Организация ДОУ в ООО «КарМас»

Организация документооборота

становление развитие система документация Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

К основным задачам службы ДОУ в ООО «КарМас» можно отнести следующие:

• — обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
• — совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• — функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
• — разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,
• — обеспечение изготовления документов, стенографирования,
• — копирования и тиражирования документов,
• — контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• — функции, связанные с организацией работы с документами:
• — установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),
• — обработка поступающих и отправляемых документов,
• — регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,
• — разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,
• — предварительное рассмотрение документов,
• — контроль за исполнением документов,
• — систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,
• — подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,
• — обеспечение защиты документной информации,
• — организация работы с обращениями граждан;
• — функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
• — разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,
• — проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,
• — методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,
• — повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,
• — разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Организация документооборота производится на основании «Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО» КарМас", нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО" КарМас" .

К таковым относятся следующие документы:

• — Конституция Российской Федерации.
• — Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).
• — Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).
• — Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации» .
• — Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» .
• — Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» .
• — Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» .
• — Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).
• — Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).
• — Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» .
• — Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).
• — Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины» .
• — ГОСТ Р51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).
• — ГОСТ Р6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).
• — Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).
• — Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).
• — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
• — Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).
• — Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).
• — Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).
• — Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).
• — Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» .

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие — 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение — важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.