Личный самоконтроль процессов, влияющих на работоспособность

Реферат

Личный самоконтроль процессов, влияющих на работоспособность

1. Контроль как одна из важнейших функций управления

Контроль является одной из важнейших функций управления, а, следовательно, и самоменеджмента. Самоконтроль процессов и результатов деятельности менеджера способствует оптимизации процессов его жизнедеятельности и позволяет выявить, были ли достигнуты поставленные цели. В психологическом плане контроль способствует мотивации личной деятельности и задает импульсы для постановки менеджером новых целевых задач. Своевременный контроль качества процессов и результатов собственной деятельности позволяет менеджеру учиться на собственных ошибках, приобретать необходимый жизненный опыт, создавать и поддерживать свою деловую репутацию.

Понятие «репутация руководителя» можно трактовать как сложившееся в обществе мнение о достоинствах и недостатках какого-либо руководителя (См. рис…). Чтобы не подорвать свою репутацию, нужно контролировать свои поступки, слова, действия, учитывать не только собственные интересы, но и интересы других людей.

Рис. 1. Модель формирования репутации менеджера

Для повышения эффективности работы менеджера он должен постоянно анализировать свою работу, исследовать примени* гм методы, формирующие стиль и технику работы, уточнять параметры трудового процесса, виды деятельности и затраты времени по ним, совершенствовать трудовые навыки. Такой подход позволит дать комплексную оценку своей деятельности, лучше определять пути ее совершенствования.

Приступая к анализу процессов своей деятельности, следует не ограничиваться сбором и констатацией отдельных фактов, характеризующих стиль и методы работы менеджера. Нужно вскрывать сущность, побудительные причины и направления собственной деятельности, измерять силу их действия в реальных условиях, сверять свои абстрактные умозаключения с практическими результатами. Анализ — только начальная стадия совершенствования деятельности менеджера, и поможет ему в этом контрольная матрица «Умение менеджера управлять самим собой» (См. Приложение 2).

Тщательный анализ результатов данного теста поможет менеджеру системно оценить и развивать свои качества, постоянно совершенствовать организацию личной деятельности, правильно принимать решения в различных ситуациях.

Как видно из рис. 1, работоспособность менеджера является одним из личностных качеств, влияющих на его репутацию, следовательно, самоконтроль работоспособности менеджера является важной составляющей его общего самоконтроля (См. Приложение 3).

Работа руководителя трудового коллектива — сложный труд, требующий значительных затрат умственных и физических сил. Нервное напряжение в работе руководителя в той или иной мере присутствует всегда, прежде всего из-за постоянной ответственности за качество и последствия принимаемых решений.

Чтобы своевременно оценить факторы (по пятибалльной системе), влияющие на работоспособность руководителя и в конечном итоге на всю его деятельность, необходимо воспользоваться матрицей самооценки руководителем своей работоспособности.

Таблица 6

Матрица самооценки работоспособности менеджера

Быть физически здоровым человеком столь важно для успеха, как и опережать конкурентов в профессиональном отношении.

2. Развитие особого управленческого мышления

Мышление руководителя должно отличаться наличием установки на выработку таких личных особенностей, которые позволяют наилучшим образом решать встающие перед ним проблемы.

Исходными понятиями процесса управления собственным мышлением являются «подчинение» и «упорядочение». Речь идет, с одной стороны, о подчинении мышления задаче достижения определенной цели, а с другой — об упорядочении на основе радикального включения в работу необходимых знаний, приемов и методов. Здесь можно отметить два уровня мышления: стратегический — способность решения управленческих задач перспективного характера и тактический — умение использовать свои интеллектуальные возможности для решения конкретных насущных проблем.

Многообразие особенностей мышления руководителя можно представить следующим примерным перечнем. В частности, в процессе практической деятельности руководитель должен уметь мыслить:

— проблемно и перспективно, заранее определяя возможные трудности и способы их преодоления;

— системно, охватывая все стороны дела и влияющие факторы;

— практично и обоснованно, уметь отличить действительные факторы от субъективных мнений, реальное от желаемого;

— не консервативно, нешаблонно, сочетая преимущества накопленного опыта с оригинальными, новаторскими методами руководства;

— оперативно, быстро реагируя на изменение производственной и хозяйственной обстановки, принимая самостоятельно наиболее рациональные решения в условиях дефицита времени;

— последовательно и целеустремленно, добиваясь поставленной цели, отделяя главное от второстепенного, не зарываясь в текущих мелочах.

Чтобы упорядочить процесс мышления, можно использовать современные методы и средства. Одним из них является «Алгоритм решения управленческих проблем» (АРУП).

Он позволяет контролировать такие свойства мыслительного процесса, как инертность, стереотипность, фантазия, воображение и интуиция.

Этот алгоритм содержит три относительно самостоятельные подсистемы:

1. Постановка управленческой проблемы.

2. Решение проблемы (процесс нахождения связи между существующим состоянием системы и желательным, определяемым целью управления).

3. Принятие решения (система действий, связанных с выбором лучшего варианта).

В постановку проблемы входит несколько элементов.

1. Анализ ситуации:

а) всестороннее осмысливание трудностей, качества, сроков и других особенностей того, что нужно сделать;

б) оценка возможностей выполнения необходимой задачи;

в) определение вероятных результатов выполнения задачи, ожидаемых плюсов и минусов.

2. Формирование проблемы. Предполагает четкое описание противоречия между средствами и целями (оно отражает степень напряженности проблемной ситуации):

3. Построение проблемы:

а) выделение и четкое описание главного звена в проблеме;

б) определение всего круга вопросов, решение которых необходимо для решения центрального вопроса;

в) нахождение содержательных и временных связей и соподчинений всего комплекса вопросов, составляющих проблему.

4. Классификация проблемы, т. е. отнесение ее к определенному типу:

а) по функциональному критерию — аналитическая или конструктивная;

б) по назначению — стратегическая (ключевая) или тактическая;

в) по источнику — следствие ошибок людей или порождаемая самим развитием системы;

г) по разрешимости — разрешимая (собственными силами или с внешней помощью) и неразрешимая (неразрешимая собственными силами и неразрешимая на данном этапе даже с помощью извне);

д) по структуре — сложно (иерархически, многоуровнево и многопланово) построенная проблема и структурно простая;

е) по периодичности — регулярная (постоянно возникающая при определенных условиях) или эпизодическая, случайная;

ж) по степени проблемности — научно-практическая (содержащая высокую степень неопределенности и потому требующая привлечения специалистов-ученых) и практическая (разрешимая собственными силами специалистов-практиков и управленцев).

5. Поиск аналогов проблемы по списку вышеизложенных критериев квалификации. Реализация отмеченных выше практических рекомендаций помогает руководителю упорядочить весь комплекс решаемых задач. Именно умение заниматься «будущими» проблемами до того, как их решение потребует больших усилий, отличает перспективного руководителя.

3. Самовоспитание как метод самосовершенствования

Одна из наиболее трудных задач самовоспитания руководителя — научиться самообладанию, т. е. умению внешне спокойно относиться к чрезвычайным происшествиям, к проступкам подчиненных.

Самовоспитание направлено на формирование духовных потребностей. Незаменимую роль в этой не прекращающейся на протяжении всей жизни работе играют книги. Они помогают нам познакомиться с интересными, глубокими людьми, общение с которыми делает нас лучше, чище. Книги рассказывают об огромных потенциальных возможностях человека в интеллектуальной, духовной, физической сферах.

В выработке нравственной культуры, мужества, в формировании эрудиции, в умении руководить людьми немалую роль играют приемы самосовершенствования.

Самосовершенствование начинается с самооценки. Человек должен точно знать, какие качества следует воспитывать у себя. Самооценка формируется путем сравнивания себя с другими людьми и путем сопоставления уровня своих притязаний с результатами своей деятельности.

Адекватная самооценка позволяет правильно сформулировать цели самовоспитания. Она формируется в тех случаях, когда субъект выявляет мнение о себе и своих поступках у людей, с которыми контактирует в семье, учебном заведении, на отдыхе; критически сопоставляет себя с окружающими.

Заниженная самооценка самого руководителя непосредственно влияет на его отношение к подчиненным. Руководитель с низкой самооценкой часто бывает несправедлив к подчиненным, которых считает удачливее, умнее себя. Он, как правило, мнителен и отрицательно относится к тем, кто, как ему кажется, его не любит, не уважает. Он стремится к авторитарному стилю управления, установлению жесткой дисциплины. Считает, что каждый подчиненный старается его обмануть, за глаза посмеивается над ним, отсюда появляются подозрительность, неверие в честность сотрудников. Завышенная самооценка отдаляет руководителя от подчиненных, коллег, мешает установлению нормальных деловых отношений, созданию положительного психологического климата в коллективе. Несколько завышенная самооценка, если она не ведет к себялюбию, высокомерию, зазнайству, не страшна. Она обязательно способствует достижению успехов в любом виде деятельности.

Самоприказ — это короткое, отрывистое распоряжение, сделанное самому себе: «Разговаривать спокойно!», «Не поддаваться на провокацию!», «Молчать!». Он помогает сдерживать эмоции, вести себя достойно, соблюдать требования этики.

Среди обязанностей руководителя есть такие, выполнять которые неприятно. Они малоинтересны, выполняются несколько лет подряд, заставляют не отвлекаться, держать себя в узде, сдерживать эмоции. Но нравственные нормы отношения к труду, профессиональный долг заставляют старшего неуклонно выполнять и эти обязанности. Вот здесь его помощником и может стать самоприказ. Важно, чтобы он был разумным и в то же время чтобы заставлял делать то, что нужно, а не что хочется.

Самовнушение помогает вести себя, не выходя за рамки принятых в данном обществе правил культурного поведения, владеть собой в самых трудных ситуациях. Оно может быть также применено в процессе самовоспитания любых качеств личности. В течение нескольких недель, а иногда и месяцев с целью изменения поведения в требуемую сторону по многу раз в день произносится заранее подготовленная фраза: «Я ни при каких обстоятельствах не буду повышать голос», «Я буду слушать собеседника, не перебивая, как бы трудно мне ни было», «Меня не выведут из себя никакие замечания окружающих». Делается это повторение заученных формул до тех пор, пока уверенность не становится непоколебимой, не оставляя ни тени сомнений в возможности справиться с собой, вести себя в соответствии с самовнушением.

Самоободрение. Во многих жизненных ситуациях целесообразно «оглянуться назад», вспомнить о своих успеха в аналогичном положении. Прошлые успехи говорят человеку о его возможностях, скрытых резервах в духовной, интеллектуальн6ой, волевой сферах и вселяют уверенность в свои силы. Ободряя себя, надо не бороться со своими недостатками, а изменять свое отношение к ним. Относится с юмором, скажем, к длинному носу, оттопыренным ушам, низкому росту.

Самокорректировка. Самокорректировка дает возможность корректировать канал страстей, приучает держать себя в руках, быстро успокаиваться в сложных ситуациях.

Самокорректировка позволяет преобразовать хаос негативных мыслей и чувст, разрушающих жизненный потенциал, в гармоничную структуру. Если такое преображение происходит сознательно, то оно приводит к более эффективному использованию жизненной энергии личности.

Саморегулирование предусматривает обучение умению следить за внешними проявлениями эмоциональных состояний. Изменяя внешнее выражение эмоций, можно регулировать свое внутреннее психическое состояние.

Самостимулирование. Ряду руководителей, в первую очередь мнительным и самолюбивым людям, большую помощь в самовоспитании могут оказать методы самопоощрения и самонаказаниея.

Умение управлять своими чувствами. Руководитель, подвержен различным воздействиям в течение рабочего дня. Но поддаваться этим воздействиям, а тем более «Выходить из себя» нельзя. Эмоции в этом случае могут принять различный характер, вплоть до вспышек гнева.

Они опасны тем, что в этот момент контроль человека над своим поведением теряется.

Проблема самоорганизации в эмоционально-волевой сфере является наиболее понятной многим руководителям. Но это мнение возникает потому, что психологическую подготовку руководителя часто сводят к умению сдерживаться в общении с людьми или к способности управлять своим настроением.

Для того чтобы психической самоорганизации руководителя был высок, он должен быть настойчивым, обладать сильной волей, психологической устойчивостью, быть уравновешенным и решительным.

Определенные психические качества, приведенные выше, которые необходимы для решения возникающих проблем, очень редко вырабатываются у руководителя без специальной тренировки. Чтобы играть определенные психологические роли (быть жестким в требованиях или, наоборот, дать простор демократическому образу деятельности), необходимо наряду с высокой чувствительностью к требованиям обстановки умение подчинять делу свою эмоциональную сферу. Самообладание, умение не растеряться в сложных ситуациях, выдержка — все это характеризует человека, умеющего управлять своей психикой. Но характеризует не полностью. Руководитель должен уметь реализовать намеченные программы, когда условия не способствуют интенсивной деятельности, уметь настроить себя на любой требуемый уровень активности.

Руководитель должен обладать способностью привлекать к себе людей, своим поведением вызывать у них доброжелательное к себе отношение, уважение и полное доверие, демонстрировать нравственные и деловые качества; должен контролировать поступки, чувства и эмоции, придумывать тактику поведения, так как руководитель постоянно находится под наблюдением своих подчиненных и «настроение» руководителя сильно сказывается на работе многих подчиненных.

Внутренний контроль над внешними проявлениями эмоций и чувств во все времена относился к несомненным достоинствам человека и считал чертой сильных личностей.

Для руководителя это свойство человека, наверное, даже более необходимо, чем людям других профессий. Ведь от руководителя зависит очень многое (он должен принимать решения, касающиеся многих людей, различных сфер производства, где нет места решениям, принятым под влиянием того или иного эмоционального состояния). А многие руководители практически совсем не умеют контролировать внутренние процессы и относительно не умеют контролировать внешние. Эмоции необходимы человеку для нормального функционирования так же, как пища или вода.

Таким образом, психологическая подготовка руководителя к своей деятельности — это, в первую очередь, умение управлять своими чувствами, а также умение управлять психологическим состоянием других людей.