Управление запасами. 
Менеджмент в здравоохранении

Любой процесс производства товаров или оказания услуг имеет свой цикл, начинающийся от приобретения сырья, материалов, комплектующих и заканчивающийся готовой продукцией или оказанной услугой. Но ситуация на рынке часто носит непредсказуемый характер и назвать точную цифру реализации продукта в будущих периодах практически невозможно, что отражается на производственном процессе. Чтобы производство не остановилось из-за отсутствия сырья и материалов (из-за резкого спроса на продукт или перебоев в снабжении), организации необходимо иметь запасы.

О запасе Запас карман не тянет.

Народная мудрость

Одним из важнейших моментов управления оборотными средствами компании является управление товарно-материальными запасами (ТМЗ): шприцами, медикаментами, расходными материалами и т. п. Чрезмерно большой объем запасов омертвляет капитал, требует значительных затрат на их приобретение и хранение (содержание складов и оплату труда их персонала, риск порчи запасов, хищений и пр.), что приводит к отвлечению части денежных средств. Большой проблемой являются неликвидные запасы — неиспользуемые длительное время товары, на которые затрачены большие денежные средства, а отдачи от их использования нет. В свою очередь недостаток запасов ведет к простоям, вызывая перебои в работе; отсутствие товара на складе ведет к невозможности продать его или оказать услугу в момент повышения спроса и не получить доход; увеличивает потери от закупки мелких партий комплектующих по более высоким ценам; создает риск ухода потенциальных клиентов, грозит штрафами со стороны контрагентов, которым вовремя не поставили продукт и пр.

Основными мотивами создания производственных запасов являются следующие:

• • вероятность задержки поставок сырья и материалов;
• • вероятность получить товар в неполном объеме;
• • колебания спроса;
• • получение скидки при покупке крупной партии;
• • вероятность роста цен;
• • возможность снизить транспортные, накладные и прочие издержки, связанные с доставкой и размещением (например, стоимость доставки одного контейнера с товаром будет одной и той же, независимо от того, загружен он полностью или нет);
• • возможность снизить затраты при производстве единицы продукта;
• • необходимость равномерного производства продукта и его распределения;
• • возможность немедленного обслуживания потребителей;
• • сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия комплектующих.

В американском менеджменте существует понятие «бутылочное горлышко» — участок производства, имеющий ограниченные производственные мощности, по вине которого возможна задержка процесса выпуска продукции. Например, если завод по производству медицинской техники располагает недостаточным количеством дорогостоящих проверочных стендов, весьма вероятно, что дефицит мощностей превратится в «бутылочное горлышко» офиса или завода. Один из способов устранения возникших проблем — приобретение дополнительного оборудования, но более дешевый путь — создание условий для непрерывной работы дефицитного оборудования в то время, когда на остальных участках работы прекращаются (создание на входе в узкое место буферного запаса). Например, на входе в «бутылочное горлышко» создается трехдневный запас продукции для того, чтобы даже в случае перебоев с поставками проходящий через него производственный поток не прерывался. Анализ видов «бутылочных горлышек» (раздел оптимизации технологий) — это постоянный процесс сравнения плюсов и минусов производства и создание прикладных программ, позволяющих оптимизировать работу предприятия.

Целесообразный уровень запасов зависит от внешних и внутренних факторов, влияющих на производство. Внешние факторы определяются колебаниями спроса на товар или услугу, возможностями поставщиков, оперативностью выполнения заказов, затратами на перевозки и пр. К внутренним факторам относятся: интенсивность использования запасов в зависимости от характера выполняемого заказа, возможности хранения и затраты на содержание запасов в течение определенного промежутка времени.

Установление целесообразного уровня запасов чаще всего сводятся к выявлению рациональных объемов их пополнений (сколько и в каком количестве?), а также рациональных моментов заказа (когда?). Как правило, рассматриваются альтернативы: заказы производятся часто и малыми партиями, либо редко и в большом объеме.

Наиболее сложной и ответственной является задача нормирования запасов. Нормы запасов могут выражаться в абсолютных (тонны, штуки и т. д.) и относительных (днях, процентах) единицах измерения. Норма складывается из текущего среднего запаса; страхового запаса; подготовительного запаса.

Текущий запас создается для обеспечения производства материалами в перерывах между двумя очередными поставками. Его размер определяется величиной интервала поставки, который может зависеть от разных факторов.

Страховой запас обеспечивает готовность компании к производству даже в случае различных отклонений в поставках и должен учитывать сдвиг во времени между заказом и поступлением товара, а также случайные задержки и отклонения между запланированным и фактическим потреблением. Обычно он рассчитывается в определенной пропорции к текущему запасу.

Подготовительный запас создается на время подготовки поступившего материала к производственному потреблению (например, в размере 1—3 дней). В отдельных случаях возникает необходимость создания специальных подготовительных запасов (приготовление растворов в аптеках, комплектование изделий медицинской техники и пр.). Их величина определяется конкретными потребностями и расчетами.

В ряде компаний наблюдается наличие переходного (технологического) запаса — остатка материальных средств на конец отчетного периода, обеспечивающего непрерывность производственного или торгового процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента поставки очередной партии продукта. При больших временных интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом получения его заказчиком может накапливаться большое количество переходных запасов. Например, при среднем уровне спроса на какой-либо товар, равном 200 ед. в неделю, и сроке его поставки заказчику, равном двум неделям, общий объем переходных запасов составит 400 ед.

Определение среднего количества переходных ТМЗ производится по формуле:

где J — общий объем технологических (переходных) запасов, S — средняя норма продаж этих запасов на конкретный момент времени, Т — среднее время транспортировки.

Выделяют еще одну разновидность запасов — запасы в пути, находящиеся в конкретный момент времени в процессе транспортировки.

Классификация запасов позволяет выделить различные количественные уровни запасов, исходя из временного фактора (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Взаимосвязь между количеством и стоимостью материалов.

Максимальный запас определяет тот уровень, который экономически целесообразен в данной системе управления запасами. Данный уровень запаса используется как ориентир при расчете объема заказа.

Пороговый уровень определяет момент времени выдачи очередного заказа.

Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент учета и может совпадать с любым уровнем.

Гарантийный (страховой) запас предназначен для использования в случае непредвиденных обстоятельств.

Существуют следующие виды потребности в запасах: бруттопотребностъ (потребность на плановый период независимо от наличия запасов на складе) и нетто-потребность (брутто-потребность за вычетом наличия запасов на складе или в производстве).

Предлагаемые организацией товары представляют собой функцию ее резервных запасов, и наоборот: резервные запасы являются функцией товаров и услуг компании. Поэтому фирма будет пытаться минимизировать уровень своих резервных запасов в соответствии с действующей стратегией обслуживания клиентов, что приводит к компромиссу между издержками хранения запасов, необходимых для приспособления к неожиданным колебаниям спроса, и выгодами, получаемыми от реализации своего продукта.

Определение уровня необходимых запасов зависит от следующих основных факторов:

• • колебания спроса на производимый продукт;
• • возможного колебания сроков восстановления уровня запасов;
• • осуществляемой стратегии обслуживания клиентов.

Данные факторы тесно взаимосвязаны между собой: желание максимально сократить затраты на хранение ТМЗ может вызвать рост затрат на оформление заказов; экономия затрат на повторении заказа может привести к потерям, связанным с содержанием излишних складских помещений и снижает уровень обслуживание потребителя; максимальная загрузка складов увеличивает затраты на хранение запасов и создает риск появления неликвидов.

Определяя потребность в запасах применяют следующие методы: аналитический, коэффициентный и метод прямого счета.

1. Аналитический метод предполагает определение потребности в оборотных средствах в размере их среднефактических остатков с учетом роста объема производства. Здесь анализируются фактические остатки производственных запасов в целях выявления ненужных, излишних или неликвидных, а также изучаются причины, по которым произошло излишнее накопление готовой продукции на складе или в аптеке, либо услуги не были оказаны, и определяется действительная потребность в оборотных средствах. Данный метод применяется там, где средства, вложенные в материальные ценности, запасы и затраты, занимают большой удельный вес в общей сумме оборотных средств. При определении потребности стохастическим (вероятностным) способом учитываются данные прошлого периода, и на основе прогноза устанавливается ожидаемая потребность.

• 2. Коэффициентный метод: запасы подразделяются на зависящие от плана производства (сырье, материалы, медикаменты и пр.) и не зависящие от него (запчасти, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, расходы будущих периодов). В первом случае потребность в оборотных средствах определяется, исходя из их размера в базисном году и темпов роста производства продукции в предстоящем году. Во втором — потребность в оборотных средствах, не имеющая пропорциональной зависимости от роста объема производства, планируется на уровне их среднефактических остатков за ряд лет.
• 1) При независимом спросе, когда спрос на предметы снабжения не обусловлен планами производства, применяется система с фиксированным количеством заказа либо с фиксированным интервалом времени между заказами:
  • • система с фиксированным количеством заказа (постоянная система) контролирует уровень запасов: когда последний падает ниже установленного уровня, выдается заказ на его восполнение, при этом заказывается всегда одно и то же количество (используется для предметов, имеющих высокие издержки хранения; при непредсказуемости характера спроса, где может быть высокий уровень ущерба вследствие отсутствия запасов; если определенный уровень заказа связывается со скидкой с цены, в зависимости от заказываемого количества).

Определение оптимального размера заказа, можно рассчитать по формуле Вильсона:

где EQQ (economic order quantity) — оптимальный размер заказа; D — годовая потребность в заказываемом продукте (шт.); О — издержки, связанные с доставкой единицы продукта; Н — годовые затраты на хранение единицы заказываемого продукта.

Определить оптимальный размер заказа можно и по формуле:

где А — годовые затраты на производство, D — годовая потребность в заказываемом товаре (шт.); v — удельные затраты на производство, г — затраты на хранение товара;

• система с фиксированным временем (периодическая система) предполагает размещение заказов на восполнение запасов с заданной периодичностью (например, один раз в месяц), заказываемое количество зависит от имеющегося остатка, а оптимальный период заказа можно определить по формуле:

где t — период восполнения заказа (интервал времени между заказами); N — количество рабочих дней в году; EQQ — оптимальный размер заказа; D — годовая потребность в заказываемом продукте (шт.).

Затраты на поставку единицы заказываемого продукта складываются из стоимости транспортировки заказа, затрат на оформление заказа, стоимости контроля исполнения заказа, затрат на выпуск каталогов, оплаты рекламы, стоимости форм документов.

Системой, объединяющей два рассмотренных метода, является система управления запасами, называемая системой «Минимум-максимум» (система с двумя уровнями, или Ss-система). Она ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа значительны и соизмеримы с потерями от недостатка запасов. Здесь заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов — максимальным и минимальным.

Широкое распространение на практике имеет система с установленной периодичностью пополнения запасов до нужного уровня. Чтобы избежать завышения объемов запасов или их дефицита, через постоянные промежутки времени проводится проверка состояния запасов, и если после предыдущей проверки было реализовано какое-либо количество товаров или услуг, то подается заказ. Размер заказа равен разности между максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запасов, и фактическим уровнем в момент проверки.

Одной из простейших систем пополнения запасов является «система двух ящиков», использующая два контейнера для запасов. Когда в одном из них запасы израсходованы, происходит их пополнение.

Система с непрерывной проверкой фактического уровня запасов позволяет организации работать в условиях сравнительно низкого уровня запасов, и в то же время защищая хозяйствующий субъект от дефицита. Условиями применения данной системы являются:

• • большие потери от отсутствия запасов;
• • большие затраты на содержание запасов;
• • высокая степень неопределенности спроса на готовую продукцию.
• 2) При зависимом спросе использование запасов прямо зависит от плана выпуска продукта. Такая система управления запасами называется планированием материальных потребностей и имеет преимущества, связанные с тем, что зависимый спрос можно прогнозировать. В данном случае требуется установить, как при минимальных затратах обеспечить бесперебойную работу предприятия в течение всего времени выполнения заданной производственной программы (т. е. надо создать такие запасы, которые обеспечивают отпуск материалов на рабочие места в соответствии с требованиями технологического процесса).

В коэффициентном методе широко применяются динамические коэффициенты. Для определения с их помощью потребности в медикаментах или материалах данные о фактическом расходе за прошлый период умножаются на коэффициент изменения объема выпуска продукции в плановом периоде и на коэффициент, учитывающий экономию материальных ресурсов в связи с внедрением соответствующих организационно-технических мероприятий.

3. Метод прямого счета предусматривает нормирование оборотных средств, вложенных в запасы по каждому их элементу. Этот довольно трудоемкий метод требует высокой квалификации экономистов, привлечения к нормированию работников многих служб организации, но позволяет наиболее точно рассчитать ее потребность в оборотных средствах. Потребность в материальных ценностях определяется по формуле:

где Hij — норма i-ного материала на производство ;-ного изделия или услуги в натуральных единицах измерения, Nj — программа производства ;-ных изделий (услуг) в плановом периоде.

В общем виде содержание этого метода состоит в разработке норм запаса по отдельным видам ТМЗ и определении нормативов в денежном выражении для каждого элемента оборотных средств и совокупной потребности организации в оборотных средствах. В организациях, оказывающих большое количество видов услуг, либо имеющих многономенклатурный характер производства, этот метод может быть громоздким, и потребность в материальных ценностях определяют по группе однородных услуг или продукции, либо используя расчет потребности в оборотных средствах по аналогии.

Во многом метод расчета потребности в медикаментах и материалах, а также необходимая точность расчета зависит от их характеристик. Правильно их классифицировать помогает ABC-, XYZ- и VEN- анализы.

ABC-анализ используется для распределения оборотных средств в зависимости от их количества и цены либо других характеристик. Его результатом является построение кривой Лоренца, характеризующей кумулятивное возрастание величин двух взаимосвязанных признаков (в процентах к итогу), нанесенное на график, и показывает степень концентрации отдельных элементов по группам (рис. 7.4). АВС-анализ позволяет получить точную и объективную картину расходов на лекарственные средства.

Рис. 7.4. Взаимосвязь между количеством и стоимостью материалов.

Для исследуемых соотношений количества и стоимости этот анализ приводит к следующим результатам: небольшое количество наименований медикаментов и материалов составляет большую часть стоимости, а для большого количества наименований эта доля стоимости относительно мала. В нашем случае, 15% материалов составляют 80% стоимости (точка А), 35% — 15% стоимости (точка В), 50% — 5% стоимости (точка С). Поэтому для материалов группы, А необходимо точно рассчитывать потребность, оптимальную величину заказа, а состояние запасов нужно тщательно контролировать.

ABC-анализ может показывать распределение лекарственных препаратов по трем классам в зависимости от объемов их потребления на протяжении какого-либо определенного периода (стоимость единицы препарата умножают на количество его упаковок). Класс, А — доля лекарственных средств, на которую расходуется основной (80%) объем лекарственного бюджета. Класс В — средняя группа лекарственных средств, затраты на которые составляют 15% от всех расходов. Класс С — в совокупности на эту часть лекарственных средств расходуется не более 5% общей суммы расходов, оставшаяся часть ассортимента лекарственных средств с низкой частотой использования.

С помощью XYZ-анализа можно распределить медикаменты и материалы, хранящиеся на складе, на категории в зависимости от частоты их потребления. Категория X характеризуется постоянной величиной ее потребления; категория Y — заранее известными тенденциями определения потребностей в ней (например, сезонностью); категория Z — нерегулярностью потребления (тенденции отсутствуют).

VEN-анализ лекарственных средств (акроним от англ. Vital — жизненно-важные, Essential — необходимые, Non-essential — второстепенные) — директивная сегментация «необходимости» ассортимента; обычно применяется в медицине (разработка ассортимента медикаментов в аптеках и оказание услуг здравоохранения); часто применяется совместно с АВС-анализом.

VEN-анализ позволяет определить приоритетные лекарственные препараты в соответствии с международной практикой их деления на жизненно важные (Vital или V), необходимые (Essential или Е) и второстепенные (Non-essential или АО (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Определение приоритетных лекарственных препаратов (VEN-анализ).

По результатам проведенного ABC-VEAf-анализа можно ответить на следующие вопросы.

• • Целесообразно ли тратятся финансовые средства на лекарства в конкретном УЗ (главным образом, какие препараты в группе, А и В)?
• • Какие препараты в первую очередь следует рассмотреть на предмет включения (исключения) в формулярный перечень?
• • Какие шаги необходимо предпринять, чтобы рационализировать лекарственные закупки?
• • Соответствуют ли финансовые затраты данным анализа структуры заболеваемости?

Также УЕАГ-анализ применяется и при классификации ресурсов и запчастей производственных компаний. Выделяют критичные позиции (например, запчасть без наличия которой остановится производство), умеренно критичные позиции (запчасть, без которой можно какое-то время обойтись, производство продолжится, пусть и не на полную мощность) и не критичные позиции (запчасти, без наличия которых можно обойтись, дожидаясь их поставки по случаю необходимости).

При управлении оборотным капиталом большое внимание должно уделяться применению ресурсозамещающих технологий, а также процессных инноваций по совершенствованию методик лечения и производства медицинских товаров, что приводит к экономии переменных операционных издержек. Это требует более значительных капиталовложений, дающих более серьезный эффект, который имеет долгосрочный характер.

Ресурсосберегающие методы представляют собой инновации по совершенствованию медицинских и управленческих технологий, направленные на прямое снижение удельного расхода материалов (на единицу оказанной медицинской услуги или на рубль ее стоимости). Наибольшее значение уделяют экономии электроэнергии, топлива, затрат труда основного производственного персонала разных категорий и квалификации (особенно при оплате труда по сдельным формам его оплаты), покупке сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий. Наиболее эффективны подобные методы, если они нацелены на экономию наиболее дорогих и быстро дорожающих покупных ресурсов.

К процессным инновациям, позволяющим экономить на покупных ресурсах и снижать переменные издержки, относится применение ресурсозамещающих технологий, позволяющих выпускать профильную продукцию с использованием более дешевых ресурсов взамен дорогих. Примером ресурсозамещающих технологий в медицине могут служить эндоскопические методы диагностики и лечения. Так, холецистэктомия, проведенная с помощью лапароскопа, сокращает не только время операции и подготовку к ней, но и уменьшает время пребывания пациента на больничной койке в 4—5 раз, что приводит к снижению объема трудовых и материальных ресурсов, потребляемых медицинской организацией.