Регламентирование процесса. 
Внедрение процессного подхода к управлению

Выделение процессов и подпроцессов, совпадающих с функциональной структурой предприятия, позволяет избежать дополнительного комплекта документов. Регламенты, описывающие процессы, могут совпадать с привычными положениями о подразделениях, существующими в большинстве организаций. На сегодняшний день положения о подразделениях в большинстве организаций являются формальными документами, которые написаны «потому, что так надо». Исполняются эти документы точно так, как они написаны, — формально. Регламентация процессов позволяет вдохнуть в них новую жизнь и перевести их из формального состояния в рабочее. В типовые положения о подразделениях можно добавить пункты, регламентирующие:

• * ресурсы, необходимые для выполнения подразделением своих функций;
• * систему мониторинга показателей подразделения;
• * систему и регламент управления подразделением (процессом),
• * требования по отчетности о ходе работ перед вышестоящим руководителем;
• * требования к входам и выходам (взаимодействие с потребителями, поставщиками и субподрядчиками).

В результате получится описание процесса, выполняемого функциональным подразделением. Дополнив положение о подразделении матрицей ответственности за функции (подпроцессы), можно распределить ответственность за их выполнение среди сотрудников или владельцев подпроцессов. Затем эти функции переносятся в должностные инструкции сотрудников (владельцев подпроцессов) в той же формулировке, что была записана в матрице ответственности подразделения (процесса). Таким образом, должностные инструкции тоже становятся работающим документом.

При создании такого комплекта документации по процессу встречаются следующие типовые ошибки.

• 1. Несогласованность в зонах ответственности и подчиненности руководителей и исполнителей реально сложившимся и работающим связям. Попытки устранить эти противоречия в одностороннем порядке владельцами процессов приводят к усложнению взаимосвязей и зон ответственности. Организация иерархии по пирамидальной структуре является наиболее предпочтительной для целей управления.
• 2. При прохождении процесса через несколько подразделений требования, которые предъявляет регламент процесса, необходимо внести в положения всех этих подразделений и согласовать между собой. В этом случае документ под названием «Регламент процесса …» носит характер документа, организующего и координирующего ресурсы подразделений для достижения максимального эффекта для организации. Поэтому часто встречающейся ошибкой создания такого комплекта документов является их рассмотрение и согласование порознь друг от друга. Часто даже утверждают и согласовывают данные документы разные должностные лица.

Рассмотрим службу главного инженера промышленного предприятия. По организационной структуре главному инженеру подчиняются главный энергетик с отделом главного энергетика (ОГЭ), главный механик с отделом главного механика (ОГМ) и конструкторское бюро (КБ).

Документирование данного сегмента деятельности можно провести следующим набором документов:

• 1. Регламент процесса инженерного обеспечения.
• 1.1. Должностная инструкция главного инженера.
• 2. Регламент процесса энергообеспечения.
• 2.1. Положение об отделе главного энергетика.
• 2.2. Должностная инструкция главного энергетика.
• 3. Положение об отделе главного механика.
• 3.1. Должностная инструкция главного механика.
• 4. Положение о конструкторском бюро создается, если конструкторское бюро существует в виде самостоятельного подразделения численностью несколько человек.

Комментарии:

• 1. На данном предприятии служба главного инженера не была выделена в самостоятельное подразделение, положения об этой службе ранее не существовало, поэтому для описания деятельности по управлению процессом инженерного обеспечения достаточно создать один документ — регламент процесса инженерного обеспечения.
• 2. Для отдела главного энергетика необходимость создания двух документов (регламента процесса и положения о подразделении) обусловлена требованиями Гортехнадзора. По этим требованиям отдел главного энергетика должен иметь положение об отделе по установленной форме.

Если бы такого требования не было, можно было бы обойтись одним регламентом процесса энергообеспечения.

3. Положение об отделе главного механика создается, так как эта деятельность не выделена как отдельный процесс. При этом в положении о подразделении рекомендуется использовать элементы регламента процесса, в частности для описания взаимодействий с подразделениями.

Система документации процесса Структура, содержание и порядок заполнения регламента процесса будут подробно рассмотрены в главе 3, а данный раздел посвящен рассмотрению способов регламентирования деятельности на нижних уровнях иерархии системы документации.

При разработке системы документирования и регламентирования процессов одним из документов, которые приходится дорабатывать, являются должностные инструкции. Типовые должностные инструкции, которые существуют во многих организациях для формальных надобностей, не отвечают требованиям процессного подхода. Для того чтобы обеспечить преемственность функций, указанных в процессе, и ответственность конкретных должностных лиц, эти функции должны быть перенесены в должностные инструкции из матрицы ответственности процесса в той же формулировке, как они приведены в регламенте процесса.

Дополнительное отличие предложенной формы должностной инструкции от типовых инструкций, списанных из справочников, заключается в том, что:

• · необходимо внести взаимодействие сотрудников между собой;
• · необходимо гарантировать выполнение данных функций, даже если конкретный человек отсутствует, поэтому предлагается внести подпись лица, замещающего данного сотрудника в его отсутствие;
• · должностная инструкция создается для ИТР — персонала, у которых большая часть времени посвящена решению нестандартных вопросов, поэтому многие пункты в ней будут изложены в общих терминах, но даже ИТР имеет определенные рутинные функции в виде заявок или отчетов, которые полезно внести в должностную инструкцию.