Полномочия. 
Теория организации

Важнейшим аспектом устройства организаций является взаимоотношение полномочий, под которым понимают характер взаимоотношений высшего управления с низшими уровнями работающих. Этот аспект организации отражает систему вертикального разделения труда. Характер взаимоотношения полномочий определяет возможность распределения и координации задач.

Инструментом, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование задач, полномочий и ответственности — важнейшие понятия, которые используются при осуществлении организационного процесса.

Под делегированием понимают передачу задач и полномочий другим лицам, которые принимают на себя ответственность за выполнение задач на основе использования переданных полномочий.

Делегирование является важнейшим актом в процессе формирования формальной организации. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди работников задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации.

Ответственность представляет собой обязательство работника выполнять некоторые задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение.

Ответственность связана с ожиданием, что индивид будет выполнять конкретные требования, связанные с занимаемой должностью в организации. Фактически индивид заключает с организацией контракт на выполнение задач, связанных с данной должностью в обмен на получение определенного вознаграждения. Такой контракт в явной или неявной форме заключает любой сотрудник организации — от первого лица до рядового рабочего. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто поручает ему эту задачу и передает необходимые полномочия.

Важной особенностью делегирования является невозможность делегирования ответственности. Делегируются только задачи и полномочия. Передавая подчиненным задачи, руководитель освобождается от необходимости самому непосредственно заниматься их выполнением. Передавая подчиненным полномочия, руководитель передает им право распоряжения определенными ресурсами и как бы выводит эти ресурсы из-под своего непосредственного контроля. Делегируя все это подчиненным, руководитель возлагает на последних ответственность, но при этом и сам в полном объеме продолжает отвечать за решение делегированных задач. Лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано, таким образом, выполнять ее лично, но остается ответственным за удовлетворительное завершение работы. Поэтому ответственность в организациях кумулятивно нарастает на высших уровнях управления и первый руководитель отвечает за всю совокупную деятельность организации. Что касается его подчиненных, то они отвечают перед ним и перед своими непосредственными руководителями за выполнение своих задач.

Организационные полномочия. Если какое-то лицо принимает на себя ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, организация должна предоставить ему ресурсы, необходимые для ее решения. Руководство обеспечивает это путем делегирования работнику полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право работника использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников для выполнения делегированных ему задач.

Полномочия, как правило, делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Рассматривая организационные полномочия, необходимо обратить внимание на их ограниченность. Пределы полномочий внутри организации определяются политикой, процедурами, правилами, устными и письменными инструкциям.

Пределы полномочий расширяются при движении снизу вверх по ступеням управленческой иерархии. Однако даже на высших уровнях управленческой иерархии полномочия остаются ограниченными.

Большая часть ограничений полномочий руководителей определяется традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества. Люди, кроме того, подчиняются своим начальникам потому, что это социально приемлемое поведение. Все это ограничивает и поддерживает полномочия. Поэтому не следует, по крайней мере надолго, делегировать полномочия, которые противоречат законам, этическим нормам и культурным ценностям. Нельзя делегировать задачи, для решения которых требуются такие полномочия, и ожидать их выполнения. Сознательное делегирование этически и юридически неприемлемых задач и полномочий, даже если это не приводит к открытому столкновению с законом и общественным мнением, неизбежно разрушает внутриорганизационную мораль и этические основы деятельности организации, Организация, деятельность которой опирается только на страх наказания за неправильное поведение, в долгосрочном плане также обречена на деградацию и саморазрушение.

Организационные полномочия, которые формально всегда достаточно жестко ограничиваются, на практике, однако, часто нарушаются. Эти нарушения происходят благодаря власти.

Власть, в отличие от полномочий, представляет собой реальную способность субъекта действовать или возможность влиять на ситуацию.

Другими словами, полномочия определяют, что имеет право делать лицо, занимающее некоторую должность. Власть определяет, что оно действительно может сделать. Способы использования власти могут оказывать положительное или отрицательное воздействие на организацию.

Властью может располагать высококвалифицированный специалист, который по определенному кругу вопросов пользуется высоким авторитетом и доверием руководителя. Выступая в качестве консультанта, он не обладает никакими полномочиями, но может иметь значительную «экспертную» власть. Властью может располагать сотрудник, контролирующий информацию и имеющий возможностью манипулировать ею. Властью может располагать руководитель, который не наделен определенными полномочиями, но может злоупотребить своим реальным правом распоряжаться ресурсами и людьми. Возможна и обратная ситуация. Руководитель, наделенный полномочиями, может не располагать реальной властью, например, силу недостаточной информированности о ситуации, потери контроля над людьми, низких волевых качеств.

Понятия «полномочия» и «власть» часто путают друг с другом. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации.

Полномочия, которые делегируются по иерархии управления, всегда ограниченны. Однако способ их делегирования, характер и глубина ограничений могут быть различными. Принято различать линейные и аппаратные (или штабные) полномочия.

Линейные полномочия — это полномочия, которые основаны на линейных связях и передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным и передают руководителю всю полноту власти, необходимой для решения задач, стоящих перед руководимым подразделением.

Именно линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет также право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления в организации. Результирующая иерархия обеспечивает последовательное делегирование задач и полномочий по цепочке от первого руководителя через последовательность руководителей среднего звена к руководителям низового уровня и обеспечивает управляемость в больших организациях. Рассматривая это явление, Анри Файоль ввел понятие «иерархической колеи» (скалярной цепи, или цепи команд) как последовательности должностей, по которым идут команды сверху вниз, а отчетная информация — снизу вверх по иерархии управления.

Линейные полномочия делегируются так называемым линейным руководителям, которые руководят подразделениями, занятыми выполнением основных операций, определяющих природу организации, ее отраслевую направленность и формирующих основной вклад в достижение конечного результата ее деятельности. Характер деятельности таких подразделений зависит от многих обстоятельств. В компаниях, которые занимаются производственной деятельностью, к основным видам деятельности сегодня традиционно относят производственную, маркетинговую и финансовую деятельность. Соответственно к линейным руководителям относят тех, кто руководит этой работой.

Однако линейный аппарат не может удовлетворять всем требованиям к управлению деятельностью сложных организаций. Руководитель, который отвечает за все аспекты деятельности, не в состоянии быть достаточно высоким профессионалом во всех сложных специфических видах деятельности, которые в комплексе необходимы для успешного получения полезного результата. В помощь линейным руководителям привлекаются специалисты. Им поручается решение сложных специальных задач, с которыми руководители сталкиваются в процессе управления основной деятельностью организации. Эти специалисты формируют административный аппарат или штаб при линейных руководителях.

В составе штаба организации выделяют консультативный, обслуживающий и личный аппараты.