Виды документов. 
Профессиональные навыки юриста

Классификацию документов можно производить по различным основаниям (по наименованию, происхождению, области применения, средствам фиксации, характеру содержащейся информации и т. д.), но ни одна из классификаций не охватывает собой всего разнообразия существующих документов. Даже основные акты по делопроизводству, например, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93, утвержденный и введенный в действие постановлением Комитета РФ, но стандартизации, метрологии и сертификации от 30.12.1993 № 299 (далее — ОКУД), а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, не предусматривают исчерпывающего перечня управленческой документации. При этом понятие «управленческая документация», в свою очередь, имеет отношение всего лишь к одной группе документов.

Для практической деятельности юриста важное значение приобретает классификация документов, но виду оформления. По этому классификационному основанию документы делятся на подлинные документы, дубликаты, копии, выписки.

ГОСТ Р 7.0.8—2013 не содержит определения термина «оригинал документа». В сфере делопроизводства оперируют термином подлинник (официального) документа, под которым согласно и. 21 ГОСТ Р 7.0.8— 2013 понимается первый или единственный экземпляр документа.

На практике в качестве оригиналов рассматриваются все непронумерованные экземпляры документа, имеющие подлинные подписи и оттиски печатей. При этом предполагается, что все непронумерованные экземпляры документа имеют равную юридическую силу между собой.

Дубликат документа согласно (п. 22 ГОСТ Р 7.0.8—2013) — это повторный экземпляр подлинника документа. Дубликат выдается взамен утраченного подлинника. Поскольку дубликат имеет равную с подлинником юридическую силу, в случае обнаружения подлинника после выдачи дубликата подлинник уже не имеет юридической силы.

Копия документа (п. 23 ГОСТ Р 7.О.8.—2013) — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Заверенная копия документа (и. 25 ГОСТ Р 7.0.8—2013) — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В отношении свидетельствования копий документов, имеющихся в организациях, до настоящего времени действует порядок, установленный Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Данный порядок предусматривает выдачу по заявлениям граждан копий документов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся в организацию граждан. Копии должны выдаваться на бланках организаций.

Сроки выдачи и свидетельствования копий определяются в соответствии с законодательством, регулирующим порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Так, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» предусмотрено, что письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. Однако законодательством могут быть установлены и сокращенные сроки. Например, согласно ст. 62.

ТК РФ копии документов, связанных с работой, должны быть выданы работодателем не позднее трех дней со дня подачи работником письменного заявления об этом. При прекращении работы трудовая книжка и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой, должны быть выданы работодателем в день увольнения (последний день работы). Специально указано, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30—2003, утвержденным постановлением Государственного комитетом РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные не оговоренные исправления.

Архивная выписка (п. 174 ГОСТ Р 7.0.8—2013) — документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Выписка делается в случаях, когда не требуется полная копия. В выписке указывается, с какого документа она сделана. Порядок выдачи выписки аналогичен порядку выдачи копий, установленному Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-х.

Порядок выдачи нотариальных копий и дубликатов регулируется Методическими рекомендациями по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства юстиции РФ от 15.03.2000 № 91.