Планирование рабочего времени менеджера как основное направление улучшения его использования

Если методы изучения использования рабочего времени и методики анализа использования рабочего времени индивидуальны у разных авторов, то все они утверждают одно — время необходимо планировать.

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:

• — либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
• — либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий). [5, с. 44−45]
• — планирование времени позволяет руководителям и специалистам:
• — критически осмыслить собственные цели и найти более эффективные способы их реализации, позволяющие не только своевременно с ними справиться, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем;
• — сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необходимости; оценки последствий в случае отказа от выполнения; оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи;
• — сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание. [3, с. 430]

Важнейшими составляющими управления временем являются:

• · Планирование
• · Реализация плана
• · Мониторинг и контроль
• · Взаимодействие с другими людьми

Планирование это основа любой производственной деятельности. Она включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставления, консультации и, наконец, разработку самого плана.

Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются все решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая — это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой менеджера и его собственными действиями. Вторая — это задачи, выполнение которых сопряжено с другими людьми.

Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть простой или сложной (сопряжено с множеством дополнительных операций).

Взаимодействие с другими людьми. Люди — это основа основ деятельности менеджера. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планерках. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени менеджеров. [9, с. 221 — 222].

Существую следующие виды планирования:

• — Долгосрочное (3 — 5 лет). План-график основных дел на несколько лет. Задачи распределяются по срокам начала и окончания определенных работ. Записи делаются с разбивкой по годам или полугодиям.
• — Среднесрочное (1 — 3 года) Составление планов на год. Составляется перечень наиболее важных работ года, устанавливаются сроки их начала и окончания. Такой план представляет собой конкретную расшифровку на данный год перспективного плана, а также проекты планов на будущий год, промежуточные сроки выполнения работ, рассчитанные на несколько лет, новые работы, которыми придется заниматься именно в планируемом году. Некоторые сроки могут быть приблизительными, но впоследствии уточняются в рабочем порядке.
• — Краткосрочное (1неделя — 3 мес.) Составление планов на неделю. Строится на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с графиками работ дня, недели. Обязательно рассчитывается временная продолжительность работ.

Планирование основывается на следующих принципах:

• · Реалистичность
• · Системность
• · Последовательность
• · Перспективность
• · Оптимальность
• · Гибкость
• · Учет масштаба времени

Правила планирования рабочего времени:

• 1. План составляется на определенную часть времени. Лучше всего пользоваться соотношением 60:40 (60% времени планируется; 20% - управленческое, творческое время; 20% - резерв, помехи).
• 2. Анализ вида деятельности и расхода времени. Это позволяет иметь ясное представление о том, на что расходуется рабочее время, является основой для расчета его будущей потребности. Для этого используются различные методики анализа использования рабочего времени.
• 3. Сведение задач в единый план действий. В плановом периоде должны быть перечислены все работы. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, среднеи краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.
• 4. Восполнение потерь времени. По возможности нужно сразу восполнять потери времени.
• 5. Письменная форма. Планы удобно составлять в формулярах, на карточках.
• 6. Перенос несделанного. Невыполнимые задачи можно перенести в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.
• 7. Фиксация результатов вместо действий.
• 8. Установление временных норм. В плане нужно установить именно столько времени на дело, сколько оно требует.
• 9. Срок исполнения. Точные сроки исполнения приучают к самодисциплине, устраняют нерешительность, медлительность.
• 10. Установка приоритетов. Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени.
• 11. Делегирование дел. С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
• 12. Согласование временных планов. Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

Техника планирования личного времени менеджера:

• — Анализ бюджета времени
• — Составление списка планируемых дел
• — Определение времени для выполнения планируемых дел
• — Сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями.
• — Составление списка дел на год
• — Составление тематического списка дел на месяц
• — Составление плана действий на неделю
• — Запись текущих дел и составление рабочих планов на день [9, с. 228] Следует заметить, что подробный план, отлично подходящий одному человеку, может быть совершенно не удобен для другого. Важно не следовать тем методам, которые Вам не подходят. Попробуйте выбрать для себя один из предложенных нами испытанных методов. После того как Вы ими овладеете и уже приобретете некоторый опыт, приспособьте их под Ваши нужды, советует автор. [6, с. 58]

Очень важную роль в планировании своего времени играет планирование рабочего дня.

В процессе планирования необходимо помнить о принципе Паретто, который гласит: 80% затраченного времени на немногочисленные второстепенные проблемы дают лишь 20% итогового результата, и наоборот, 20% затраченного на важные проблемы времени дают 80% итогового результата.

Распределение приоритетности задач в планировании играет одну из важнейших ролей. Главным принципом определении приоритетности задач является ABC анализ: 15% времени — жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% — выполнение второстепенных задач; 65% — вспомогательные задачи, помехи и т. п.

Принцип Эйзенхауера поможет в текущем планировании дел. В отличие от АBC анализа, этот принцип не имеет вид пропорции. Суть его в том, что все дела делятся на 4 категории в зависимости от важности и срочности. Дела важные и срочные следует выполнять самостоятельно и немедленно, остальные можно делегировать.

В планировании рабочего дня одним из лучших считается метод Альпы.

Метод включает в себя 5 стадий планирования:

• 1. Составление списка заданий.
• 2. Оценка длительности выполнения заданий.
• 3. Резервирование времени в соотношении 60:40.
• 4. Принятие решения по приоритетам и делегированию некоторых дел.
• 5. Контроль (учет) несделанного.

Метод имеет 5 основных преимуществ:

• — Лучший настрой на предстоящий день
• — Четкое представление о задачах дня
• — Преодоление забывчивости
• — Концентрация на наиболее существенном
• — Уменьшение объема «бумажной работы».

При планировании рабочего времени необходимо воспользоваться «методом швейцарского сыра». Это означает, что в плане всегда необходимо оставлять резерв, для не сделанного во время ранее.

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами:

• — Календарем-ежедневником
• — Дневником времени
• — Компьютерной системой организации труда
• — Тайм-менеджером [9, с. 230 — 235]

Стоит упомянуть и об электронных органайзерах. Такой органайзер как правило маленьких размеров, зато обладает безграничными возможностями.

Карманный компьютер обладает следующими преимуществами.

• — Вы каждый раз можете стирать, менять, дополнять или даже полностью переписывать занесенную информацию. На бумаге же все исправления очень быстро становятся неясными.
• — Он отлично подходит для простого и ежедневного обеспечения безопасности данных (или их копий).
• — Всю информацию можно закодировать.
• — Возможно несколько вариантов сортировки информации: лишь при помощи одного клика Вы можете выстроить свои задания и дела в соответствии с приоритетами или же другими категориями (например, планом или жизненными ролями), а время от времени рассортировывать их по дате.
• — Карманные компьютеры обладают разными системами поиска. Например, можно искать информацию по темам (встречи, назначенные на эту неделю; встречи с г-ном Мейером; встречи по поводу проекта А).
• — Вы можете объединиться в одну сеть карманных компьютеров с Вашими коллегами (это позволит планировать совместные встречи, облегчит поиск
• — свободного времени в календаре Ваших коллег, облегчит совместную работу над документами).
• — Вы можете объединять самую различную информацию.

Важным является и планирование своего свободного времени. Так называемый «тихий час» может значительно повысить Вашу производительность. Или можно посвятить это время заданиям группы «В», что бы не терять их из виду. Необходимо продумать, как сообщить коллегам и окружающим, что бы в это время вас не беспокоили: можно повесить табличку «не беспокоить», а телефон поставить на автоответчик.

Для планирования своего дня полезным будет знать кривую своей производительности. Производительность каждого человека напрямую зависит от ежедневного колебания его работоспособности. В общем, все люди делятся на «жаворонков» (рис. 3) и «сов» (рис. 4). Никакой из этих двух типов не лучше и не хуже другого, они различаются только временем наибольшей работоспособности. Самый высокий и самый низкий показатель работоспособности индивидуален для каждого человека. Сама же кривая производительности и ее колебания построены на основании обобщенных, среднестатистических показателей.

Однако после обеда снижение работоспособности наблюдается абсолютно у всех. Тот, кто пытается бороться с этим «упадком сил» с помощью крепкого кофе, должен знать, что таким образом он только продлит его. После обеда можно ненадолго вздремнуть (15 минут наиболее оптимальный вариант), пойти прогуляться или же посвятить полчаса физическим упражнениям. Все это кардинальным образом меняет кривую Вашей производительности и сполна окупается вновь приобретенной энергией во второй половине дня. Тот, кто может себе это позволить, должен делать подобную паузу и после ужина.

Знание кривой своей работоспособности помогает лучше распределять свои обязанности и позволяет работать с большей производительностью. Возможно, что Вы принадлежите к «жаворонкам» — этот тип теперь встречается гораздо реже, так как телевизор поменял наши привычки. Если Вы с утра легко просыпаетесь, чувствуете себя совершенно бодрым и сразу же идете на работу, то для выполнения самых сложных и важных дел, требующих к себе повышенного внимания и работоспособности, Вы должны прежде всего использовать утро и первую половину дня.

Если же Вы, наоборот, находитесь в лучшей форме по вечерам, тогда используйте это время для того, чтобы сконцентрироваться и работать без перерыва в течение нескольких часов.

Так же, для большей наглядности можно построить кривую отвлекающих факторов (рис.).

Телефонные звонки, посетители, пришедшие без предупреждения, незапланированные совещания, коллеги, которые хотят переговорить с Вами, — в определенное время дня подобные отвлекающие факторы учащаются. Все это очень хорошо видно на нижеследующем графике. При планировании своего дня нельзя упускать из виду эту кривую, считает автор. [6,с. 62−66].

Некоторым людям в силу типа характера или личностных черт достаточно сложно заставить себя планировать рабочее время. Что бы побороть свою лень можно воспользоваться календариком-пинариком. Данный календарь выглядит как обыкновенные календари в форме пирамидки из листа бумаги форматом А4. На одной из граней напечатан нарисованный в Excel календарь на год, но не просто на год, а еще и на всю прошлую и всю возможно-будущую жизнь. Он содержит:

• — Строка в основном прожитых лет.
• — Текущий год. Строка — месяц, с квадратиками дней.
• — Строка в основном будущих лет.
• — Несколько строк для перечня ключевых целей на текущий год.

Делаем табличку. Берем карандашик и ручками заштриховываем прожитые годы, а также прошедшие дни текущего года. Простым карандашом вписываем основные цели (сильно лучше не давить, все равно потом придется стирать). Ставим на рабочий стол. Каждый день зачеркиваем половину квадратика текущего дня, а вечером — весь квадратик. И так каждый день. Очень важно, чтобы календарик-пинарик находился перед глазами большую часть дня. Материализованные время и цели мотивируют к более эффективному использованию времени. [2, с. 35−36].