Рекомендации по совершенствованию организации личного трудового процесса и планирования рабочего времени у руководителя

Для эффективной работы руководителю Бюро СМЭ следует обратить внимание на образ жизни и здоровье. Из-за специфики работы происходит ухудшение работы, этому способствуют следующие обстоятельства:

• -стрессовые ситуации
• -перегрузки на работе
• -нарушения режима труда и отдыха, принимающее систематический характер
• -малоподвижный образ жизни
• -дефицит времени для занятий спортом
• -постоянная стимуляция организма с помощью чая, кофе, табака и т. д.

Даже самое высокое искусство управления организацией оказывается бесполезным, если здоровье руководителя небезупречно Одинцов А. А. Менеджмент организации: введение в специальность: Учебное пособие для вузов. — М.: Издательство «Экзамен», 2004. -С. 157.

Для того чтобы организовать и использовать время более продуктивно, руководителю Бюро Судебно — медицинской экспертизы нужно избавиться от следующих ошибок в организации своего труда:

• 1. Перенос принятия решения на завтра. Данная ошибка обусловлена нерешительностью, неуверенностью. Поэтому эту проблему нужно решать не откладывая. В такой ситуации целесообразны письменные формулировки ближайших задач, определение сути проблем, а также построение «дерева целей».
• 2. Выполнение работы не до конца. Намного полезнее начать и завершить несколько дел, чем начать и не доводить до конца множество дел. К тому же, нерешенные проблемы приносят чувство неудовлетворенности.
• 3. Стремление все сделать сразу. Нужно, прежде всего, убрать все папки: на столе должно находиться только то, что относится к определенному вопросу.
• 4. Стремление все сделать самому. Задача руководителя — планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечивать на этой основе решение главных задач.
• 5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными, что затрудняет решение многих проблем и способствует возникновению ненужного личного соперничества. Для борьбы с этой проблемой необходимо иметь четкие должностные инструкции. Они должны определять права, обязанности и ответственность каждой службы каждого работника в организации.
• 6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, это привычка многих руководителей. Задача руководителяустановить объективные причины неудачи.
• 7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы.
• 8. Убеждение руководителя в том, что эффективная организация его личного свободного времени в принципе невозможна, так как она зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств Резник С. Д. Управление кафедрой. Учебник. — М.: Издательство «Инфра — М», 2008.-С. 464−465.

Для успешного планирования можно воспользоваться составлением собственной методики планирования, основанной на биологических часах. Биологические часы — это своеобразный механизм, вмонтированный в человеческое существо Биологические часы [Электронный ресурс]. — URL: http://www.time-manage.com/biologicheskie-chasyi.html (дата обращения 20.03.2013). Биоритмы человека вырабатывались на протяжении миллионов лет и являются одной из форм приспособления к условиям существования на нашей планете.

Суточные биоритмы каждого человека исключительно индивидуальны и колеблются от двадцати двух до двадцати пяти часов, т. е. у каждого человека свои индивидуальные биологические часы. Далее представлена работа биологических часов человека:

С 8.00 до 10.00 кровяное давление повышается, эластичность сосудов снижается, кровь сгущается и сердцу становится тяжелее ее перекачивать. По мнению ученых, в этот период не стоит перенапрягаться и желательно перенести физические нагрузки.

С 10.00 до 12.00 мозг работает продуктивнее, значительно повышается концентрация внимания. В этот период необходимо выполнять самую напряженную и ответственную умственную работу.

С 12.00 до 16.00 биологическая активность организма снижается, работа головного мозга замедляется, внимание рассеивается.

С 16.00 до 18.00 физическая активность организма снова повышается. В то же время для таких видов деятельности, которые требуют повышенной концентрации внимания, более приемлемым является время с 10.00 до 12.00.

С 18.00 до 20.00 температура тела становится выше утренней. Человек находится на пике биологической активности.

С 20.00 до 22.00 наступает время подготовки ко сну. С наступлением темноты усталость у жаворонков и сов проявляется в разное время. Свет самый важный и самый нужный фактор для биологических часов. Утром он помогает проснуться, а вечером замедляет процесс подготовки организма ко сну.

С 3.00 до 6.00 биологические часы становятся наименее активными. Температура снижается, давление понижается, а плотность крови повышается.

Биологические часы — очень сложный и невероятно точный механизм. Но, к сожалению, человек далеко не всегда прислушивается к своим биоритмам.

Биологические часы позволяют любому человеку наиболее эффективно подходить к планированию рабочего времени, планированию отдыха и самоорганизации. Нужно просто прислушиваться к своему организму. Вследствие анализа работы биологических часов, можно составить индивидуальный график работы.

Для успешного планирования времени руководителю Бюро СМЭ КЧР предлагается синтезировать несколько методов по управлению временем, исходя из того, что его работа состоит из практической и методической.

За основу предлагается взять метод АВС, основанный на законе Парето, так как это проверенный метод, с помощью которого многие руководители планируют свое время.

Также, дела стоит распределять по принципу Квадранты Кови, из которой следует, что дела следует распределять на 4 группы: важное и срочное; важное и срочное; важное, но не срочное; не важное, но срочное; не важное, не срочное Квадранты Стивена Кови — эффективный метод планирования [Электронный ресурс]. — URL: http://blog.tehpod.com.ua/index.php/entry/kvadranty-stivena-kovi-effektivnyj-metod-planirovaniya (дата обращения: 27.01.2013).

Итак, для руководителя мы предложили комбинирование методов вместе с планированием времени, основанным на работе биологических часов, так как этот механизм заложен в людях с рождения и играет важную роль в жизнедеятельности человека.

В процессе исследования выяснилось, что руководитель против постоянного планирования всей своей работы, аргументировав это рядом причин. Самоменеджмент не даст гарантии эффективности работы из-за того, что каждый из методов имеет свои недостатки. Всевозможные инструменты по планированию времени не решают всей проблемы неэффективности работы. Однако, если нет цели и приоритетного направления, если человек (или компания) не может ответить на вопрос «Как и где ему пригодится этот навык?», то в итоге результат достигнут не будет.

На новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами. Однако количество задач в современном офисе стремительно растет, а поток информации постоянно усиливается, поэтому просто планированием задачу управления временем не решить Недостатки методов тайм — менеджмента [Электронный ресурс]. — URL: http:// www.timesaver.ru/articles/a1760.php (дата обращения 5.02.2013).

И. Адизес, один из мировых экспертов в области улучшения производительности организаций, говорил о пользе «ничегонеделания». Ничегонеделание дает время вспомнить прошлое; провести обзор того, чем человек занимается и проанализировать, стоит ли продолжать этим заниматься. Сразу становится очевидны ценности и бесполезность какого — либо занятия Ицхак Адизес о пользе ничегонеделания [Электронный ресурс]. — URL: http://www.60minut.info/Adizes-worldwide (дата обращения 17.02.2013).

Создание системы шагов как метод тайм-менеджмента нацелен на обретение контроля над жизнью. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает последовательность шагов, которая может снизить уровень стресса и создать иллюзию спокойствия. Однако у любой системы есть свои ограничения. Система Дэвида Аллена не дает возможности время от времени смотреть на свою жизнь со стороны, она как колея задает направление движения, из которого потом сложно вырваться.

Управление временем — это очень сложный процесс, хотя и кажется, что все понятно и легко. Очень важно при усовершенствовании собственных навыков планирования и выполнения запланированного уметь переключаться от большого к малому — это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На верхних «этажах» — в стратегических целях — уметь ставить такие цели, которые другим людям могут показаться слишком дерзкими. Очень часто люди не ценят именно простые, но сильные решения, которые, повторяясь ежедневно сотни и тысячи раз, если просуммировать общий эффект за год, дают колоссальный результат Недостатки методов тайм — менеджмента [Электронный ресурс]. — URL: http://www.timesaver.ru/articles/a1760.php (дата обращения 21.03.2013).

Были рассмотрены оптимальные приемы и методики планирования рабочего времени для руководителя Бюро СМЭ КЧР. Самыми эффективными, по нашему мнению являются АВС — анализ, основанный на правиле Парето, метод «Альпы», метод, основанный на правиле Эйзенхауэра, а также «Дневник времени». Для достижения наилучшего эффекта их следует комбинировать. С существующими недостатками тайм-менеджмента на новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами.

В данной главе были рассмотрены самые подходящие методы по планированию рабочего времени руководителя Бюро СМЭ КЧР. Для того чтобы организовать и использовать время более продуктивно, руководителю Бюро Судебно — медицинской экспертизы нужно избавиться от ошибок в организации своего труда. Для успешного планирования можно воспользоваться составлением собственной методики планирования, основанной на биологических часах. Биологические часы — это своеобразный механизм, вмонтированный в человеческое существо. С помощью анализа работы биологических часов, можно составить индивидуальный график работы. Для успешного планирования времени руководителю Бюро СМЭ КЧР предлагается синтезировать несколько методов по управлению временем, исходя из того, что его работа состоит из практической и методической. За основу предлагается взять метод АВС, основанный на законе Парето, так как это проверенный метод, с помощью которого многие руководители планируют свое время. Исходя из обстоятельств, эти методы могут комбинироваться вместе с планированием времени, основанным на работе биологических часов, так как этот механизм заложен в людях с рождения и играет важную роль в жизнедеятельности человека.