Выявление и анализ проблем

В основе рационального решения лежат на наитие или прежний эмпирический опыт, а объективный анализ условий, в которых организация действует в настоящий момент, и которые предположительно будут иметь место в перспективе. Такое решение готовится и принимается в несколько этапов, обычно на основе плана.

Процесс разработки и принятия рационального решения начинается с анализа неупорядоченного массива данных об общей ситуации (чем он стабильнее, тем легче анализ осуществлять). В результате выявляются границы, в которых существуют проблемы (так называемое проблемное поле) и проявляются их симптомы (ничего не объясняющие признаки).

Выявленные проблемы ранжируются по степени срочности и важности, с тем чтобы выявить главную из них. Сразу сделать это часто бывает не менее сложно, чем найти пути их решения. Приходиться отделить реальные проблемы от мнимых, важные от второстепенных, четко обозначившиеся от слабо выраженных.

Главную проблему необходимо всесторонне описать, оценить значение организации и определить необходимый уровень принятия решения (оно принимается там, где это может быть сделано наиболее квалифицированно, или там, где проблемы возникают).

Причинами возникновения проблем чаще всего бывают:

• — во-первых, неверные принципы и условия деятельности. Например, излишне высокая заработная плата может привести к нехватке финансовых ресурсов для развития организации;
• — во-вторых, ошибочные критерии оценки. Завышенные покажут наличие проблемы там, где ее нет, а заниженные, наоборот, преуменьшат ее реальное значение;
• — в-третьих, случайные или умышленные нарушения в процессе достижения поставленных целей;
• — в-четвертых, непредвиденные обстоятельства, например стихийные бедствия, техногенные катастрофы, политические катаклизмы;
• — в-пятых, неполнота знаний о ситуации, создающей проблему.

Обычно ее обусловливают несколько факторов, из которых известна лишь часть.

Чтобы выявить конкретные причины возникновения проблем, необходим причинно-следственный анализ, исходящий из того, что изменения в одном элементе ситуации (причина) порождают соответствующие перемены (следствия) в других.

Объектами причинно-следственного анализа могут быть обоснованность стандартов, наличие случайностей и проч.

Предпосылкой причинно-следственного анализа является правильная классификация проблем, основными признаками которой могут быть:

· степень важности, предопределяемая влиянием проблемы на текущее и будущее положение организации.

Влияние важных проблем, например, нехватки средств для инвестиций, устаревшей структуры производственного аппарата, является решающим. В то же время от малозначительных, скажем, от отсутствия денег для своевременной выплаты премий, как говориться, не умирают.

Поэтому здесь очень важно установить иерархию проблем, что помогает четко сформулировать цели решения;

• · масштабность. Характеризуется числом лиц, кого проблемы затрагивают кому их приходиться решать;
• · величина риска, порождаемого существованием проблемы, которой измеряется потерями от возможных нежелательных последствий (это могут быть, например, цепочки новых проблем, обусловленных прежними решениями).

Риск порождается нехваткой времени на подготовку и принятие решений, отсутствием информации, недостаточным пониманием проблемы, неопределенностью будущего. Он возможен на этапах и подготовки, и принятия, и реализации решения;

· степень срочности, т. е. настоятельности немедленного решения.

Считается, что немедленно решать нужно до 80% возникающих проблем, еще 15% можно не торопясь обсудить, а 5% проблем решения вообще не требуют;

• · структурированность и формализация;
• · возможность решения. Как считают специалисты, 25% проблем нельзя решить в принципе; 15% - лишь в данных условиях, скажем, из-за нехватки средств; для решения 10% проблем препятствий не существует и это может быть сделано в любой момент; 50% проблем относят к мнимым.

Успех причинно-следственного анализа предопределяют правильная интерпретация обнаруженных факторов, учет имеющегося опыта, обсуждение проблемы всеми, кого она в той или иной степени касается или кто прежде сталкивается с ней.

Следующим этапом поиска рационального решения является анализ самой проблемы. Поскольку он может потребовать немалых затрат времени, сил и средств, здесь, как и впоследствии при поиске вариантов решения, необходимо вовремя остановиться и прекратить исследования, не дающие ничего принципиально нового, но сопровождающиеся ростом затрат в геометрической прогрессии.

В то же время в проблеме нужно всегда разбираться до конца. Ее недопонимание опаснее, чем вполне непонимание, ибо влечет за собой активные действия, результаты которых невозможно предугадать.