Специальное делопроизводство в юридической клинике

Понятие и задачи специального юридического делопроизводства юридической клиники. Система документов юридической клиники.

Работа с документами, отражающими определенные функции управления или же характеризующими отдельные сферы деятельности (например, энергетика, статистика, военное дело, юриспруденция и др.), выделяется в специальное делопроизводство.

При этом юридическое делопроизводство принято определять как процесс документирования и организации работы с документами в профессиональной юридической деятельности.

Исходя из многообразия видов юридической практики, а значит и существенных различий в правилах работы с документами, выделяется делопроизводство в органах законодательной, исполнительной, судебной власти, в органах местного самоуправления, нотариальное делопроизводство и др.

Делопроизводство юридической клиники как разновидность специального юридического делопроизводства представляет собой деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в целях оказания качественной бесплатной юридической помощи гражданам, а также совершенствования практической подготовки студентов юридического профиля.

Таким образом, задачи делопроизводства юридической клиники распадаются на два блока:

• 1) информационно-документационное сопровождение деятельности по оказанию гражданам бесплатной юридической помощи;
• 2) информационно-документационное обеспечение учебно-практической, учебно-методической и научно-исследовательской деятельности.

В частности, в учебно-практической сфере делопроизводство юридической клиники способствует приобретению (закреплению) студентамипрактикантами основных навыков:

• — дифференциации и систематизации поступающей правовой информации;
• — последовательного анализа информации, отраженной в различных документах юридической клиники;
• — документального оформления выработанных правовых решений. Такие решения принимаются, например, при приеме заявок, при подготовке к консультированию клиента;
• — самоорганизации и исполнительской дисциплины.

Одновременно правила делопроизводства юридической клиники нацелены на обеспечение контроля со стороны руководителя практики (индивидуального куратора) за своевременностью, качественностью и полнотой выполнения студентом-практикантом предусмотренных программой практики мероприятий.

В деятельности юридической клиники достижение отмеченных выше задач делопроизводства обеспечивается существующей системой взаимосвязанных документов, составляющих ее документальную базу. В составе документальной базы юридической клиники в зависимости от характера документов и их целевого назначения можно выделить внутренние и внешние документы.

К внутренним документам клиники относятся:

• 1) организационные документы, регламентирующие деятельность юридической клиники в целом и ее отдельных функциональных групп^[1] (консультантов, диспетчеров и др.);
• 2) документы, обеспечивающие работу юридической клиники с клиентами. В данной группе можно выделить следующие документы: журналы, графики, информационные листы;

Внимание!

В юридической клинике могут вестись журналы: 1) регистрации заявок; 2) ожидающих заявок; 3) регистрации отказов в получении юридической помощи; или вместо этих трех единый журнал регистрации обращений; 4) журнал обмена информацией; 5) занятости консультантов; 6) нагрузки диспетчеров^[2]; 7) направлений консультантов к преподавателям-кураторам^[3], или вместо (5—6—7) журнал распределения поручений. Могут использоваться графики: 1) дежурств диспетчеров; 2) дежурств консультантов; 3) дежурств преподавателей, или вместо (1—3) общий график дежурств, где статус дежурного будет маркироваться определенной литерой в ячейке с датой против фамилии дежурящего; 4) работы консультантов; 5) занятости помещений клиники; информационные листы: 1) для контролирующего работника образовательной организации; 2) для службы охраны (работников, обеспечивающих контроль посещений в образовательной организации).

• 3) документы по делу клиента: личная (регистрационная) карточка клиента (ЛКК); план первой встречи с клиентом (план интервью); резюме первой встречи с клиентом (резюме интервью); план консультации (вместе с меморандумом и приложениями к нему в виде документов правового характера); согласие клиента с условиями получения юридической помощи (или другой аналогичный документ); опись документов, предоставленных клиентом; расписка в получении от клиента документов, лист отзыва, итоговый отчет по делу;
• 4) текущие документы информационного характера: докладные записки; объяснительные записки; протоколы общих практических занятий (собраний) сотрудников клиники и практических занятий (собраний) функциональных групп;
• 5) документы по прохождению практики (индивидуальные программы практики и дополнения к ним, отчет о прохождении практики, отзыв о прохождении практики);
• 6) кадровые документы — по вопросам зачисления в клинику для прохождения практики. Сюда входят: заявления студентов о прохождении практики в клинике; распоряжения о зачислении в клинику для прохождения практики;
• 7) документы учебно-методического характера: программы практики, методические разработки презентаций и тренингов по дисциплинам клинической подготовки и др.

К внешним документам клиники относятся, главным образом, письма — направляемые по почте, курьером, посредством факсимильной и электронной связи обращения к внешним организациям (в частности, другим вузам, в которых созданы юридические клиники, организациям, занимающимся реализацией товаров для материально-технического обеспечения деятельности клиники, фондам-грантодателям и др.). В практике работы юридической клиники наиболее часто используются письма информационного или сопроводительного характера, письма-приглашения (например, на конференцию или семинар по вопросам обмена опытом среди преподавателей клиник), письма-запросы.

В зависимости от характера обращения письма могут быть оформлены на бланке юридической клиники за подписью руководителя клиники (в пределах его компетенции) или на бланке образовательного учреждения (его структурного подразделения) с соблюдением общих требований к оформлению писем.

• [1] Если такие группы созданы.
• [2] Если существует такая отдельная группа.
• [3] Если используется такая форма организации взаимодействия студентов и кураторовкак выдача направлений.