Собрание в групповом процессе

Большая доля рабочего времени руководителей уходит на посещение собраний. Собрание в теории группового менеджмента — это совместное присутствие достаточно большой группы членов организации в определенном месте для обсуждения разных тем или решения определенных проблем. Эффективность собраний определяется теми же факторами, что и эффективность работы группы. Леланд Брэдфорд предлагает следующие рекомендации для повышения эффективности собраний^[1].

• 1. Составьте конкретную повестку дня собрания и бегло просмотрите ее перед началом собрания.
• 2. Обеспечьте свободный обмен информацией между членами группы. Такой обмен вполне возможен, если члены группы ведут себя на собрании в соответствии со своими различными ролями.
• 3. Полностью используйте способности членов группы и поощряйте их участие. Компетентность, опыт, информация и идеи всех членов группы должны быть привлечены для решения общей задачи.
• 4. Создайте атмосферу доверия с тем, чтобы члены группы не стеснялись открыто и тактично комментировать точки зрения и идеи, которые они не разделяют.
• 5. Рассматривайте конфликт как положительный фактор и старайтесь эффективно управлять им.
• 6. Заканчивая собрание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить в свете принятых решений.

Собрание группы, где хотят извлечь пользу из различия точек зрения, может быть успешным только при условии, что па нем не проявится единомыслие. Чтобы уменьшить вероятность проявления единомыслия, председательствующий должен:

• 1) внушить членам группы, что они могут свободно сообщить любую информацию, выражать любые мнения или сомнения по поводу любого обсуждаемого вопроса;
• 2) назначить одного члена группы на роль «адвоката дьявола» — человека, защищающего явно неправое дело;
• 3) суметь выслушать различные точки зрения и критику так же спокойно, как и конструктивные комментарии;
• 4) отделить усилия, но генерированию идей от их оценки: сначала собрать все предложения, а потом уж обсудить плюсы и минусы каждого из них;
• 5) если на собрании присутствуют подчиненные, выслушать сначала их идеи.

Одной из самых распространенных форм собраний являются деловые совещания.

• [1] Cm.: Leland P. Bradford, Making Meetings Work. La Jolla, Calif.: Universiti Associates, 1976.