Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом.

Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами.

При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:

• — формирование учетных массивов информации;
• — обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);
• — составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке № Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т. д.

Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Унифицированная форма карточки № Т-2

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих — № Т-2ГС.

Карточка является машинно-ориентированной, и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки — АЗ (А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка № Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из четырех страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный помер работника, алфавит и т. п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т. п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают следующие зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении. В табличной части блока " Прием на работу, назначения, перемещения" (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготавливается бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Дополнения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри — в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке.

Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Образец личной карточки представлен в приложении 15.