Реквизит «Текст документа»

Содержание управленческих действий в документах передается через текст, который является основной содержательной частью документа. При составлении текста документа есть много важных элементов языкового и неязыкового характера, которые необходимо знать.

• 1. Текст служебного документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким вопросам (в сложных документах).
• 2. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Необходимо помнить, что тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• • в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
• • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного объекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
• 3. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур (о видах текста документа подробно изложено в гл. 7).
• 4. При разработке структурной схемы сложных документов (уставов, правил, инструкций и т. п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.

Четкая структура документа и его логика нередко зависят от рубрицирования текста. Составителю документа необходимо знать правила рубрицирования текста документа.

1. Простейшей рубрикой является абзац. Абзац — сложное синтаксическое целое, имеющее: зачин (начало мысли — формулировка темы), среднюю часть (развитие мысли — аргументация), концовку (итог мысли — формулировка идеи). Каждый абзац в документе соответствует изложению одной темы. Абзац может быть равен предложению, например:

" Высылаем Вам разработанный Сбербанком России при участии крупнейших зарубежных банков План мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных клиентов" . Тема абзаца: информация о направлении материалов.

Если Ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим заполнить анкету клиента и вернуть ее нам до 31 января 2014 года. Тема абзаца: выражение просьбы.

2. Деление текста может сопровождаться выделением частей предложения или текста с помощью знака «тире», или других специальных символов. После тире и после точки с запятой пишем со строчной (маленькой) буквы. Например:

Просим сообщить дополнительные сведения о базе данных:

• • состав базы;
• • объем памяти, который она занимает;
• • вид поставки (па дискете, в системе электронной почты);
• • стоимость.
• 3. Деление текста при перечислении может сопровождаться нумерацией. Каждая составная часть текста, соответствующая разделу, главе, параграфу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. После точки пишем с прописной (большой) буквы:
  • • нумерация первого порядка: 1., 2., 3. и т. д.;
  • • нумерация второго порядка: 1.1., 1.2., 1.3. и т. д.;
  • • нумерация третьего порядка: 1.1.1., 1.1.2., 1.1 .3. и т. д.

Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Номера самых крупных частей состоят из одного знака, фрагменты текста второй ступени состоят из двух знаков, а самые мелкие части текста нумеруются тремя знаками. Например, нумерация третьего порядка содержит определенные цифры из нумерации первого и второго порядка.

• 4. При использовании нумерации следует учитывать:
  • • рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;
  • • однотипные средства нумерации могут применяться по отношению лишь к однотипным частям текста;
  • • комбинированные способы нумерации требуют строгого соблюдения правил пунктуации.

В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т. д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

• • от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
• • от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
• • от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, ВНИИСТ считает возможным).
• 5. Результативность документа зависит от того, насколько его текст обоснован. Четкости и обоснованности текста способствует констатирующе-предписывающий способ изложения материала. Например:

Комиссия провела проверку и установила… (констатация).

Необходимо оказать содействие… и исправить… (предписание).

Требование краткости изложения документа предполагает использование общепринятых сокращений, позволяющих без нарушения смысла значительно уменьшить объем текста. Общепринятые сокращения зафиксированы в государственных стандартах и специальных словарях.

Правила использования сокращений в документах.

• 1) наименования органов власти, учреждений, организаций приводятся в документе в полном соответствии с их официальным наименованием;
• 2) при необходимости многократного употребления наименования в рамках одного документа — при первом упоминании приводится его полное наименование, затем сокращенное;
• 3) в официальных документах не допускается употребления сокращения РФ вместо слов «Российская Федерация» ;
• 4) для официальных документов предполагают максимальные запреты на сокращения;
• 5) буквенные, инициальные сокращения в документах, как правило, не склоняются: МИД, ВАК, РАГС, МКАД и др.;
• 6) в тексте документа используются только общепринятые сокращения, закрепленные в справочниках и ГОСТ.