Организация личного труда

Самый дорогостоящий ресурс — время — необходимо брать под контроль, который заключается в планировании. Умение ежедневно, детально, рационально планировать и использовать свое время становится настоящим кладом для опытного менеджера. С уверенностью можно говорить, что все успешные люди ежедневно планируют свое время. В свою очередь, из-за неумения брать пролетающие часы под контроль дела быстро могут пойти прахом. Царенко С. Тайм — менеджмент для рекрутера // Кадровик, 2013.

В процессе разработки сбалансированной системы показателей следует избегать ненужных потерь времени и не стоит торопиться. Попытки добиться существенных результатов за короткое время приведут лишь к тому, что у участников проекта и руководителей компании не будет времени на то, чтобы продумать, создать и критически проанализировать сбалансированную систему показателей. Впрочем, терять время попусту тоже не стоит. Васильева В. Е. Особенности организации труда творческих сотрудников // Менеджмент в России и за рубежом, 2009, № 6 С. 9 — 10.

Специалисты по тайм — менеджменту утверждают: главный враг менеджера наших дней — стресс, вызванный хронической нехваткой времени. Потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают еще до того, как вы успели их усвоить, думать становится некогда. Нужно очень быстро бежать, только чтобы оставаться на месте. Но какая в этом польза, если становится некогда жить? Чем успешнее и богаче человек, тем больше у него денег и меньше времени. Поэтому организация времени нужна не только для того, чтобы достигнуть успеха, но и для того, чтобы не потерять вкус к жизни после его достижения. Архангельский Г. «Организация времени». Питер, 2007. С. 7 -8.

Для осуществления организации своего личного труда необходимо планировать свою деятельность.

Планирование деятельности является действительно самым мощным инструментом самоменеджмента. Рассмотрим его выводы.

Во — первых, планирование деятельности служит своеобразной картой дня, позволяющей двигаться в его течение уверенною Во — вторых, планирование позволяет лучше использовать время. Так, чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10 — 12 минут. Эта небольшая затрата сэкономит вам 100 — 120 минут исполнения, что обеспечивает увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% процентов повышает вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000 — 2400 минут, что составляет 4 — 5 полных рабочих дней.

В — третьих, планирование деятельности позволяет устанавливать приоритеты. Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что необходимо сделать. И в результате не достигаем своих целей. Самое поразительное в том, что некоторые пункты списка дел обязательно будут повторяться много раз, изо дня в день, пока, наконец, не исчезнут из него. Другими словами, мы иногда считаем. Что нам нужно что — то делать, хотя вообще — то вполне можем без этого обойтись. Это дела с низким приоритетом — и со временем они исчезают из списка сами собой.

В — четвертых, самое важное: процесс планирования деятельности программирует наш минимум.

Процесс планирования помогает нам уяснить четко для самих себя, что мы хотим и к чему стремимся. Это приводит к тому, что Вселенная быстрее реализовывает наши желания.

Планирование своей деятельности фактически во многом перекликается с методами планирования своего времени, поскольку любые планы в качестве основного параметра содержат время.

Одной из достаточно широко применяемых методик планирования своего времени и принятия решений является метод «Альпы» .

Он включает в себя пять стадий:

Составление перечня заданий дня.

Оценка длительности каждого задания.

Резервирирование времени «про запас» (60 — 40).

Принятие решений по приоритетным делам, сокращениям и перепоручению (делегирование).

Последующий контроль и перенос незавершенного.

В целом, чтобы научиться планировать свою деятельность, необходимо начать с более простых приемов, переходя, при необходимости (в зависимости от желания человека и его загруженности) к более сложным и эффективным способам и инструментам.

Для самого простого планирования достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день. И по ходу выполнения вычеркивать следующие дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Этот способ позволяет видеть и планировать вашу жизнь всего лишь на 1 день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.

Улучшенное планирование предполагает использование более широкого спектра инструментов:

дневник;

ежедневник;

календарь планирования.

Дополнительным инструментом планирования, в котором можно объединить все вышеперечисленные инструменты, является программа — органайзер для ПК. Есть очень много качественных, удобных органайзеров, где можно вести все свои дела.

Качественное планирование своей жизни и деятельности предполагает формирование четкого видения будущего и жизненных целей на 10 (а, если хватит смелости, и более) лет. Далее необходимо разбить перспективные жизненные цели на промежуточные (5 лет, 3 года, 1 год, 6 месяцев).

При планировании на 5 лет обращайте внимание на то, будете ли вы удовлетворены, когда достигнете этой цели.

Далее, отталкиваясь от целей на 5 лет, ставите цели на 3 года. Откидываете вопрос веры и пишите то, как бы вы хотели, чтоб выглядела ваша жизнь через 3 года.

И так далее до промежутка, равного 6 месяцам (можно менее).Архангельский Г. «Организация времени». Питер, 2007. С. 34 — 36.

Но сколь бы искусно вы ни планировали свои дела, выполнить их с максимальной продуктивностью не удастся, если вы не избавитесь от неэффективных в плане использования времени видов деятельности. Отказавшись от необязательных или бесполезных действий, вы освободите больше времени на то, что вам действительно нужно, будь то в работе, дома или в сфере досуга. Берд П. «Тайм — менеджмент: планирование и контроль времени». М.: Гранд — Фаир, 2004. С. 275 — 278.

самоменеджмент карьерный управленческий.