Организация ведения кадрового делопроизводства

Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют различные сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Кадровое делопроизводство — это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Документальное оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база кадрового обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

Комплекс плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами фирмы, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации работников и т. п. Плановые документы составляются совместно руководством фирмы, сотрудниками финансового подразделения, референтом и руководителями других заинтересованных подразделений фирмы. Программы и планы подписываются обычно руководителем финансового подразделения и утверждаются первым руководителем фирмы.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• · сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения фирмы за предыдущий и текущий периоды времени;
• · получение концепции предполагаемого развития деятельности фирмы и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• · прогнозирование динамики изменения должностного состава работников фирмы в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• · проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• · определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
• · расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
• · расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• · разработка проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• · согласование, подписание и утверждение программ и планов;
• · детализация программ и планов по направлениям деятельности фирмы, структурным подразделениям и филиалам;
• · текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности фирмы.

Перечень нормативных документов кадрового делопроизводства:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года. Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года.

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство в архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Основные понятия применяемые в законе:

• 1) архивное дело в Российской Федерации — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• 2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
• 3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• 4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
• 5) особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
• 6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
• 7) архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
• 8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
• 9) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
• 10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
• 11) муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
• 12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
• 13) временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
• 14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;
• 15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
• 16) экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• 17) упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
• 18) владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
• 19) пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
• 2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года.

Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

• 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• 2) применении информационных технологий;
• 3) обеспечении защиты информации.

Понятия, используемые в законе:

• 1) информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
• 2) информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
• 3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
• 4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
• 5) обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
• 6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования;
• 7) конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
• 8) предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
• 9) распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
• 10) электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
• 11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
• 12) оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.
• 3. Федеральный закон российской Федерации «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» № 173-ФЗ от 17 декабря 2001 года.

Закон устанавливает основания возникновения и порядок реализации права граждан Российской Федерации на трудовые пенсии.

Трудовые пенсии устанавливаются и выплачиваются в соответствии с законом «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Изменение условий и норму становления, а также порядка выплаты трудовых пенсий осуществляется путем внесения изменений и дополнений в закон.

Для целей Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» применяются следующие понятия:

трудовая пенсия — ежемесячная денежная выплата в целях компенсации гражданам заработной платы или иного дохода, которые получали застрахованные лица перед установлением им трудовой пенсии либо утратили нетрудоспособные члены семьи застрахованных лиц в связи со смертью этих лиц, право на которую определяется в соответствии с условиями и нормами, установленными настоящим Федеральным законом;

страховой стаж — учитываемая при определении права на трудовую пенсию суммарная продолжительность периодов работы и (или) иной деятельности, в течение которых уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также иных периодов, засчитываемых в страховой стаж;

расчетный пенсионный капитал — учитываемая в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации, общая сумма страховых взносов и иных поступлений в Пенсионный фонд Российской Федерации за застрахованное лицо и пенсионные права в денежном выражении, приобретенные до вступления в силу настоящего Федерального закона, которая является базой для определения размера страховой части трудовой пенсии;

установление трудовой пенсии — назначение трудовой пенсии, перерасчет ее размера, перевод с одного вида пенсии на другой;

индивидуальный лицевой счет — совокупность сведений о поступивших страховых взносах за застрахованное лицо и другой информации о застрахованном лице, содержащей его идентификационные признаки в Пенсионном фонде Российской Федерации, а также иные сведения, учитывающие пенсионные права застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» ;

специальная часть индивидуального лицевого счета — раздел индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе индивидуального учета в Пенсионном фонде Российской Федерации, в котором учитываются сведения о поступивших за это лицо страховых взносах, направляемых на обязательное накопительное финансирование трудовых пенсий, доходе от их инвестирования и о выплатах, произведенных за счет пенсионных накоплений;

пенсионные накопления — совокупность учтенных в специальной части индивидуального лицевого счета средств, сформированных за счет поступивших страховых взносов на обязательное накопительное финансирование трудовых пенсий и дохода от их инвестирования;

ожидаемый период выплаты трудовой пенсии по старости — показатель, рассчитываемый на основе данных федерального органа исполнительной власти по статистике и используемый для определения страховой части и накопительной части трудовой пенсии.

• 4. Трудовой кодекс Российской Федерации — свод законов, устанавливающий трудовые нормы и определяющий трудовые отношения между работниками и работодателями. В Российской Федерации был утвержден 1 февраля 2002 года. Данный кодифицированный законодательный акт является самым важным правовым документом, определяющим то, какими должны быть трудовые отношения в России. Он подробно описывает права и обязанности работодателя и работника. Если сравнить ТК РФ с остальными выпускаемыми в стране федеральными законами, связанными с трудом (Постановление Правительства, Указ Президента и так далее), то он будет иметь приоритет перед ними. Именно на него будут ссылаться в случае судебных предписаний или установки правил для работы. В законодательном акте прописаны правила и нормы в отношении вопросов об охране труда, правах и обязанностях обеих сторон трудового договора (нанимателе и работнике), профессиональной подготовки кадров, процесса повышения квалификации, социальных норм, устройства непосредственно на работу. При помощи трудового кодекса решаются спорные вопросы, возникающие в процессе работы или наймы. В состав ТКРФ, как и любого законодательного акта, входят части, разделы, главы и статьи.
• 5. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»

Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) федеральной службы России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы-постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт содержит 30 реквизитов, которые используют при подготовке и оформлении документов.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы-распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, дату документа, регистрационный номер документа. Заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «прошу», «предлагаю»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», комиссия постановила").

В письмах используют следующие формы изложения:

• — от первого лица множественного числа («просим направить»)
• — от первого лица единственного числа («прошу выделить»)
• — от третьего лица единственного числа («организация не возражает»)

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов. А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланковугловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• — общий бланк;
• — бланк письма;
• — бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Он включает в себя Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак, наименование организации, дату документа, место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/ код постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак, наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа.

6. «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) разработан научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департаментом информатизации Центрального Банка России, Пенсионным фондом России. Внесен главным управлением технической политики в области стандартизации Госстандарта России. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.3.

Общероссийский классификатор управленческой документации является частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению. ОКУД разработан разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации на территории Российской Федерации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• — регистрации форм документов;
• — упорядочения информационных потоков;
• — сокращения количества применяемых форм;
• — контроль за составом форм документов;
• — рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятизначных знаков и контрольного числа. В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• — блок идентификации;
• — блок наименований объекта классификации.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знакипринадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации. Третий и четвертый знакиобщность содержания форм документов и направленность их использования. Пятый, шестой и седьмой знакирегистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса. Восьмой знак — контрольное число.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «о первичных учетных документах» заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.

• 7. Инструкция по кадровому делопроизводству, включающая следующие основные разделы:
• 1) общие положения;
• 2) документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;
• 3) правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));
• 4) организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;
• 5) организация документов в кадровом делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;
• 6) другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

• · законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
• · плановую документацию;
• · организационно-правовую документацию;
• · персональную документацию;
• · договорную документацию;
• · распорядительную документацию;
• · учетную кадровую документацию;
• · документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• · отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.