Ответственность за нарушение сроков и этапов документооборота

В РФ ответственность за нарушение сроков хранения документации юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. хранение документ ответственность штрафной Порядок хранения документов в РФ регламентируется следующими основными документами:

• § Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• § основными правилами работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002;
• § перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
• § действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105
• § Проект федерального закона n 162 766−4″ О ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ «(ред., внесенная в ГД ФС РФ)

Документы, в том или ином учреждении, имеют разные сроки хранения, например:

ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 предусматривает следующие сроки хранения документов:

• § в течение сроков, предусмотренных, правилами организации государственного архивного дела (Перечень, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558), но не менее пяти лет для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 — ФЗ)
• § не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз, для рабочего плана счетов бухгалтерского учета, других документов учетной политики, процедур кодирования, программ машинной обработки данных (п. 2 ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 — ФЗ)

ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 — ФЗ предусматривает следующие сроки хранения:

• § в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558, но не менее пяти лет для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 1 ст. 29 ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 — ФЗ)
• § не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз, для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта, других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 — ФЗ)

В свою очередь, НК РФ в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ предусматривает совершенно иные сроки хранения:

§ четыре года для данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Таким образом, снова опираясь на правила статей ГК РФ и НК, можно сделать вывод, что ответственность за сохранность документов налогового учета, а также за организацию хранения, несет руководитель юридического лица.

Ответственность за нарушение правил хранения документов Отсутствие у организации первичных документов, счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета является налоговым правонарушением в соответствии со ст. 120 НК РФ и наказывается штрафом в десять тысяч рублей, если совершается более чем в одном налоговом периоде, то тридцать тысяч рублей, если приводит к занижению налоговой базы, то двадцатью процентами от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей. Согласно ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

• § В соответствии с п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ (Кодекс об административных правонарущениях) неисполнение ООО, ОДО или унитарным предприятием обязанностей по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
• § По правилам ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
• § В соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из корыстной или иной личной заинтересованности, то есть, например, при проверке организации налоговыми органами или при проведении выемки правоохранительными органами, с целью скрыть какие либо нарушения, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.