Перспективы развития электронного документооборота в кыргызстане

На сегодняшний момент кыргызстанский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности любой организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем.

Наиболее популярные СЭД на территории Кыргызстана :

• 1. «Directum», Директум;
• 2. «DocsVision», ДоксВижн;
• 3. «1С: Документооборот 8», 1С;

«Effect Office».

Обзор типовых решений СЭД.

DIRECTUM.

Directum — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

• · работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
• · высшее руководство работает с документами из системы;
• · контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
• · в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
• · создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

• · Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
• · Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• · Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
• · Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
• · Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
• · Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• · Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
• · Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• · Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• · Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• · Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Преимущества системы Эффект от внедрения DIRECTUM — это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

• · Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.
• · Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.
• · Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
• · Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
• · Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.
• · Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
• · С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.
• · Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.
• · Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

DocsVision.

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота — создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision — регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

• · просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;
• · просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;
• · поиск карточек по заданным критериям;
• · создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов — карточки документов — могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

Решаемые задачи.

DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

• · Автоматизация управления предприятием.
• · Поддержка процессного подхода в организации управления.
• · Автоматизация систем менеджмента качества.
• · Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.
• · Средства контроля исполнения документов и заданий.
• · Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.
• · Управление процессами обработки документов.
• · Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.
• · Автоматизация канцелярии.
• · Создание электронного архива документов.

Преимущества системы Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

• · Единые механизмы хранения и представления информации.
• · Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.
• · Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.
• · Общую структуру справочников.
• · Общие средства поиска и извлечения знаний.
• · Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.
• · Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.
• · Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.
• · Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.

DocsVision позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

• · Электронными документами, содержащие большие объемы данных.
• · Большими количествами документов, хранящимися на сервере.
• · Большим количеством одновременных пользовательских сессий.
• 1С: Документооборот

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

• · упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• · сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• · повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

• · хранение любых документов;
• · ограничение прав доступа к документам;
• · коллективная работа с документами;
• · хранение и контроль версий;
• · выдача и контроль поручений;
• · отчетность;
• · работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

• · Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.
• · Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.
• · Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.
• · Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.
• · Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.
• · Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.
• · Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.
• · Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):
  • o текст поручения;
  • o описание;
  • o исполнитель;
  • o контрольный срок.
• · Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)
• o Поручение с контролем — после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.
• o Согласование — приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
• o Обход — с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• · централизованное безопасное хранение документов,
• · оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• · регистрация входящих и исходящих документов,
• · просмотр и редактирование документов,
• · контроль версий документов,
• · полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• · работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудиои видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.,
• · коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• · маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• · автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• · учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Преимущества системы.

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

• · Делопроизводство,
• · Документооборот,
• · Взаимодействие,
• · Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

«Effect Office».

EffectOffice — свод идей и концепций, ориентированных на решение задач, возникающих при работе с электронными документами. Программным воплощением EffectOffice являются серия программных продуктов, предназначенных для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия.

Основная идея продуктов EffectOffice — максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.

Область применения продуктов EffectOffice — делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях.

Решаемые задачи.

• * Обеспечение процесса структурирования корпоративной информации.
• * Формализация и сохранение предыстории деятельности каждого из сотрудников предприятия.
• * Накопление статистической информации по деятельности предприятия в целом и каждого из подразделений в частности. Возможность анализа этой информации для выявления проблемных, неоптимальных моментов в функционировании предприятия.
• * Повышение качества и дисциплины труда сотрудников за счет организации эффективной системы администрирования, автоматизации труда сотрудников, контролю исполнения заданий, коллективной и взаимосвязанной работы сотрудников предприятия.
• * Экономия временных и финансовых ресурсов предприятия за счет автоматизации управления потоками документов на предприятии и максимального снижения оборота бумажных документов.
• * Обеспечение сохранности и архивации документов, защита информации от несанкционированного доступа и вирусных атак, оптимизация информационных потоков.

В целом использование продуктов EffectOffice позволит повысить качество управления и конкурентный потенциал вашего предприятия.

Функциональные возможности:

• * Ведение архива документов
• * Централизованное хранение документов,
• *Организация групповой работы с документами,
• * Создание и ведение классификаторов документов,
• * Система администрирования и разграничения доступа,
• * Полнотекстовый поиск документов,
• * Построение отчетов,
• * Регистрация входящей, исходящей корреспонденции,
• * Безопасность и защита от несанкционированного доступа,
• * Контроль исполнения,
• * Система удаленного доступа.

Преимущество системы Основным преимуществом продуктов EffectOffice является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и надежность функционирования. Продукты EffectOffice разработаны с учетом особенностей и специфики отечественного делопроизводства, развития технических средств и уровня подготовленности потенциальных пользователей.

Выбор СЭД Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы является требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — HierarchalStorageManagement). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т. д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflowmanaging). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Комплексный подход к созданию СЭД Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Данный подход называется созданием комплексной системы автоматизации документооборота.

электронный документооборот модуль управление.