Оценка организационно-распорядительных методов, используемых в управлении организацией

Объективной основой использования организационно-распорядительных методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Поскольку через посредства их реализуется одна из важнейших функций управления — функция организации, задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчинённых. Никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которые обеспечивают чёткость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. Важно определить оптимальное сочетание, рациональное соотношение организационно-административных и экономических методов. Организационно-распорядительные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания дисциплины и т. д. [5, с. 78].

В рамках организации возможны три формы проявления организационно-распорядительных методов:

• 1) обязательное предписание (приказ, запрет и т. п.);
• 2) согласительные (консультация, компромисс);
• 3) рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т. п.). [9, с. 95−96]

Актами управления, осуществляемые управленческими органами являются: нормативные (устав организации, должностные инструкции, стандарты, технические условия и т. д.) и индивидуальные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания). [11, с.130].

Организационные воздействия ОАО «Строительно-монтажный трест № 27» основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала организации. К ним относятся устав, коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, Правила внутреннего трудового распорядка, организационная структура управления, штатное расписание предприятия, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест. Эти документы (кроме устава) оформляются в виде стандартов предприятия и вводится в действие приказом руководителя организации.

Должностная инструкция представляет собой локальный нормативный правовой акт, регламентирующий правовое положение работника в организации, определяющий его задачи, функции, обязанности, права и ответственность согласно занимаемой должности. Должностные инструкции дают возможность наиболее разумно разграничить и распределить функции между работниками и одновременно обеспечить при этом взаимосвязь в работе. Указанные инструкции также позволяют систематизировать и обобщить накопленный опыт применения наиболее рациональных и производительных методов и приёмов работы. [14, с.105].

Кроме того, должностные инструкции предназначены для:

• — чёткого определения служебного положения, обязанности и права, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;
• — подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;
• — материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;
• — повышение роли авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;
• — поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющих возложенных на них должностных обязанностей.

Разработка должностных инструкций в организации предшествует подготовительная работа, т. е. проводится комплекс мероприятий, по совершенствованию организационной структуры организации и определяются оптимальные размеры её структурных подразделений. После уточнения организационной структуры разрабатывают проекты должностных инструкций.

Проекты должностных инструкций разрабатываются и подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник. Разработанная должностная инструкция согласуется с юридической службой организации, отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров и другими структурными подразделениями, с которыми установлены взаимоотношения и утверждаются руководителем организации. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, включённые в штатное расписание организации, и представляются к принятому на определённую должность и заключившему трудовой контракт сотруднику под расписку. Обоснованные изменения вносятся в должностные инструкции только на основании приказа руководителя организации.

Должностные инструкции для руководителей организации разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами по подчинённости. Должностная инструкция составляется и оформляются на основании требования СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно данному стандарту должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4 и представляет собой форму, содержащую конкретный состав реквизитов, расположенных в определённом порядке.

Текст должностной инструкции сотрудника ОАО «Строительно-монтажный трест № 27» состоит из 4 разделов:

• 1. Общие положение;
• 2. Должностные обязанности;
• 3. Права;
• 4. Ответственность. [Приложения Д, Ж]

При приёме на работу соответствующий сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чём проставляется отметка в должностной инструкции, которая содержит подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с инструкцией.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Эти документы используются при разрешении конфликтных ситуаций между нанимателем и работником, так как они практически реализуют разделение труда между персоналом.

Устав представляет собой свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации [15, с.106].

В уставе ОАО «Строительно-монтажный трест № 27» содержатся следующие разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Имущество общества.
• 3. Уставный фонд, акции общества.
• 4. Права и обязанности акционеров.
• 5. Органы общества.
• 6. Компетенция общего собрания акционеров и формы его проведения.
• 7. Созыв общего собрания акционеров и подготовка к его проведению.
• 8. Проведение общего собрания акционеров.
• 9. Наблюдательный совет.
• 10. Исполнительные органы общества.
• 11. Контроль финансовой и хозяйственной деятельности общества.
• 12. Сделки, в совершении которых имеется заинтересованность. Крупные сделки общества.
• 13. Прибыль общества и выплата дивидендов.
• 14. Учет и отчетность, документы общества. Информация об обществе
• 15. Реорганизация и ликвидация общества

Приказы и распоряжения являются одним из наиболее важных документов предприятия.

Приказ — это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия). [15, с.37].

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчётности, снабжению, реализации продукции относятся к приказам по основной деятельности.

Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевода сотрудников предприятия.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписание руководителем.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Оформляются приказы на бланках предприятия для внутренних документов.

В общем виде система организационно-административных методов может быть представлена как совокупность двух равнозначных элементов: воздействие на структуру управления (регламентация деятельности и нормирование в системе управления) и на процессы управления (подготовка, принятие, организация и контроль за управленческими решениями).

В зависимости от функционирующих в коллективе методов руководства формируется соответствующая им система подчинения. В процессе управленческой деятельности происходит подчинение одной воли другой. Однако формы такого подчинения должны носить самый благожелательный характер, способствовать прогрессу в коллективе и не вызывать нежелательных эмоций типа унижения, неловкости, досады, раздражения, а иногда и стрессов, что исключает всякое взаимоотношение между управляющей и управляем…

5. При определении требований к должности, входящей в команду руководителей, осуществляется отбор за счет компетенции слабых мест команды.

Таким образом, идеальный тип специалиста или руководителя при отборе не может быть структурирован. Следовательно, необходимо обращать внимание на следующие факторы:

• — Коммуникабельность, умение работать с людьми (может ли работник эффективно работать на любом уровне организации; улучшит ли он психологический климат; увеличит ли он производительность труда; соответствует ли его внешний вид нормальной работе предприятия (вызывает ли он доверие); может ли он сотрудничать с другими людьми).
• — Способен ли он принимать решение (особенно, если ему предстоит работа менеджера), насколько он психологичен (может предвидеть реакцию других людей), как глубоко он чувствуете новое.
• — Организаторские способности — оценка деловых качеств: умение управлять собой, своим внешним видом, вести переговоры, анализ и контроль работы других (способность эффективно использовать рабочую силу — готовность исправить положение, если допущена ошибка), умение тщательно планировать.

Рассмотрим совершенствование мотивации персонала. Совершенствования мотивации персонала считается одним из приоритетных вопросов. Каждый на своем рабочем месте должен понимать, как его заработная плата зависит от результатов труда — это аксиома, без учета которой невозможно добиться повышения производительности труда.

Общие характеристики эффективной системы стимулирования труда и участия в прибылях:

• 1. непосредственная и тесная связь с достигнутыми успехами в работе в виде дохода от роста прибыли, выраженного в процентах для каждого работника;
• 2. заранее согласованные принципы, вознаграждения за перевыполнение плана, внесенные в систему бухгалтерского учета;
• 3. отсутствие «потолка» для премий, основанных на участии в прибылях;
• 4. соответствие зарплаты реальному вкладу сотрудника в успехе организации и разумным жизненным расходам;
• 5. ограничение базовых окладов для руководителей высшего уровня;
• 6. каждая премия вручается непосредственным начальником и сопровождается беседой и поздравлениями; с работниками, не получившими премии, беседа по поводу основания для лишения премии проводится обязательно и наедине;
• 7. не должно быть никаких выплат, независящих от результатов работы; лучше не премировать вообще никого;
• 8. плохие работники не могут быть премированы ни в каком случае и ни каким образом; никогда нельзя наказывать материально работников, которые допустили ошибки по вине руководства, даже в дни кризисов. Если работник выполняет работу на своем участке отлично, он должен быть поощрен.

В рассмотренной нами организации необходимо уделить внимание следующим вопросам:

• — совершенствование уровня оплаты труда в целях повышения мотивации деятельности сотрудников и роста эффективности производственного процесса;
• — совершенствование организации мероприятий, направленных на повышение интеграции коллектива, способствующей снижению текучести кадров;
• — больше внимания уделять созданию благоприятной эмоциональной атмосферы в коллективе, содействовать увеличению частоты формальных и неформальных контактов между сотрудниками, способствовать их профессиональному росту, показывая его преимущества;
• — вследствие неритмичного характера труда, способствовать организации мероприятий, направленных на повышение сгрессоустоичивости, и снижение негативных последствий, отражающихся на нервно-психическом состоянии. В конечном счете, эти мероприятия окажут существенное влияние на улучшение межличностных отношении в коллективе;
• — создание условий, способствующих активизации совместной деятельности сотрудников, способствующих развитию чувства солидарности, взаимопомощи и поддержки;
• — использование потенциала сотрудников в процессе принятия управленческих решений на уровне подразделения;
• — больше внимания уделять воспитательным аспектам, совершенствованию взаимоотношений с коллективом, нахождению индивидуального подхода к сотрудникам;
• — предусмотреть мероприятия, направленные на сплочение коллектива и развитие чувства общности, основанному на взаимных симпатиях и более тесных дружеских связях;
• — необходимость уважительного отношения к мнению сотрудников;
• — проводить с сотрудниками работу по нормализации внутригрупповых процессов направленных на предотвращение конфликтов, установление доброжелательных взаимоотношений между сотрудниками;
• — предусмотреть мероприятия, способствующие формированию чувства коллективизма, созданию единой сплоченной команды.

Одним из способов усовершенствования системы управления в организациях является создание команд. О командах и их создании заговорили относительно недавно, чуть больше 30 лет назад. Первые исследования командной деятельности, опубликованные в начале 60-х годов, были посвящены поискам способов повышения эффективности и продуктивности управленческого труда.

Возникновение интереса к командному подходу связано со следующими тенденциями:

• 1. Современные организации обладают ярко выраженными тенденциями к усложнению и увеличению своего структурного и функционального состава, что требует внедрения более эффективных организационных форм и методов коллективного управления, которые позволили бы минимизировать время принятия управленческого решения и одновременно повысить его качество, т. е продуктивность, целесообразность и своевременность. Ситуацию можно разрешить за счет создания хорошо сформированной управленческой команды, улучшающей решение крупных и междисциплинарных проблем.
• 2. Почти все успешно развивающиеся и обладающие высокой конкурентоспособностью фирмы и корпорации и в нашей стране, и за ее пределами строят свое развитие как на основе удовлетворения запросов потребителей настоящего времени, так и потребностей завтрашнего дня, создавая отделы новой техники проблемно-перспективные лаборатории и т. д. Подразделения такого рода характеризуются повышенной подвижностью организационных структур — им свойственна «меняющаяся геометрия», зависимая от смены задач (переход сотрудников от проекта к проекту, приглашение внешних экспертов и исполнителей, создание временных отделов и т. п.) Успешное функционирование их основывается, в частности, на повышении инновационных способностей исследовательской группы за счет создания «поля идей», атмосферы творческого поиска, а также коллектива единомышленников, принимающий на себя ответственность за перспективы развития организации вместе с администрацией, что по сути является проявлением командного подхода в инновационном менеджменте.
• 3. Рассматривая производительность организации следует отметить, что дальнейшее увеличение производительности управленческого труда зависит от осознания сотрудниками организации того факта, что они связаны с созданием коллективного продукта труда. Принадлежность отдельного сотрудника к «философии общего дела», т. е. выработка «духа командности», имеет огромное значение как мотивирующий фактор для повышения производительности организации в целом.
• 4. Понимание сотрудниками правил командной игры определяет быстрое и эффективное решение таких ситуаций, как нечеткое распределение обязанностей при реализации проекта, повышение мотивации занятия предметной деятельностью и осознание причин низкого личного вклада конкретного члена группы, устранение межличностных трений и других, в которых происходит столкновение личных мотивов и нужд организации.
• 5. Признание самого существования командного подхода связано с последними исследованиями в области развития организации и представлениями о последней, как об обладающей особой культурой, ценностями, символическими ритуалами. «Социотехническая модель организации» как микромодель человеческой цивилизации наиболее полно отражает реальные процессы и действительность.