Протоколы заседаний коллегиальных органов

Обычно протоколы ведутся во время совещания (заседания) либо составляются позднее на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы оформляются секретарем коллегиального органа или специально назначенным лицом. Протокол, составленный не во время заседания, как правило, подготавливается не позднее, чем через три дня после дня заседания. Протоколы имеют следующие реквизиты.

• 1) наименование документа. Слово «протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
• 2) вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру;
• 3) место проведения заседания, совещания (город) указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не там, где обычно проводится, печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
• 4) дата и номер протокола. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), а не дата окончательного оформления протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании;
• 5) текст протокола — обычно состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части содержатся следующие сведения: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня.

Присутствующие перечисляются в протоколе поименно (в алфавитном порядке), при этом вначале называются постоянные члены коллегиального органа, а затем приглашенные лица. Допускается указание в протоколе общего числа присутствующих, если их количество значительно. В таком случае к протоколу прилагается пофамильный список участвовавших в заседании лиц, а в протоколе делается соответствующая запись («Присутствовали: 25 человек (список прилагается)»). Если для принятия решения на заседании коллегиального органа требуется кворум, то в протоколе указывается на требуемое и фактическое число присутствующих.

В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению. Каждый вопрос нумеруется и формулируется, начиная с предлога «о» («об»). Повестка дня может не вноситься в протокол, в этом случае она прилагается к протоколу, а в протоколе делается соответствующая запись об этом.

Ход заседания отражается в основной части. Если на заседании велась стенограмма, то основная часть протокола не детализируется. В таких случаях стенограмма прикладывается к протоколу, а в протоколе делается соответствующая запись об этом.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «о» («об»). Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В частях СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы выступавших. Текст выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если докладчик представляет письменные тексты или тезисы выступления, то они прилагаются к протоколу, а в самом протоколе делается запись: «Текст выступления прилагается». Резолютивная часть, начинающаяся со слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), в тексте протокола печатается полностью и должна содержать указание на исполнителя решения, предмет исполнения и срок. При этом следует иметь в виду, что зафиксированные в протоколе решения (постановления) коллегиальных органов о поручениях конкретным исполнителям доводятся до сведения последних путем оформления самостоятельных документов — постановлений, решений и приказов. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Если на заседании проводились выборы, то результаты голосования отражаются в протоколе по каждой кандидатуре отдельно.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам;

6) подписи. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Образец оформления протокола с продольным расположением реквизитов приводится в приложении 3.

Акты составляются в подтверждение каких-либо фактов, событий, действий. Практикой, в зависимости от оснований составления актов, выработаны многочисленные разновидности актов. Акт, как правило, включает в себя следующие реквизиты:

• 1) наименование организации;
• 2) наименование вида документа — акт;
• 3) место составления документа;
• 4) дата — дата события, явившегося поводом для составления акта;
• 5) регистрационный номер документа;
• 6) гриф утверждения документа;
• 7) заголовок к тексту;
• 8) текст — состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной.

Во вводной части отражается наименование, дата, номер и заголовок документа, послужившего основанием для составления акта. Затем, начиная со слова СОСТАВЛЕН, перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, принявших участие в составлении акта.

В констатирующей части излагаются причины и цели составления акта, суть проделанной составителями акта работы и ее результаты.

В заключительной части, которая не является обязательной, излагаются выводы или даются рекомендации, к которым пришла комиссия.

В акте может быть указано количество составленных экземпляров акта и место их нахождения;

• 9) подписи. Акт предполагает наличие подписей всех лиц, принявших участие в составлении акта;
• 10) печать.

Образец оформления акта приводится в приложении 8.

Письма. Служебные письма готовятся либо в ответ на запросы (письма), либо по собственной инициативе. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя в соответствии с общими сроками рассмотрения подобных обращений. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Письмо может содержать следующие реквизиты:

• 1) государственный герб РФ, если это предусмотрено учредительными документами организации;
• 2) герб субъекта РФ, если это предусмотрено учредительными документами организации;
• 3) эмблема организации или товарный знак;
• 4) код организации;
• 5) наименование организации;
• 6) справочные данные об организации;
• 7) дата. Датой письма является дата его подписания;
• 8) регистрационный номер документа;
• 9) ссылка на регистрационный номер или дату документа;
• 10) адресат;
• 11) заголовок к тексту. Заголовок не обязателен при изготовлении письма на бланке формата А5;
• 12) текст. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины составления письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.;
• 13) отметка о наличии приложения;
• 14) подпись. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц;
• 15) печать;
• 16) отметка об исполнителе.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 5.

При составлении договора следует соблюдать требования, установленные законом, правовыми актами или соглашением сторон в отношении формы и существенных условий договора. Несоблюдение таких требований может повлечь признание договора незаключенным (ст. 432 ГК РФ).

Не следует писать пространный договор, переписывая в него положения нормативных актов, — это неоправданно увеличивает объем договора, утяжеляет его структуру, делает его малодоступным для восприятия. В то время как положения нормативных актов будут распространяться на отношения сторон и без включения в текст договора.

Традиционными реквизитами договора, свершенного в форме единого документа, являются заголовок, указание на место и дату заключения договора, текст договора, сведения о сторонах, подписи и печати сторон. В то же время отсутствие некоторых из указанных реквизитов ни в коей мере не умаляет значение договора. Отсутствие заголовка не влияет на юридическую силу договора, если текст подписанного сторонами документа однозначно позволяет классифицировать его как договор. В заголовке гражданско-правовых договоров, помимо слова «договор», могут употребляться термины «контракт», а также «соглашение», которые являются синонимами слову «договор».

Место заключения договора определяется указанием на населенный пункт, в котором подписывается договор. Отсутствие в договоре указания на место его заключения не влечет признания договора недействительным или незаключенным. В соответствии со ст. 444 ГК РФ если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту; при этом с точки зрения юридических последствий место заключения договора является несущественным, поскольку в законодательстве ни место исполнения обязательства (ст. 316 ГК РФ), ни подсудность спора, вытекающего из договора (§ 2 гл. 4 АПК РФ, гл. 3 ГПК РФ), с местом заключения договора не связываются.

Напротив, дата заключения договора имеет существенное значение в регулировании договорных отношений. Согласно ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Момент заключения договора имеет значение при определении сроков исполнения договора. Согласно ст. 314 ГК РФ обязательство, не предусматривающее сроков его исполнения и не содержащее условий, позволяющих определить этот срок, должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения. Неисполнение такого обязательства в разумный срок дает кредитору право в пределах сроков исковой давности, исчисляемых с этого момента, обратиться к должнику с требованием об исполнении обязательства.

Требования к составу сведений, отражаемых в разделе «Реквизиты сторон», предопределяются необходимостью идентификации лиц, выступающих сторонами по договору. Практикой выработаны правила, в соответствии с которыми в договоре, заключенном физическим лицом, отражаются следующие данные: полные фамилия, имя и отчество, адрес места жительства, паспортные данные, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). В отношении индивидуального предпринимателя также указываются данные свидетельства о регистрации гражданина в таком качестве. Реквизиты организации включают: фирменное наименование юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), адрес местонахождения, номер расчетного счета с указанием наименования банка, номер корреспондентского счета банка, банковский идентификационный код (БИК), код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО), код по Общероссийскому классификатору отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

Судебная практика

Отсутствие в договоре банковских реквизитов сторон может привести к невозможности взыскания ответственности за несвоевременную оплату по договору. Так, в деле о взыскании с покупателя неустойки за непроизведенную предварительную оплату товара Президиум Высшего Арбитражного Суда отмстил, что, в связи с тем, что в договоре отсутствовали банковские реквизиты поставщика, покупатель был лишен возможности надлежащим образом исполнить свое обязательство. В результате иск поставщика был отклонен (см. постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.11.1996 № 3143/96).

Подписи в договоре проставляются самими сторонами или их должным образом уполномоченными представителями. Для стороны, не подписавшей договор, он не порождает правовых последствий. Лицо, подписывающее договор, должно совпадать с лицом, указанным в преамбуле договора. Подписание договора лицом, не указанным в преамбуле, но обладающим полномочиями на заключение подобного рода сделок, может явиться поводом для судебной тяжбы. Однако основанием для признания такого договора недействительным или незаключенным указанное обстоятельство послужить не может.

Заверение договора печатями сторон является деловым обыкновением. Законодательство не содержит норм, требующих обязательного проставления печатей на договорах. Отсутствие печати не может повлечь недействительности договора, поскольку основания недействительности сделок могут быть установлены только законом или иным правовым актом. Отсутствие печати не может привести к признанию договора незаключенным, поскольку согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Письменная форма договора в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ считается соблюденной при составлении документа, выражающего содержание сделки и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Таким образом, письменная форма сделки не предполагает проставление оттиска печати. Требование об обязательном скреплении договора печатью в соответствии с абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ может быть установлено законом, иными правовыми актами и соглашением сторон, где также должны быть предусмотрены и последствия несоблюдения этого требования. Если такие последствия не предусмотрены, применяются общие последствия несоблюдения простой письменной формы сделки, закрепленные в п. 1 ст. 162 ГК РФ, а именно: невозможность ссылаться на свидетельские показания в подтверждение сделки и ее условий. Таким образом, в настоящее время отсутствие печати на договоре само по себе не может привести к признанию договора недействительным.

Для предотвращения недобросовестных действий контрагентов по подмене листов договора или внесению в него приписок листы договора должны быть пронумерованы и сшиты, при этом каждый лист договора, в свою очередь, может быть заверен печатями и подписями сторон. Договор не должен содержать непрочерченныс пропуски и пустые места, а также неоговоренные исправления, подчистки и приписки.

Согласно Закону РФ от 25.10.1991 № 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» государственным языком Российской Федерации является русский язык, поэтому все юридические документы на территории РФ должны составляться на русском языке, даже если это сделка с иностранным партнером. В последнем случае допустимо составить два идентичных экземпляра договора, один из которых — на русском языке, другой — на иностранном. Сделка, оформленная только на иностранном языке, может явиться ничтожной по основаниям, предусмотренным ст. 168 ГК РФ, как сделка, не соответствующая требованиям законодательства.

Юридические ловушки, т. е. погрешности документа, влияющие на возможность свободной реализации прав на его основании, могут быть заложены в документ специально или оказаться в нем случайно. Перечислим типичные юридические ловушки.

1. Принятие (подписание) документа органом (должностным лицом) за рамками своей компетенции. Последующее одобрение документа надлежащим лицом не всегда может полностью исправить ситуацию. Поэтому при подписании документа необходимо удостовериться в действительности полномочий всех лиц, визирующих документ.

При заключении сделки, затрагивающей интересы несовершеннолетних, необходимо убедиться в допустимости данной сделки законом, и в наличии, в требуемых случаях, разрешения на эту сделку от законного представителя несовершеннолетнего, а возможно, органов опеки и попечительства.

Если от имени контрагента действует представитель по доверенности, нужно проверить:

наличие на доверенности подписи доверителя, а в доверенности на представительство интересов организации — подписи руководителя организации и оттиска печати;

• — дату выдачи доверенности и срок ее действия;
• — объем полномочий представителя, а в доверенности от имени организации — и объем полномочий лица, подписавшего доверенность.

Если интересы организации представляет ее руководитель, для подтверждения действительности его полномочий необходимо затребовать следующие документы:

• — свежую выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;
• — протокол собрания учредителей (акционеров, участников) об избрании руководителя либо приказ о его назначении — для организаций, в которых руководители назначаются;
• — устав (положение) организации.

В уставе необходимо обратить внимание на положения о том, на какой срок избирается директор и на круг его полномочий. Далеко не все договоры директор вправе подписывать самостоятельно, нередко перечень таких договоров ограничивается в уставе. При заключении сделок с участием акционерных обществ следует удостовериться, что заключаемая сделка для общества не является крупной или сделкой, в которой имеется заинтересованность, поскольку для совершения подобных сделок необходимо наличие специального решения. Законом предусмотрен перечень вопросов, которые должны содержаться в таком решении.

• 2. Ненадлежащее оформление документа, т. е. несоблюдение установленных законодательством требований к форме и содержанию документа. Для избежания этих ловушек необходимо выяснить, имеются ли в законодательстве какие-либо требования к форме и содержанию подобных документов. Так, в соответствии со ст. 144 ГК РФ отсутствие обязательных реквизитов ценной бумаги или несоответствие ценной бумаги установленной для нее форме влечет ее ничтожность.
• 3. Логические ловушки (взаимоисключающие или противоречивые положения, применение расширительного или ограничительного толкования там, где это не допускается, подмена понятий). Необходимо тщательно изучить документ со всеми приложениями. Чаще всего пункты с ловушками содержатся в каком-либо примечании к приложению. Предотвратить споры о смысле использованных в тексте терминов поможет специальный раздел документа, где этим терминам будут даны соответствующие определения.
• 4. Наличие пробелов в правовом регулировании, коллизий, отсылок к несуществующим актам. Необходимо проверить содержание бланкетных и отсылочных норм. Например, фраза «влечет ответственность в соответствии с действующим законодательством» типична для гражданско-правовых договоров. Теоретически она означает, что нарушитель должен полностью возместить убытки, вызванные его поведением: на практике же реального наказания нарушитель договора в подавляющем большинстве случаев избежит, поскольку доказывать в суде размер убытков — весьма нелегкая задача. Рекомендация одна: возлагая на сторону обязанность, устанавливать в договоре и ответственность за ее неисполнение.
• 5. Фактические ошибки, опечатки, описки, математические ошибки. Например, пункт в проекте договора гласит: «Покупатель уплачивает Продавцу цену товара в сумме 10 000 (десять тысяч) долларов США, в том числе НДС — 2000 (две тысячи) долларов США, в течение трех банковских дней с момента заключения Договора». При этом сумма НДС исчислена неверно: НДС составляет 18% от стоимости услуг (а в расчетах между организациями фактически 15,25%), т. е. по договору должно уплачиваться максимум 1800, а не 2000 долл. США.