Рациональная организация рабочего места секретаря

Организация приёмной

Рабочее место секретаря является важным критерием организации трудового процесса. Оно должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на поиск необходимых предметов и вещей на рабочем месте. Секретарь — «лицо учреждения», следовательно, его рабочее место должно быть образцом правильной организации, ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря — приёмная — нередко судят о работе всего учреждения. Её планировке уделяется большое значение — от того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн интерьеров зависит общее впечатление от фирмы.

Приёмная обычно располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы легко можно было видеть всех входящих в приемную. Её общая площадь, где находится секретарь-референт, должна быть в пределах 12−16 кв. м.

Мебель приёмной. При выборе мебели для рабочего места секретаря учитываются те же критерии, как и при выборе любой офисной мебели:

• · габариты;
• · элементная наполненность;
• · дизайн, цвет (стилевое решение мебели для приемной руководителя диктуется либо общим стилем офиса и офисной мебели в данной компании, либо соответствием кабинету руководителя);
• · срок службы, гарантии и т. д.

В помещении приёмной должны находиться предметы и мебель, необходимые в работе секретаря и организации приёмной:

Вешалка для верхней одежды или гардероб (если таковой не предусмотрен в другой зоне);

Мягкая мебель с достаточным количеством посадочных мест;

Один или два журнальных столика;

Плазменный телевизор;

Кулер для воды;

Декоративные элементы интерьера (аквариумы, растения, эстампы и т. д.);

Стол секретаря;

Приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

Стул подъемно-поворотный (обязательно со спинкой и, желательно, с подлокотниками);

Оргтехника;

Сейф для хранения документов.

Рабочий стол секретаря. Рабочий стол может размещаться как вдоль стены, так и в углу. Главное — стол должен быть расположен так, чтобы секретарь видел всех входящих в приёмную. Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. На таких столах можно разместить дисплей, клавиатуру и процессор, сканер, принтер.

Высота рабочего стола должна быть желательно в пределах 68−73 см. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20−50%) и легко чиститься. Углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. рабочее секретарь организация трудовой Главное требование организации рабочего места — обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда. Поэтому всё, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было воспользоваться необходимым.

Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• 1. Движения работника должны быть более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;
• 2. Каждый предмет и средство труда должны иметь свое место (исходя из пт. 1);
• 3. Канцелярские принадлежности следует хранить в ящике стола (исходя из пт. 1);
• 4. Телефон, факс надо располагать слева, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую руку для записей или другой работы;
• 5. Документы, с которыми работает секретарь, следует расположить в зоне их видимости;
• 6. Для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике.

Следовательно, на рабочем столе или рядом с ним должны быть:

• — средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
• — средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование);
• — средства связи (телефон, телетайп, факс, средства оперативной диспетчерской связи);
• — средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы, сейф).

На столе для ПК следует расположить:

• — шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
• — средства составления и изготовления текстовых документов (диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка);

Так же важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться и, желательно, иметь замки. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции.

Например, выделяются ящики:

• — для бумаги и канцелярских принадлежностей;
• — для рабочих документов-справочников, каталогов и др.;
• — для папок с текущими документами и завершенными работами;
• — для папок с контролируемыми материалами;
• — личных вещей.

Рабочее кресло секретаря должно быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья, спинки и других элементов кресла должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

Дизайн приёмной. Если компания уже имеет свой разработанный корпоративный стиль, то именно его оттенков необходимо придерживаться для оформления приемной офиса. Над столом секретаря можно расположить логотип фирмы, часы или календарь. Также будут уместными фотографии на стенах, на которых запечатлены моменты из жизни офиса или же графика, или живопись с маленьким намеком на деятельность компании.

Но если у компании нет своего корпоративного стиля, то при организации приёмной стоит учесть следующие рекомендации:

• — Если солнце в кабинете бывает крайне редко, его стены лучше оформить в теплых тонах (желтый, кофейный, кремовый, нежно-зеленый), чтобы наполнить помещение светом и сделать его более просторным;
• — Для кабинетов, расположенных с солнечной стороны здания, лучше подобрать более холодные и спокойные оттенки (серый, синий, голубой, насыщенно-зеленый), они уравновесят помещение и сделают его комфортным для пребывания;
• — Не рекомендуются насыщенные холодные оттенки (синий, голубой, фиолетовый) и черные тона, так как они расслабляют, подавляют эмоции и даже могут стать причиной депрессии и плохого настроения;
• — Не рекомендуется использовать черный для оформления офиса, потому что он угнетает и создает мрачную атмосферу, но небольшие цветовые акценты в приёмной бодрят, стимулируют и повышают настроение.

Традиционно используются два варианта оформления офисной комнаты:

• 1. Стены, пол и потолок выполнены в сдержанных схожих тонах, цветовые акценты несут на себе предметы мебели, аксессуары, украшения, цветы.
• 2. Стены, пол и потолок окрашены в насыщенные цвета, мебель и аксессуары подбираются в тон.

Оба варианта хороши, но более комфортен для зрения первый — он не напрягает взгляд и не вызывает на себя повышенного внимания.

Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

Освещение рабочего места. Для создания светового комфорта в приёмной следует:

• — сделать правильный выбор источника света и системы освещения;
• — создать необходимого уровня освещенности рабочего места;
• — нейтрализовать эффект ослепления;
• — устранить блики;
• — обеспечить равномерное освещение.

Так же для создания более комфортного освещения вашего офиса следует учитывать цветопередачу Влияние спектрального состава источника света на зрительное восприятие цветных объектов., распределение яркости и уровень освещения Поверхностная плотность светового потока, падающего на площадку заданной величины.

Наименьшее утомление и напряжение глаз вызывает работа при естественном освещении, она же является наиболее благоприятной. Но в осенне-зимний период работа при таком освещении не возможна в течение всего рабочего дня. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение, при этом оно должно иметь одно направление с естественным освещением.

Более комфортным признано локальное освещение (создаёт световые зоны). Эти зоны могут состоять из настольной лампы и торшера, рассеивающего свет в потолок и из сочетания системы рассеянного офисного освещения с настольной лампой (она должна быть достаточно яркой и при этом обладать рассеивающим эффектом). Выбор локального освещения, с одной стороны, увеличивает комфортность среды, а с другой — обеспечивает максимальное энергосбережение.

Помимо создания комфортного освещения, светильники должны в своём количестве отлично вписываться в интерьер офиса, соответствуя общей стилистике.

Микроклимат рабочего места. Микроклимат влияет на функциональное состояние человека во время работы настолько широко, что его можно назвать одним из определяющих факторов работоспособности. Он характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха.

Наиболее комфортной для человека является температура 19−20. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 в холодное время, и минимальная влажность не должна быть ниже 25−30%, нормальная — в пределах 40−60%.

Необходимо обратить внимание и на чистоту воздуха. Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе являются озон, который выделяется средствам оргтехники, и пыль (на её частичках находятся споры, бактерии). При работе с бумажными носителями воздух наполняется различными токсическими веществами, которые проникают в организм человека и раздражают слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества попадают непосредственно в кровь через дыхательные пути или поврежденную кожу, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Следует использовать в приёмной живые цветы, так как они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализуют вредное воздействие техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Растения так же должны гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер рабочего места.

Для поддержания влажности и комфортной температуры на рабочем месте необходимо пользоваться кондиционером: одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 и выше.

Так же внимательно следует отнестись к покупке новой оргтехники: обязательно поинтересуйтесь у продавца, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.

Рабочее место секретаря — приемная. Именно здесь посетители ожидают приема их руководителем. И поскольку секретарь — лицо фирмы, представляющее ее, то секретарю важно сохранить порядок в приёмной, в том числе и на своём рабочем месте, и сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно. Для этого нужно правильно и рационально организовать своё рабочее место.

Список используемой литературы

• 1. Документационное обеспечение управления. Методическое пособие для студентов / сост. Н. П. Иванова. — М., 2011.
• 2. Журнал «Секретарь-референт» выходит с 2002 г.
• 3. http://www.homesovety.ru.
• 4. http://www.salon.by — Каталог мебели.
• 5. http://www.domdadom.ru — Ремонт, дизайн, мебель для дома и офиса.
• 6. http://www.modernlib.ru — Электронная библиотека.
• 7. http://fictionbook.ru — Онлайн библиотека.
• 8. clubsecretary.ru — Клуб профессиональных секретарей.
• 9. http://bizness-women.ru — Интернет журнал.