Технология регистрации документов

Регистрация необходима для учета документов в информационной системе и организации справочной работы. Обязательность регистрации документов предусмотрена в своде правил постановки делопроизводства на территории РФ — Государственной системе документационного обеспечения управления. В ней указано, что регистрации подлежат все документы организации, если они требуют учета или контроля.

Регистрация документа — это запись данных о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

В Правилах делопроизводства дано определение документа (применительно к федеральным органам исполнительной власти), которое также позволяет судить о значимости регистрации (учета) документов в организации. Документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

Существует несколько основных правил регистрации документов:

• — регистрировать документы необходимо централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение;
• — необходимо соблюдать однократность регистрации (например, для оперативности письмо направлено факсом, а затем поступает его оригинал, или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое). Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер одной организации;
• — каждому документу необходимо присваивать уникальный регистрационный номер. Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т. д.);
• — регистрации подлежат поступающие в организацию документы, отправляемые из организации документы и внутренние документы организации.

Регистрация документов производится в пределах групп документов (организационные, распорядительные, кадровые и т. д.), в зависимости от вида документа и срока хранения. Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень (классификатор) структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.

Внимание!

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, представлен в ГСДОУ, он может изменяться по усмотрению организации.

Перечень (классификатор) структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организации. В отрасли (холдинге) может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т. д.).

При разработке в отрасли (холдинге) типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок иснользуются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.

Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ставится служба документационного обеспечения управления (управления делами, канцелярии и т. д.). В классификатор структурных подразделений включаются также общественные организации, общества, союзы.

Индексация — проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяется один вид знаков — арабские цифры. Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре.

Каждый массив документов должен иметь свой уникальный индекс, ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах.

Регистрационный номер можно дополнить информацией о способе поступления документа. Так, индекс «Ф» указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс «Э» или «ЭП» напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Например, вх. № 123-Ф — документ поступил по факсу;

вх. № 124-ЭП — документ поступил по электронной почте;

вх. № А-225 — обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы «А».

Индекс документа включает несколько элементов. Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к нему с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т. д.

Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, то наиболее удобным считается индекс, состоящий:

• — из условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
• — номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
• — порядкового номера документа при регистрации.

Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Индекс может состоять и из двух элементов: индекса структурного подразделения и порядкового номера документа при регистрации, например:

вх. № 2−125 — документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс «2» по номенклатуре дел.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов — оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Систематизация таких категорий документов, как приказы, протоколы, решения коллегии, переписка с организациями и гражданами, личные дела, переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что прямым образом отражается на индексации документов. Так, индексом документов, формируемых в дела только по видам (приказы, протоколы, распоряжения) служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Например, индекс протоколов заседаний экспертной комиссии и протоколов заседаний аттестационной комиссии может различаться:

№ 1 ак — первый протокол заседания аттестационной комиссии;

№ 1 эк — первый протокол заседания экспертной комиссии.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например, № 3-к (кадровые документы) или № 2 л/с (личный состав).

При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т. д.

Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов.

Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном счете могут быть переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может дать ответ по существу вопроса. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера, например: Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т. д.

Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ.

При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и их дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

Регистрация документов в холдинговых компаниях имеет свои особенности. Поскольку группу компаний составляют самостоятельные организации, то обмен официальной информацией между ними осуществляется посредством переписки. В этом случае любое письмо, поступившее в организацию или отправленное в организацию, входящую в группу компаний, будет рассматриваться как «внешняя» корреспонденция. Следовательно, правила регистрации этих документов (входящих, исходящих) аналогичны правилам, по которым осуществляется регистрация любой другой корреспонденции. Исключением из правила являются копии распорядительных документов, рассылаемых управляющей компанией.

Практика

В организациях не всегда регистрируются внутренние документы: служебные и докладные записки, заявления, объяснительные записки и т. п., что является нарушением правил организации документооборота.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 3.4.9) указано, что в инструкции по делопроизводству организации необходимо указание места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи этих документов между структурными подразделениями. Предлагается служебные записки и докладные регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов (в трех формах):

• — записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
• — записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
• — внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Регистрация документов на карточках, изготовленных типографским способом, уже практически нигде нс осуществляется, так как ее заменяет автоматизированная система. Однако при создании автоматизированной карточки необходимо знать теоретические основы ее построения и заполнения (табл. 4.2). Практически все системы автоматизации делопроизводства используют данную технологию регистрации корреспонденции.

Правила заполнения регистрационной карточки.

Таблица 4.2

При регистрации писем на бумажных карточках (рис. 4.2), как правило, самостоятельно следует регистрировать только инициативный документ (запрос), составленный в данной организации или присланный из другого ведомства. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ.

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Рис. 4.2. Образец регистрационной карточки

Так как технология записи информации о документе в регистрационную бумажную карточку практически совпадает с технологией записи информации о документе в электронной форме, приведем технологический процесс регистрации поступающей корреспонденции на бумажном носителе (табл. 4.3).

Таблица 43

Технологический процесс регистрации поступающих документов.

Регистрационные карточки систематизируются в специальных картотеках (рис. 4.3).

Необходимо подчеркнуть, что признаки систематизации карточек в картотеке (поисковые признаки) являются универсальными и используются в большинстве информационных систем. К ним относятся:

• — номинальный (по видам и разновидностям документов);
• — предметно-вопросный (но заголовку, содержанию, темам, вопросам);
• — алфавитный;
• — географический (региональный);
• — корреспондентский;
• — структурный (по структуре организации, по отделам);
• — хронологический (по дате) и т. д.

Рис. 4.3. Пример построения еправочной картотеки по воинскому учету

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

• — быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
• — автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочноаналитической работы по документам.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Независимо от формы регистрации записывают обычно следующие сведения о документах: номер, присваиваемый документу при регистрации; дату регистрации; от кого получен или кому передан документ; краткое содержание; содержание резолюции; в какое дело подшит документ по исполнении.

Если в организации для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное, но техническому заданию компании.

В электронную регистрационную карточку обычно вносятся следующие данные о документах:

• — гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• — внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• — ключевые слова;
• — количество листов документа;
• — наличие приложений и количество в нем листов;
• — Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
• — промежуточные сроки исполнения поручений;
• — перенос сроков исполнения;
• — срок хранения документа;
• — статус документа (проект и пр.);
• — способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
• — другие данные по необходимости.

Журнальная форма регистрации документов появилась раньше карточной. Достоинство ее заключается в том, что она хорошо обеспечивает сохранность информации о документах — одну из задач регистрации.

Журнал регистрации поступающей корреспонденции — это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о всех поступающих в организацию документах от корреспондентов.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри организации, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Однако существуют журналы, которые должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации.

В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности. Ввиду отсутствия в законодательстве положений об обязательности ведения журналов на бумажном носителе с особыми правилами его оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде.

Поскольку пока еще не все государственные и муниципальные архивы, как и архивы организаций, готовы принимать на хранение документы в электронном виде, можно поступать следующим образом: в течение года журнал регистрации вести в электронном виде, а по завершении года распечатать журнал, подшить в папку или переплести и в архив журнал передать на бумажном носителе. Данный способ хранения журналов с длительными или постоянными сроками хранения указан и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Недостатки журнальной формы:

• — неизбежная повторная регистрации при передаче корреспонденции из экспедиции в канцелярию и структурные подразделения;
• — замедление документооборота;
• — сложно вести контроль и справочную работу;
• — основным поисковым признаком является дата поступления или отправки, тогда как в практике работы основным поисковым признаком является содержание документа;
• — сложно наведение перекрестных справок, так как существует несколько журналов регистрации (отдельно по входящей, исходящей и внутренней корреспонденции и т. д.).

Если организация придерживается традиций бумажного делопроизводства или регистрирует письма в электронных базах данных без использования СЭД, необходимо добавить в инструкцию по делопроизводству специальный пункт о способе и форме регистрации и указать, например, что регистрацию документов в организации ведут в отдельном журнале, и привести его форму в приложении к инструкции. Примерная форма журнала представлена в табл. 4.4.

Таблица 4.4

Примерная форма журнала регистрации поступающей корреспонденции.

Дата поступления документа заносится в графу 1.

Регистрационный номер (№ п/п) — цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указываются дата поступления и входящий регистрационный номер.

Подсчитывается и проставляется количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не указывается на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и тому подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например, ВХ № 136 от 21.10.2016 на 10 л. + + прил. 38 л.

Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 — порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) — исполнителя. Например, ВХ № 185/03, где 185 — порядковый номер, 03 — отдел кадров.

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4; пишется, откуда поступил документ. Это Ф. И. О. (если есть на документе) и организация. Наименование организации-адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное).

В графу 5 списываются с поступившего документа исходящий номер адресата и дата; если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера).

Заголовок документа — краткое содержание документа, который указывается в начале текста входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в графу 6 журнала.

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 7. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе (графа 8) и срок исполнения поручения (графа 9). Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе 10 журнала «Примечание» делается отметка о выполнении поручения об исполнении документа или указывается причина невыполнения, а также отмечается, в какое дело подшит документ после его исполнения.

После того как поступающие документы прошли первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию, они передаются адресату.

Если на предприятии внедрена СЭД, то документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

Документы, поступившие в структурное подразделение организации с указанием, но исполнению (с поручением, резолюцией) руководства организации, должны передаваться исполнителям (соисполнителям) через службу делопроизводства.

Служба делопроизводства переносит резолюцию (указание по исполнению, поручение) в регистрационную форму.

При автоматизированной системе обработки входящих документов поступающие документы сканируются и их электронный образ прикрепляется к входному формату, а бумажный документ передается исполнителю.