Основные задачи и функции службы доу

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

• — обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
• — совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• -функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
• -разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,
• -обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,
• -контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• — функции, связанные с организацией работы с документами:
• — установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),
• -обработка поступающих и отправляемых документов,
• -регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,
• -разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,
• -предварительное рассмотрение документов,
• -контроль за исполнением документов,
• -систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,
• -подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,
• -обеспечение зашиты документной информации,
• -организация работы с обращениями граждан;
• -функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
• -разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,
• -проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,
• -методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,
• -повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,
• -разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства. Березина Н. М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007. — С. 224.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

— осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. — М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. — С. 192.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.