Составление и оформление приказов по личному составу

Приказы по личному составу составляются, оформля ются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:

• — наименование организации;
• — наименование вида документа;
• — дата;
• — регистрационный номер;
• — место составления;
• — заголовок к тексту;
• — текст;
• — подпись.

Датой приказа является дата его подписания. Прика зы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова А.Ф.», в сводных — «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется.

Текст сводных и некоторых индивидуальных прика зов по личному составу состоит только из распорядитель ной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопреде ленной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТА ВИТЬ ОТПУСК и т. д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.

Например, текст приказа об увольнении должен вы глядеть следующим образом:

УВОЛИТЬ:

Иванова И. И, старшего мастера, 20.02.98 по собствен ному желанию ст. 31 КЗоТ.

Основание: заявление Иванова И. И.

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, по служивший основанием на издание распорядительного документа.

Проект приказа по личному составу визируют юрис консульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или за мещающее его должностное лицо.

На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых кон фликтов.

Регистрируют приказы по личному составу в специ альных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:

• — дата приказа;
• — регистрационный номер приказа;
• — содержание приказа;
• — кем подписан приказ.

При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, потому приказы по личному составу группируются в дела в соот ветствии с установленными сроками их хранения.