Общие понятия, используемые в делопроизводстве

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т. е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

В делопроизводстве используются следующие общие понятия:

• • делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
• • документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
• • управление документами — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации;
• • архивное дело — деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
• • служба делопроизводства — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;
• • архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
• • документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• • официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
• • архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
• • электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме;
• • служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

• • документированная информация — структурированная информация, зафиксированная на носителе;
• • носитель документированной информации — материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
• • информационная система (ИС) — система, реализующая информационную модель предметной области, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. ИС должна обеспечивать: получение (ввод или сбор), хранение, поиск, передачу и обработку (преобразование) информации;
• • информационное обеспечение управления — связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом;
• • информационный менеджмент — управление работой предприятия, осуществляемое на основе комплексного исполнения всех видов информации, имеющейся на самом предприятии и за его пределами;
• • автор документа — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
• • юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;
• • юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия;
• • аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
• • достоверность электронного документа — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
• • целостность электронного документа — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
• • пригодность для использования электронного документа — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени;

• • подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
• • подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
• • дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа;
• • копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
• • электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;
• • заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
• • выписка из документа — копия части документа, заверенная в установленном порядке;
• • письменный документ — документ, информация которого зафиксирована знаками письменности;
• • текстовой документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
• • изобразительный документ — документ, воспроизводящий внешний вид и (или) внутреннюю структуру какого-либо объекта;
• • фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов;
• • аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию;
• • видеодокумент — аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов;
• • кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов;
• • фонодокумент — аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

• • графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета;
• • электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
• • реквизит документа — элемент оформления документа;
• • формуляр документа — совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности;
• • хранение документов — организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;
• • экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
• • срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
• • постоянное хранение документов — вечное хранение документов без права их уничтожения;
• • временное хранение документов — хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
• • доступ к документу — возможность и условия получения и использования документа.