Тайм-менеджмент. 
Анализ организационных структур управления предприятием

Причины дефицита времени

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу — ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.

Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

• 1. постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи;
• 2. отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач;
• 3. постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье;
• 4. большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени;
• 5. «пожиратели времени» — непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени — это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

К «пожирателям времени» также можно отнести:

чаепития и распивания кофе в «комплекте» с задушевными разговорами;

навязчивые переживания вроде: «Боже, как могло получиться, что я не справился с этой работой. Что обо мне подумает…», «Как они меня вчера критиковали! Но за что? Ведь я же…» Подобные внутренние монологи порой отнимают целый день. Кстати, они вредят не только работе, но и здоровью;

затянувшиеся совещания, которые захватывают от одного до четырех (а то и больше!) часов — в зависимости от того, насколько четким и ясным был план их проведения. Но самое неприятное заключается в том, что после многочасовых заседаний человек чувствует себя настолько измочаленным, что о продуктивной работе в этот день не может быть и речи;

непредвиденные ситуации: компьютер может «зависнуть», и нужная информация пропадет; партнер может застрять в лифте, и заседание не состоится — подобные ситуации способны поглотить целых 20 процентов полезного времени;

дела, не оконченные вчера. То, что не было сделано вчера, сегодня может перекочевать в разряд не просто срочных, а «горящих» дел. А значит, они потребуют дополнительных усилий и, опять же, времени;

• 6. суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека;
• 7. слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени;
• 8. табакокурение. Помимо безусловного вреда для физического здоровья, испорченных легких и возможно предстоящей каждому заядлому курильщику операции по удалению злокачественной опухоли, табакокурение — самый страшный пожиратель времени человечества. Жизнь курильщика измеряется не в часах и минутах, а в сигаретах! Точнее — в еще не выкуренных сигаретах. Жизнь курильщика очень четко поделена не на перекуры, а на интервалы между ними. Курильщик живет в настоящем времени, пока происходит курение. Все остальное время заядлый курильщик живет в будущем, в будущем перекуре. Жизнь курильщика течет значительно быстрее некурильщика. Курильщик всегда бежит впереди своего времени: «Вот выйду из метро покурю…», «Вот кончится совещание, покурю…», «Осталось мало сигарет, нужно бы сходить в ларек, купить…»;
• 9. неинтересная работа. Справиться с неинтересной работой очень просто — или сделать ее интересной в своей голове, или найти интересную работу.