Организация документооборота. 
Документирование управленческой деятельности

Понятие документооборота

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином " документооборот" . Исходя из установленного термина (ГОСТ Р 7.0.8−2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), что документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние 20 лет, следует, что полного тождества между понятиями " технологии документирования управленческой деятельности" и " документооборот" нет.

Документооборот оперирует официальными, т. е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время, как на практике значительную часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Соответственно, по масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом.

Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов, с одной стороны, и достаточно простой для описания этих процессов — с другой. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Характеристики документооборота

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами содержательной обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что в начале их путь — это путь отправляемых документов, а продолжение — путь получаемых документов.

Другой характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например:

• — распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
• — акты и справки проведения вневедомственных проверок;
• — статистическая отчетность;
• — письма-запросы о деятельности организации;
• — письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
• — материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т. д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, оснащение необходимыми техническими средствами.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между труппами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеют смысл только при одном условии — существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

В настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдъегерской связью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефонные аппараты, аппараты факсимильной связи, информационно-вычислительные сети.

Если относительно недавно подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении — экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные терминалами информационно-вычислительной сети (в том числе персональными компьютерами), минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к таким способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают нс технические сложности, а скорее проблемы обеспечения юридической значимости пересылаемой корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

• — экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
• — предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• — организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
• — обработка исполненных и отправляемых документов.