Решение организационных вопросов: где, когда и как проводить переговоры

На данной стадии подготовки происходит решение организационных вопросов, формируется состав делегации.

Место и время проведения переговоров выбираются с учетом самых разных политических, деловых и психологических обстоятельств. Очевидно, что принимающая сторона всегда имеет преимущество в определении не связанных с протоколом норм общения, включая традиции неформальных встреч, время суток, темп ведения переговоров. На международных переговорах в условиях социокультурных различий это может стать весьма серьезным психологическим козырем, вот почему стороны достаточно часто договариваются о попеременном проведении встреч на территории друг друга. Иногда для встречи выбирается нейтральная территория или территория посредника, особенно при наличии конфликта.

Пример

Место встречи должно быть хорошо подготовлено, специально оборудовано и оснащено для предстоящих встреч необходимой мебелью и технической аппаратурой. Во время проведения переговоров партнеры, как правило, располагаются по обе стороны стола переговоров, причем лидеры занимают место в центре друг напротив друга. Эксперты, с которыми руководитель делегации предполагает консультироваться во время предстоящих обсуждений, садятся рядом с ним. Справа от руководителя делегации находится наиболее важное место — здесь обычно садится главный эксперт (или советник), слева садится переводчик. Во избежание конфронтации эксперты рекомендуют партнерам по переговорам не садиться за прямоугольный стол, чтобы не создавать оппозиции; лучше использовать круглый стол.

Самым важным организационным моментом является определение повестки дня, регламента и уровня переговоров.

Если при определении повестки дня встречаются серьезные разногласия, то повестка принимается свободной, чтобы каждый партнер во время переговоров мог внести на обсуждение тот вопрос, который считает нужным. Иногда не только повестка дня, но даже название переговоров может вызвать дискуссии, поскольку это предполагает определенный политический акцент и априорно выделенный ракурс обсуждаемых проблем.

При формировании делегации партнеры по переговорам обычно исходят из приблизительно равного количества членов с каждой стороны. Большое значение имеют уровень переговоров и число обсуждаемых вопросов, что предполагает привлечение определенного круга экспертов и сопровождающих лиц. С самого начала следует четко определить функции каждого члена делегации на переговорах: одни должны работать в группе по конкретным вопросам, другие — поддерживать и развивать связи с общественностью, третьи — информировать по наиболее важным вопросам партнеров по переговорам, четвертые — работать со СМИ, с неправительственными организациями, пятые — вести документацию. Нецелесообразно при этом чрезмерно расширять состав делегации, поскольку слишком большое количество присутствующих затрудняет деловые коммуникации на переговорах.

Самоподготовка: обретение уверенности в себе, выбор личной линии поведения

После того как вы составили для себя психологические портреты ваших партнеров по переговорам и разработали стратегию и тактику ведения переговоров, важно задуматься над личной линией поведения, постараться обрести уверенность в себе перед предстоящей встречей с партнерами.

Здесь вам пригодятся советы Дейла Карнеги и Николаса Бутмена о том, как обрести уверенность в себе и влиять на людей в процессе деловых коммуникаций. На этих проблемах мы подробно останавливались в гл. 4, посвященной культуре общения.

Самое главное в психологической самоподготовке к переговорам — умение преодолеть стресс, чувство беспокойства, которое естественно одолевает каждого перед серьезными деловыми встречами. Весьма важно научиться держать свои чувства под контролем и настроиться на спокойный деловой тон предстоящих переговоров. Как полагает Роберт Холмс, есть «очень простой и верный способ узнать, кто выиграет переговоры: тот, кто дольше держит паузу» .

Американские специалисты по переговорам Джульетта Ниренберг и Ирэн С. Росс считают умение контролировать атмосферу переговоров главным ключом к успеху. Они рекомендуют создать мантру переговоров или разработать формулы самовнушения, которые помогут вам восстановить спокойствие на переговорах. Для этого можно использовать следующий алгоритм.

• 1. Попытайтесь спрогнозировать возможные психологические угрозы со стороны ваших партнеров и найти им психологическое противодействие, например: «Моя уверенность в своих силах будет действовать умиротворяюще на моих партнеров» .
• 2. Придумайте формулу для противодействия своим главным психологическим недостаткам во время переговоров, например: «Я буду держать себя в руках», «Я не стану раздражаться по пустякам», «Я буду контролировать позитивную атмосферу и достигну своей цели» .
• 3. Определите, какие главные негативные эмоции вы испытываете, и создайте противодействующую им мантру. Например, если вы паникуете, скажите себе: «Я спокоен, я могу это сделать» .

Таким образом, процесс подготовки к переговорам должен создать у вас ощущение собственной компетентности и психологической уверенности. Джон Ф. Кеннеди очень точно заметил: «Давайте никогда не будем вести переговоры из страха. Но давайте никогда не будем страшиться вести переговоры» .