В обязательном порядке персональные данные хранятся на бумажном носителе и вносятся в личное дело государственного служащего.
Личное дело заводится кадровым подразделением при поступлении гражданина на службу, пополняется документами при прохождении им службы, передается в другой государственный орган при переводе государственного служащего и хранится в кадровой службе 10 лет после увольнения гражданина со службы, после чего сдается в архив. Кадровые документы в архивах сохраняют конфиденциальность на протяжении 75 лет.
В личное дело включаются, заявление о поступлении на службу; анкета; документы по конкурсу, аттестации и квалификационному экзамену; документы об образовании и дополнительном образовании; о наградах; копии паспорта, трудовой книжки, документов воинского и налогового учета, акта о назначении, отстранении и освобождении от должности. Кроме того, в личное дело включаются экземпляр служебного контракта; документы о переводе; поощрении; наложении и снятии взыскания; присвоении классного чина; о включении в кадровый резерв; о допуске к работе с охраняемой информацией; о доходах, имуществе, имущественных обязательствах; о пенсионном и медицинском страховании. В личное дело включаются также письменные объяснения государственного служащего и записи об ознакомлении им с материалами личного дела.
Законодательством установлен запрет обрабатывать и приобщать к личному делу государственного служащего персональные данные о его политических, религиозных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
