Кадровая политика организации

Политика организации — система правил, в соответствии с которыми ведет себя система в целом и по которым действуют люди, входящие в эту систему. Кроме финансовой политики, внешнеэкономической, политики по отношению к конкурентам и т. д. любая организация разрабатывает и осуществляет кадровую политику. Такой подход на Западе характерен для крупных частных компаний и системы государственной службы: именно в этих организациях наиболее последовательно реализуется принцип соответствия кадровой политики и стратегии развития организации.

Компания «Бауцентр» ставит перед собой все новые цели, для достижения которых требуется увеличение ресурсов, в том числе и трудовых. Компания ценит в своих сотрудниках честность, порядочность, профессионализм, ответственность, целеустремлённость, умение работать в команде.

Основу кадровой политики составляет взаимная заинтересованность компании и работника. Принимая новых сотрудников, компания настраивает их на то, чтобы они связали свою трудовую деятельность на долгие и долгие годы с «Бауцентром».

Кадровая политика «Бауцентр» включает разработку общих принципов и определение приоритетов целей в области управления персоналом; планирование потребности в трудовых ресурсах и путей формирования штатов; создание поддержку системы движения кадровой информации; определение принципов распределения средств; обеспечение эффективной системы стимулирования труда; политику развития персонала.

К функциям отдела кадров относится принятие и увольнение сотрудников, составление различных приказов и табеля рабочего времени, оформление, текущей учет документации по движению кадров, нормативный контроль по КЗОТу правильных формулировок приказов и распоряжений по отделу кадров, получение и ведение дополнительной информации о работнике, не нормативный по отделу кадров, но на сегодняшний день закрепленный за ним (это данные о пенсионерах, инвалидах, и т. п.) и т. д.

Принимая сотрудника на работу, фирма заключает с ним трудовой договор, в котором содержится информация различного рода, например: какого числа он был принят на работу, в качестве кого, размер его заработной платы, табельный номер сотрудника, условия работы, информация о том сколько раз он может уходить в отпуск, оплачиваемый ли больничный, проезд или отпуск и т. д.

После официального принятия на работу на сотрудника заводится личная карточка. Личная карточка может содержать фамилию, имя и отчество сотрудника, его дату рождения, паспортные данные, место прописки и проживания, состав семьи и т. д.

В течение работы сотрудник может ездить в командировки, ходить на курсы повышения квалификации, уходить в отпуска, болеть, так же сотрудник может быть материально ответственным лицом, увольняться. На всё вышеперечисленное составляются специальные приказы, которые содержат разного рода информацию.

Приказ об уходе сотрудника в командировку содержит в себе табельный номер сотрудника, место, куда он уезжает и время, за счет, чьих средств и т. д.

Приказ об уходе на больничный составляется отделом кадров в том случае, если сотрудник был в этот момент в отпуске. В противном случае больничный регистрируется вручную в специальном журнале.

Приказ о повышении квалификации называется переводом. Фирма может, как сама отправлять сотрудника на курсы, так и сотрудник может самостоятельно их посещать. В последнем случае сотрудник обязан будет представить специальный документ, который будет свидетельствовать о том, что данный человек действительно прошел эти курсы.

На основании командировок, больничных и отпусков отделом кадров составляется табель рабочего времени. Табель рабочего времени представляет собой список всех сотрудников, с указанием занимаемых ими должностями, число дней, которое сотрудник должен был отработать, число фактически отработанных сотрудником дней, число выходных и количество дней в которых сотрудник был в командировках, отпусках или болел. Табель рабочего времени составляется раз в месяц.

Увольнение сотрудника происходит либо на основании личного заявления сотрудника, либо из-за нарушения правил трудового договора. После официального подписания приказа сотрудник обязан отработать на данном предприятии еще две недели.

Функциональное управление — координация по бизнес — направлениям и направлениям поддержки и контроля в рамках компании в целом. Функциональная координация является дополнительным механизмом управления, обеспечивающим экспертную проработку управленческих решений на стадии их подготовки.

Главными контрольными службами в компании «Бауцентр» являются служба внутреннего контроля и внутреннего аудита. Учитывая специфику решаемых этими службами задач, они должны иметь статус высшего исполнительного органа либо находиться в ведении наблюдательного органа управления акционерным обществом, в зависимости от того, какой из этих органов не по юридическому статусу, а фактически имеет реальную власть в управлении данной коммерческой структурой и несет всю полноту ответственности за ее деятельность. При этом в любом случае служба внутреннего аудита должна находится в подчинении первых руководителей этих органов управления.

Управляющий имеет право представительствовать от имени компании, представлять интересы компании «Бауцентр» во всех российских учреждениях, заключать трудовые договора с работниками компании, выдавать доверенности, издавать приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками фирмы. Управляющий руководит предприятием в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местными бюджетами, государственными внебюджетными, социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, а также хозяйственных и трудовых договоров. Защищает имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

Заместитель управляющего компании «Бауцентр» организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции и получения максимальной прибыли. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств. Определяет источники производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск и разрабатывает предложения по его уменьшению. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, определяет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг. Проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Осуществляет контроль за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, правильным расходованием денежных средств.

Отдел бухгалтерии компании «Бауцентр» состоит из пяти человек: главный бухгалтер, 4 бухгалтера.

Главный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии объединения, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности и проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно Управляющему компании.

Бухгалтера непосредственно подчиняется главному бухгалтеру и выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, результатов финансово — хозяйственной деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т. п.). Осуществлять прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливать к счетной обработке. Производить начисление и перечисление налогов в бюджет и внебюджетные фонды, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы персонала и других выплат и платежей. Подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Служба отдела кадров компании занимается учетом личного состава и посредничеством с администрацией. Начальник отдела выполняет функции по управлению персоналом.

IT отдел следит за работой всей технической базой и устранят возникшие ошибки и поломки при работе сотрудников.

Директор конкретного магазина организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, выплату заработной платы в установленные сроки. Поручает ведение отдельных направлений деятельности другим лицам. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использовании правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

Начальники всех отделов осуществляют сбыт продукции компании на рынке. Осуществляют контроль за: работой сотрудников своего отдела, материально-техническим обеспечением организации, создает благоприятных условий для реализации целей отдела, правильность подготавливаемы договоров для клиентов, подготавливает дневные, недельные, месячные и квартальные отчеты. Анализирует и разрабатывает наиболее эффективные методы продаж и рекламы, организует рекламу в средствах массовой информации и на телевидение.

Анализируя организационную структуру компании «Бауцентр» можно отметить, что организационная структура представляет собой линейно-функциональную структуру. Управление централизовано. Члены организации каждой из низших ступеней управления находятся в отношении непосредственного линейного подчинения к руководителю следующего, более высокого уровня. Каждый работник в линейной структуре подчинен и подотчетен только одному линейному руководителю. Управление централизовано, но структура построена по продуктовому региональному признаку. В основе выделения подразделений организаций лежит основанная на тех или иных принципах группировка различных видов ее деятельности.

На данном этапе функционирования предприятия организационная структура удовлетворяет требованиям эффективной работы. Поскольку предприятие имеет хорошие резервы для расширения сферы деятельности, но не во всех подразделениях в связи с отсутствием отдельного сотрудника занимающегося управлением персонала. Эти обязанности в данный момент лежат на начальнике отдела кадров. Что приводит к некоторым проблемам в этой области. Поэтому возможно и нужно изменение и организационной структуры организации.

Численность работников компании в 2011 г. увеличилась по сравнению с предыдущим годом на 7 человек или 28,0%. Рост среднесписочной численности персонала связано с увеличением объема продаж, увеличением доли на рынке спроса на кредитную продукцию, предлагаемую предприятием. Уровень численности руководителей остался прежним. В связи с тем, что количество специалистов и внешний персонал увеличилось в 2012 году по сравнению с 2011 г. соответственно на 111,1% и 41,2%, то среднесписочная численность увеличилась на 8 человек или на 25,0%.

Проанализируем структуру кадров — по возрасту, стажу работы, уровню и профилю образования и выявим степень соответствия с занимаемой должностью каждого работника.

Средний возраст штатных сотрудников организации составляет 32 года. Для получения более полной картины приведем следующую группировку возраста сотрудников предприятия в виде таблицы.

Возрастная структура персонала предприятия неоднородна. На возрастную группу от 20 до 29 лет приходится наибольшая процентная доля — 47%, меньший процент приходится на возраст 40−49 лет — 18%. Сотрудников моложе 20 лет и старше 50 — нет.

Рассматривая возрастную структуру кадров по категориям, надо отметить, что среди руководителей преобладает возраст 20−29 лет — 50% и 30−39 лет — 50%, здесь средний разбег руководителей в молодом возрасте. Среди специалистов наибольшая доля 52,6% относится к возрастной группе 20−29 лет. Это говорит о том, что компания заинтересована в молодых специалистах. Из динамики возрастной структуры персонала видно, что с каждым годом происходит омоложение персонала, руководители заинтересованы в молодых специалистах. Так, в 2010 году в возрасте 20−29 лет было 32,2% внешний персонал и специалистов, а в 2012 году — уже 47%.

Ранжируя образовательную структуру персонала, можно отметить, что наибольший процент выпадает на работников со средне — специальным образованием — 45% от общей численности персонала, далее с высшим образованием — 33%, со средним образованием — 22%. В целом, уровень образования достаточно высокий.

Таким образом, преобладающее большинство составляют работники со средним специальным образованием.

Интерес представляет классификация, отражающая взаимосвязь должности с уровнем образования. Так, для внешнего персонала достаточным является среднее и средне — специальное образование в зависимости от специальности. 45,8% внешнего персонала имеют среднее и 54,2% средне — специальное образование. Численность внешнего персонала, имеющих неполное среднее образование отсутствует. Для специалистов и руководителей предъявляются особые требования к образованию.

Использование персонала должно отвечать целям организации, обеспечивать строгое соблюдение законодательства о труде в процессе этой работы. Также система использования персонала в организации должны быть такой, чтобы работники могли давать наибольшую отдачу на своем рабочем месте. Значение фактора соответствия возросло в условиях рыночного хозяйства в связи с ужесточением условий работы, распространением компьютерной и информационной технологии. На предприятии далеко не все специалисты владеют необходимыми знаниями и навыками работы на ПК.

Современное производство, условия работы с техникой предъявляет к исполнителю и профессионально-квалификационные требования, но и необходимость повышенного внимания, нервно-психологической выносливости. Это необходимо в связи с риском профессиональных заболеваний, производственного травматизма.

Неблагоприятные условия и плохая организация труда оказывает воздействие на работоспособность человека. Также очевидно, что по мере того, как производственные системы становятся все более автоматизированными и сложными, возрастает вероятность ошибок, допускаемых человеком. При этом в большинстве случаев действия работников оказываются неправильными из-за низкой квалификации человека.

Проблему можно решить или смягчить только в том случае, если грамотно и полно будет учитываться человеческий фактор, благодаря чему можно обеспечить эффективное и надежное взаимодействие человека с машиной. Проанализировав проблему несоответствия квалификации требованиям рабочего места, можно сделать вывод, что комплексное радикальное решение проблемы заключается в создании системы обучения персонала. Получить высокие результаты в управлении организацией можно только в том случае, если люди, работающие на предприятии, обладают знаниями, умениями, необходимыми для того, чтобы их усилия были эффективными и результативными. Обучение обеспечит развитие их умений и навыков, что играет объединяющую роль в достижении организацией основных стратегических целей. Важнейшим показателем стабильности рабочей силы и преданности сотрудников организации является показатель продолжительности работы в ней.

Анализируя, видим, что наибольший процент 43,6 приходится на работников, проработавших до 1 года в 2011 году. Стаж работы 1−2 года в 2010 г. составляет 32,3%, в 2011 г. — 30,8%, в 2012 г. — 34,7%. Стаж работы свыше 2 лет в 2010 г. — 29%, в 2011 г. — 25,6%, в 2012 г. — 24,5%. Сокращается доля работников, проработавших в организации наибольшее количество лет.

Среднестатистический портрет уволившегося можно описать следующими характеристиками: рабочий со средним образованием, мужчина в возрасте 42 лет, со стажем работы в данной фирме 1,5 года, уволился по собственному желанию из-за отсутствия заинтересованности руководителей в профессиональном обучении.

Проанализируем движения кадров на предприятии.

Текучесть является одной из наиболее распространенных организационных форм подвижности кадров.

К текучести относится как увольнение по собственному желанию, так и увольнение по инициативе администрации в связи с прогулами работников, систематическими нарушениями трудовой дисциплины и др.

Коэффициент текучести кадров находится по формуле:

К_тк = (Ч_ув / Ч_ср)100 ,.

где Ч_ув — численность уволенных за период работников за прогулы, по собственному желанию, за нарушение трудовой дисциплины Ч_ср — среднесписочная численность работников за период Исходные данные для расчетов:

За 2010 год уволилось 6 человек принято 12.

За 2011 год уволилось 7 человек принято 17.

За 2012 год уволилось 10 человек принято 20.

В настоящее время показатель текучести в компании «Бауцентр» находится на высоком уровне.

По сравнению с 2011 годом в 2012 г. текучесть кадров повысилась на 2,5%. Скачок произошел из-за большой текучести внешнего персонала. Так в 2011 г. коэффициент текучести внешнего персонала составлял 14,3%, а в 2012 г. увеличился до 16,5%.

Анализируя мотивы увольнений в Банке в 2012 г. замечаем, что по инициативе администрации увольняют работников за несоответствие должности 30%, не выполнение сотрудником дополнительного задания руководителя 27%, отсутствие работника на рабочем месте без уважительной причины 15%. По инициативе сотрудника главными мотивами являются: отсутствие перспективы профессионального роста и развития карьеры — 25%, отсутствие заинтересованности руководителей в профессиональном развитии, обучении — 25%, отсутствие стимулирования персонала на достижение и развитие способностей — 25%, а так же несоответствие заработной платы профессиональному уровню работника — 13%, недостаточная оценка персонала — 13%. Причем по инициативе сотрудников происходит больше увольнений, чем по инициативе администрации.