Анализ внешней и внутренней среды предприятия

Каждое предприятие в условиях рыночной экономики представляет собой открытую систему, которая может существовать лишь при условии активного взаимодействия с окружающей (внешней) средой. Внешняя среда — это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных структур и других внешних условий, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Предприятие должно ограничивать негативные воздействия внешних факторов, наиболее существенно влияющих на результаты его деятельности или более полно использовать благоприятные возможности.

В частности, микросреда ООО «Пентхаус-Интерьер» представлена силами имеющими непосредственное отношение к данному предприятию (поставщиками, клиентами, маркетинговыми посредниками, конкурентами и контактными аудиториями).

Поставщики — различные субъекты хозяйствования, обеспечивающие предприятие материально-техническими и энергетическими ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров или услуг. На международном рынке продукция исследуемого предприятия не реализуется. Тем не менее, предприятию для реализации конкурентоспособной продукции необходимо постоянно изучать своих конкурентов, разрабатывать и соблюдать определенную рыночную стратегию и тактику.

Также следует учитывать воздействие государственных органов, оказывающих влияние на предприятие, к которым относится: Администрация города Рязани, налоговая инспекция, торговые организации, регулирующие деятельность акционерного общества в соответствии с Российским законодательством.

Организация должна регулярно подавать информацию о результатах хозяйственной деятельности, соблюдать законы и требования органов государственного регулирования.

Заинтересованными лицами на предприятии выступают, прежде всего акционеры, которые участвуют в распределении прибыли имеют право на выполнение определенных функции: заслушивание ежегодного отчета председателя правления о результатах хозяйственной деятельности, участие в голосовании и т. д. По данным таблицы 7 определим степень сложности, динамичности и неопределенности деловой среды ООО «Пентхаус-Интерьер».

Таблица 7 — Анализ сложности, динамичности и неопределенности деловой среды предприятия.

На основании составляющих деловой среды, можно сделать вывод о том, что степень неопределенности деловой сферы ООО «Пентхаус-Интерьер» следует признать умеренной, так как предприятие обладает достаточным количеством необходимой информации о внешней среде и своем окружении. К факторам внутренней среды предприятия относятся: миссия, цели, задачи, структура, персонал, технология. Совместить данные внешней и внутренней среды предприятия позволяет SWOT-анализ. Рассматривая сильные и слабые стороны коммерческой деятельности предприятия можно сделать вывод, о том какие возможности можно использовать и какие угрозы могут потенциально воздействовать на ООО «Пентхаус-Интерьер».

Таблица 8 — SWOT-анализ внешней и внутренней среды предприятия.

В соответствии с проведенным анализом факторов внешней и внутренней среды предприятия, можно сделать вывод, что в зоне достаточного риска находится возможность закупки новых образцов из Италии и Испании. В условиях искусственно подогреваемого кризиса и дефицита руководство будет избегать приобретения дорогостоящих комплектов, и обновления ассортимента зарубежных образцов.

Поэтому наиболее важную роль в эффективной работе каждой организации занимает структура управления. На ее формирование влияют многие факторы, изменения, происходящие в развитии производительных сил и производственных отношений. Под структурой управления понимают совокупность управленческих звеньев и отдельных работников, порядок их соподчиненности (взаимосвязи) по вертикали и горизонтали. Процесс формирования структуры управления заключается в выделении и организационном закреплении тех или иных функций за соответствующими звеньями (отделами, группами, секторами), отдельными работниками.

Конкретное выражение структура управления находит в схеме руководства: составе кадров, взаимосвязи и соподчиненности единиц (отделы, секторы, службы); штатных расписаниях; функциях и задачах управления, разграничении их между работниками и звеньями; составе работникам по отдельным секторам; положении о подразделениях и службах, должностных инструкциях, которые определяют деятельность коллектива.

В схемах управления отражаются состав структурных звеньев, их подчиненность и внутренняя связь. В штатных расписаниях регистрируется численный и профессиональный состав работников по каждому структурному звену управления с указанием должностного оклада.

Число ступеней в структуре управления соответствует числу ступеней в организационной структуре предприятия (объединения). В результате между управляющей и управляемой системами устанавливаются тесная взаимосвязь и взаимозависимость, обеспечиваются прямая и обратная связь.

Структура управления характеризуется многими качественными свойствами, поэтому следует умело сочетать анализ влияющих на нее факторов с требованиями следующих принципов управления:

Принцип соответствия; полномочия должны соответствовать целям, функциям и уровню ответственности. Если на работника возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить соответствующими полномочиями для их выполнения.

Принцип оптимальной звенности; число ступеней управления должно быть объективно необходимым для оперативного управления. В звеньях системы следует соблюдать соразмерность по трудоемкости, объему деятельности, что способствует равномерной нагрузке, которая определяет ритмичность работы, хороший социально-психологический климат, дисциплину, рациональность действия.

Принцип распространенности контроля означает, что в подчинении руководителей не должно быть числа работников, превышающего норму управляемости.

Принцип разграничения полномочий; руководитель не должен выполнять работы, которые успешно могут выполнить его подчиненные. Систему управления следует ориентировать на определенный уровень компетентности персонала и информационного обеспечения.

Принцип четкого разграничения линейного и функционального руководства; каждое звено должно выполнять определенные функции, однако управление не может быть абсолютно формализованным. Система должна допускать и стимулировать неформальное управление, лидерство.

Принцип гибкости и надежности функционирования; структура должна своевременно реагировать на изменения внутренней и внешней среды, приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам, потребностям современной реконструкции или модернизации, обладать гибкостью связей и максимально возможной простотой. Своими характеристиками она должна соответствовать механизму и процессу управления.

Кроме того, на структуру управления решающее влияние оказывают внешние и внутренние факторы (условия). К внешним факторам относятся цели, принципы и методы управления, которые определяются социально-экономическими факторами, а также территориальное размещение, трудовые ресурсы, законы, потребители, конкуренты, поставщики. Помимо прямого воздействия существует косвенное, которое выражается в состоянии экономики, научно-техническом прогрессе, политических изменениях, международном положении. Внешние факторы влияют на управляемую систему, последняя определяет структуру управления. Внутренние факторы, оказывающие влияние на структуру относятся к основным факторам ведения коммерческой деятельности ООО «Пентхаус-Интерьер» как объекта управления.

Структура управления вышеуказанного общества является функциональной. Функциональная структура строится на основе разделения прав и обязанностей между членами органа управления в соответствии с их квалификацией и служебными обязанностями.

Необходимость использования функциональной структуры управления обусловлена спецификой коммерческого процесса, его специализацией и необходимостью оперативной обработки больших объемов специализированной информации в целях принятия управленческих решений. Управление по функциональным цепочкам основано на принципах централизации и единоначалия. Согласно, Уставу ООО «Пентхаус-Интерьер» Участник является высшим органом управления Общества.

К исключительной компетенции Участника относятся:

определение основных направлений деятельности Общества, а также принятия решения об участии в ассоциациях и других объединений коммерческих организаций;

изменение Устава Общества, в том числе изменение размера уставного капитала Общества;

назначение Директора Общества и досрочное прекращение его полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа Общества коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (далее — управляющий), утверждение такого управляющего и условий договора с ним;

принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов Общества;

утверждение документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества;

принятие решения о распределении чистой прибыли Общества;

определение видов, размеров, порядка формирования и использования фондов накопления, потребления и других фондов;

назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;

принятия решения о ликвидации реорганизации Общества;

назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов, а также решение иных вопросов, предусмотренных Законом.

Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции Участника не могут быть переданы им на решение Директора Общества. Решения принимаются Участником единолично и оформляются письменно. Участник обязан рассмотреть и утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс Общества в сроки не ранее марта и не позднее апреля месяца после окончания финансового года.

Для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества участник привлекает аудиторскую организацию. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом — Директором Общества, подоотчетным Участнику. Директор Общества назначается Участником сроком на 5 лет. Директор Общества самостоятельно решает все вопросы деятельности Общества, за исключением отнесенных к компетенции Участника. Директор Общества без доверенности действует от имени Общества, представляет его интересы во всех отечественных и иностранных предприятиях, фирмах и организациях, распоряжается имуществом и средствами Общества, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает счета в банках, утверждает штатное расписание, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Общества. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формулярам-образцам, установленным в соответствии с ГОСТом Р 6.30−2003.

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Схематично работу с документами на предприятии можно представить следующим образом.

Процесс документирования включает в себя несколько этапов:

• — получение необходимой информации для составления документа;
• — выбор формы документа;
• — заполнение всех соответствующих документов;
• — регистрация документа.

Делопроизводство на предприятии является неотъемлемой функцией каждого служащего системы управления. По экспертным данным, на долю делопроизводства в ООО «Пентхаус-Интерьер» уходит около 30% всех трудовых затрат управленческого звена. Порядок деятельности единоличного исполнительного органа Общества и принятия им решений устанавливается внутренними документами Общества, а также договором, заключенным между Обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа. Общество вправе передать по договору полномочия своего единоличного исполнительного органа Управляющему. Решение о совершении крупных сделок и сделок, в совершении которых имеется заинтересованность, принимается Участником Общества.

В настоящее время директором ООО «Пентхаус-Интерьер» осуществляется слабая стратегическая деятельность по возможности трансформации бизнеса или поиска путей повышения эффективности коммерческой деятельности собственного предприятия. Общее состояние общества можно назвать периодом выжидания более благоприятных обстоятельств и перемен.