Общие и специальные функции менеджмента

Слово «функция» означает деятельность, работу, обязанность. Функции, осуществляемые при производстве материальной продукции, делятся на исполнительные и организаторские, или функции управления. Исполнительские функции выполняются работниками в соответствии с конкретным заданием и своей квалификацией.

При выполнении любой управленческой функции осуществляется синтез (объединение) работников для выполнения поставленных задач, координация их деятельности. Вот этот элемент синтеза в управленческой деятельности и отличает функции управления от функций исполнительских. Функции управления производством представляют собой относительно самостоятельный вид синтезирующей деятельности людей, обусловленный наличием разделения труда в управлении производством. Относительность этой самостоятельности заключается в том, что любое управленческое решение и действие подчинено конечной цели управления.

Функции управления можно квалифицировать по различным признакам. Удобнее их разделить на функции общего и специализированного управления.

Функции специализированного управления делятся на три группы:

• — технологические функции предусматривают разработку рациональных систем производства продукции, технологии ее создания, переработки, хранения и транспортировки;
• — обеспечивающие функции предусматривают выполнение требований технологии производства путем обеспечения его всем необходимым. Сюда относятся инженерное, материально-техническое, культурно-бытовое и хозяйственное обслуживание;
• — координирующие функции обеспечивают прогнозирование развития предприятия; производственно-экономическое и оперативно-техническое планирование; организацию производственных процессов и труда людей; управление, контроль и регулирование хода производства (оперативное управление).

Более подробно рассмотрим некоторые общие функции управления:

Планирование — функция управления, определяющая цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатывающие методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Планирование включает в себя и составление прогнозов возможного направления будущего развития объекта в тесном взаимодействии с окружающей его средой.

Планирование — это базовая, стартовая функция менеджмента. Именно с составления плана начинается деятельность любой организации.

Существует несколько разновидностей планов:

• — Стратегические (долгосрочные) планы составляются на период от 3 до 5 лет. Обычно в них содержится философия развития фирмы, а также наиболее общие цели, намеченные руководством.
• — Среднесрочные планы составляются на период в пределах одного года до трех лет. Содержат вполне конкретные цели и качественные характеристики.
• — Краткосрочные планы составляются на период в пределах одного года.

Организация — формирование структуры объекта управления и обеспечение его всем необходимым для нормального функционирования: персоналом, исходными ресурсами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. Организация как функция менеджмента это:

• — организационное проектирование — деление организации на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации целей организации. Этот процесс предполагает установление полномочий различных должностей, определение должностных отношений конкретных лиц.
• — организация процесса работы — включает в себя обеспечение нормального функционирования и взаимодействия различных подразделений организации при достижении запланированных целей.

Организационная структура является «продуктом» процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции.

Мотивация — основной элемент функции регулирования и представляет собой процесс стимулирования человека или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации. Это особый вид управленческой деятельности, имеющий целью активизировать людей, работающих в организации, и побуждающий их эффективно трудиться.

Стимулирование — процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование.

Контроль — количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

Контроль связывает воедино все функции управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации и переориентации. Контроль основывается на обратных связях.

Существует три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к началу работу. При этом проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.

Текущий является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируется работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами и нормативами.

Стандарты (нормативы) — критерии, по которым можно оценить результаты деятельности.

Существует три вида нормативов: натуральные, стоимостные и временные.

К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отнести смету предстоящих расходов. Временные стандарты определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

Измерения — самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопределяют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля стоит не только в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль.

Заключительный (итоговый) контроль с оценкой выполнения фирмой своих планов требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена, при этом могут быть два типа контроля: внешний и внутренний (самоконтроль).

Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать поведение работников ориентированными на нее, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей, что может к выдаче искаженной информации.

Контроль эффективен, если он носит стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, проводится своевременно и экономично.

Координация также является элементом функции регулирования, обеспечивающим достижения согласования в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Любой вид совместной деятельности людей подразумевает отношения между ними, т. е. обмен той или иной информацией.

Коммуникация — это процесс передачи и получения информации между двумя и более людьми.

Этот процесс следует назвать связующим. Именно он позволяет людям координировать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторым менеджерам обычно ведет не только к убыткам фирм и компаний, но и порой к полному прекращению их деятельности на рынке.

В соответствии с выработанными целями коммуникации можно подразделить на:

• — формальные, способствующие достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей;
• — неформальные, способствующие удовлетворению потребности людей в общении.

По направлению передачи информации коммуникации бывают:

• — вертикальные — между людьми, стоящими на различных управленческих уровнях;
• — горизонтальные — между людьми, находящимися на одном уровне управления.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, можно разделить на:

• — нисходящие, когда информация передаются от руководителя к подчиненному:
• — восходящие, когда информация передается от подчиненного к руководителю.

Также коммуникации следует подразделять на:

• — внутренние — организационные и межличностные — когда обмен информацией происходит внутри отдельно взятой организации, не выходя за ее пределы;
• — внешние, когда информация осознанно направляется за пределы организации (реклама и т. д.).

Для осуществления эффективной коммуникации необходимо наличие следующих элементов и процессов:

• — отправитель — сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;
• — кодирование — процесс предоставления информации в символической форме;
• — обращение — набор символов, передаваемых отправителем;
• — средства распространения информации — каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю (здесь следует отметить растущую сегодня популярность электронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т. д.);
• — расшифровка — процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;
• — получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;
• — ответная реакция — набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;
• — обратная связь — часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя;
• — помехи — появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений. В результате получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.

Необходимая информация или сообщение передается по каналу передачи информации в устной, письменной или наглядной форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации может быть:

• — односторонним, когда информация передается только в одном направлении;
• — двусторонним, когда информация передается в обоих направления.

В случаях, когда канал связывает боле двух людей или организационных единиц, следует говорить о наличии коммуникационной сети.

Основные принципы коммуникации:

• — важно не то, что говорит отправитель информации, а то, что понимает ее получатель;
• — ответственность за качество передаваемой информации всегда лежит на отправителе.

В любой фирме должны быть обеспечены условия для эффективной коммуникации.