Письмо — предложение представляет собой заявление предприятия — продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.
В предложении обычно указываются наименование и вид предлагаемого товара, его количество и качество, упаковка, цена, условия платежа, сроки поставки и доставки и др. условия в зависимости от характера товара.
Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеют юридическую силу, и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.
Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым.
Срок действенности предложения — необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.
Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.
Ключевыми словами такого письма являются: «Предлагаем…», «Мы предлагаем…», «Направляем Вам предложение…». Если предложение делается по инициативе продавца, т. е. без получения запроса, уместна форма вежливости: «Разрешите Вам предложить…». При наличии запроса или устных договоренностей в начале письма обычно делают ссылку на запрос или договоренности, например: «В ответ на Ваш запрос от… направляем Вам предложение на поставку…».
В письме — ответе на предложение, в случае если покупатель не согласен с условиями предложения или если он заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.
Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.
Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
