Составление и оформление описей дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

В небольших организациях описи дел как структурных подразделений, так и организации в целом, могут составляться централизованно службой ДОУ при методической помощи архива организации.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие требования:

• — заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• — каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
• — порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми свечениями, которые вынесены на обложку дела;

• — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами " То же" , при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• — графа описи " Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состоянии и передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками храпения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформлении дел.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и нереформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в котором указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения допускается только после принятия данной комиссией, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и, при необходимости, указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

Годовой раздел сводной описи дел составляется в четырех экземплярах.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф " Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, но не позднее чем через два года.

После утверждения годового раздела экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем контрольный экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного храпения за пять лет.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел на этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником кадровой службы (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное храпение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.