Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• — регистрировать документы на различных рабочих местах$
• — организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях, с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступающих) в единой базе данных организации;
• — на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• — организовать контроль за исполнением документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• · быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• · автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• · автоматический контроль за исполнением документа;
• · возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• · возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты — системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) — в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщённый поиск по всем документам организации.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока ещё слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документов исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа, исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной форме. Расписка хранится до исполнения документа и помещения его в дело. При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа». Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием ответного документа. В этом случае устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов. Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Введение

компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.