Организационная документация.
Основы делопроизводства.
Язык служебного документа
Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются… Читать ещё >
Организационная документация. Основы делопроизводства. Язык служебного документа (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, регламент, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, порядок работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатное расписание, инструкция, правила, памятка и др.
Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. В процессе подготовки они в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами и утверждения.
• Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации (учреждения, предприятия), регистрирующий ее деятельность.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами или общими собраниями. Уставы государственных организаций, учреждений и предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).
Текст устава обычно содержит семь разделов.
I. Общие положения.
II. Акционерный капитал (уставный капитал).
III. Порядок деятельности.
IV. Управление.
V. Учет и отчетность; распределение прибыли.
VI. Прочие накопления.
VII. Прекращение деятельности.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следующие реквизиты:
- • наименование организации;
- • наименование вида документа;
- • дата, номер документа;
- • место издания;
- • заголовок к тексту;
- • подпись руководителя;
- • гриф утверждения;
- • отметка о регистрации устава;
- • печать регистрирующего органа.
- • Положение — нормативный акт, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности одного органа либо его структурного подразделения.
Положение об организации является правовым актом, на основании которого действуют государственные организации (высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и др.). Его текст может состоять из семи разделов.
I. Общие положения.
II. Цели и задачи.
III. Структура.
IV. Функции.
V. Права.
VI. Взаимоотношения и связи.
VII. Ответственность.
Раздел «Общие положения» включает официальное полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта. В этом разделе содержится также указание о том, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, какие имеет печати.
В разделе «Цели и задачи» устанавливается круг вопросов, входящих в компетенцию организации.
В разделе «Функции» перечисляются действия и виды работ, которые призвана выполнять организация.
Раздел «Права» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация, в том числе право на издание конкретных видов распорядительных и нормативных документов, которые издаются в рамках ее компетенции.
Положение печатается на бумаге формата А4. Его обязательными реквизитами являются:
- • наименование вышестоящего органа;
- • наименование организации;
- • наименование вида документа;
- • дата, номер документа;
- • место составления;
- • заголовок к тексту;
- • подпись;
- • гриф утверждения;
- • печать.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа с использованием слов «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими.
Требования к оформлению положения о структурном подразделении нормативно не закреплены, однако в процессе практики выработана структура текста документа, включающая шесть разделов.
I. Общие положения.
И. Основные задачи.
III. Функции.
IV. Права и обязанности.
V. Ответственность.
VI. Взаимоотношения.
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций или структурных подразделений (например, положение о министерстве, положение о структурных подразделениях кадровых служб федеральных органов власти по профилактике коррупционных и иных правонарушений).
Требования к оформлению положения о структурном подразделении распространяются на положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, коллегия), а также на положения о временных органах (совещание, комиссия, совет). Состав реквизитов этих документов аналогичен составу реквизитов положения об организации.
Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем, утверждается руководителем организации, в которую входит данное подразделение.
• Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем.
В инструкции устанавливаются правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и служб, должностных лиц, содержатся разъяснения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. К документам инструктивного порядка относятся также правила.
Заголовок инструкции должен четко определять объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Например:
Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Инструкция по делопроизводству может содержать положения, определяющие:
- 1) назначение правил, положений, инструкций;
- 2) порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
- 3) согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;
- 4) порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом федерального органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти);
- 5) доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
- 6) внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
Инструкция (правила) оформляется на общем бланке организации, утверждается специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственно руководителем. Например:
УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N° 221.
Правила оказания услуг почтовой связи Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
- • для юридического лица — полное или краткое наименование, для гражданина — фамилия, имя, отчество;
- • банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
- • название улицы, номер дома, номер квартиры;
- • название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
- • название района;
- • название республики, края, области, автономного округа (области);
- • название страны (для международных почтовых отправлений);
- • почтовый индекс.
При утверждении инструкции (правил) приказом или распоряжением в нем устанавливается срок введения документа и указываются ответственные исполнители. При этом на первом листе инструкции делается пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.