не по возрасту, а, но статусу и положению. Речи и тосты произносятся после десерта перед шампанским, когда оно налито всем гостям. Тема зависит от цели встречи, местной протокольной практики или от предварительной договоренности. Расходятся гости после ухода главного приглашенного.

Важно понимать: чтобы принять решение об организации делового приема или принять такое приглашение, необходимо взвесить все за и против. Возможно, непринужденная атмосфера застолья только помешает решению проблемы и достаточно будет встретиться в офисе или договориться по телефону. Ведь приемы — это время (от одного до трех часов) а в современном стремительном мире к нему надо относиться крайне уважительно.