Организационная документация. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, регламент, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, порядок работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатное расписание, инструкция, правила, памятка и др.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. В процессе подготовки они в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами и утверждения.

• Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации (учреждения, предприятия), регистрирующий ее деятельность.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами или общими собраниями. Уставы государственных организаций, учреждений и предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).

Текст устава обычно содержит семь разделов.

I. Общие положения.

II. Акционерный капитал (уставный капитал).

III. Порядок деятельности.

IV. Управление.

V. Учет и отчетность; распределение прибыли.

VI. Прочие накопления.

VII. Прекращение деятельности.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следующие реквизиты:

• • наименование организации;
• • наименование вида документа;
• • дата, номер документа;
• • место издания;
• • заголовок к тексту;
• • подпись руководителя;
• • гриф утверждения;
• • отметка о регистрации устава;
• • печать регистрирующего органа.
• • Положение — нормативный акт, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности одного органа либо его структурного подразделения.

Положение об организации является правовым актом, на основании которого действуют государственные организации (высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и др.). Его текст может состоять из семи разделов.

I. Общие положения.

II. Цели и задачи.

III. Структура.

IV. Функции.

V. Права.

VI. Взаимоотношения и связи.

VII. Ответственность.

Раздел «Общие положения» включает официальное полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта. В этом разделе содержится также указание о том, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, какие имеет печати.

В разделе «Цели и задачи» устанавливается круг вопросов, входящих в компетенцию организации.

В разделе «Функции» перечисляются действия и виды работ, которые призвана выполнять организация.

Раздел «Права» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация, в том числе право на издание конкретных видов распорядительных и нормативных документов, которые издаются в рамках ее компетенции.

Положение печатается на бумаге формата А4. Его обязательными реквизитами являются:

• • наименование вышестоящего органа;
• • наименование организации;
• • наименование вида документа;
• • дата, номер документа;
• • место составления;
• • заголовок к тексту;
• • подпись;
• • гриф утверждения;
• • печать.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа с использованием слов «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими.

Требования к оформлению положения о структурном подразделении нормативно не закреплены, однако в процессе практики выработана структура текста документа, включающая шесть разделов.

I. Общие положения.

II. Основные задачи.

III. Функции.

IV. Права и обязанности.

V. Ответственность.

VI. Взаимоотношения.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций или структурных подразделений (например, положение о министерстве, положение о структурных подразделениях кадровых служб федеральных органов власти по профилактике коррупционных и иных правонарушений).

Требования к оформлению положения о структурном подразделении распространяются на положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, коллегия), а также на положения о временных органах (совещание, комиссия, совет). Состав реквизитов этих документов аналогичен составу реквизитов положения об организации.

Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем, утверждается руководителем организации, в которую входит данное подразделение.

• Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем.

В инструкции устанавливаются правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и служб, должностных лиц, содержатся разъяснения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. К документам инструктивного порядка относятся также правила.

Заголовок инструкции должен четко определять объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Например:

Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Инструкция по делопроизводству может содержать положения, определяющие:

• 1) назначение правил, положений, инструкций;
• 2) порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
• 3) согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;
• 4) порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом федерального органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти);
• 5) доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
• 6) внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

Инструкция (правила) оформляется на общем бланке организации, утверждается специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственно руководителем. Например:

При утверждении инструкции (правил) приказом или распоряжением в нем устанавливается срок введения документа и указываются ответственные исполнители. При этом на первом листе инструкции делается пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.