Основные требования к оформлению управленческих документов

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТ Р 6.30—2003.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов, максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе реквизитов будет, безусловно, меньше.

Внутриведомственная документация

Под внутриведомственной документацией понимается массив документов, формируемый и функционирующий внутри организации. По функции все документы разделяются на три типа.

• • Организационные документы — документы, с которых начинается процесс учреждения компании, организации. Их оформление обеспечивает правовую базу создания и деятельности компании.
• • Распорядительные документы — документы, обеспечивающие повседневное руководство производственной деятельностью и регламентирующие внутреннюю хозяйственную жизнь предприятия.
• • Информационно-справочные документы — документы, фиксирующие факты, события, происшествия.

К организационным документам относятся:

• • Учредительный договор;
• • Устав;
• • Положение об учреждении;
• • Положение о структурном подразделении;
• • Штатное расписание;
• • Должностная инструкция.

Учредительный договор — договор, в котором стороны обязуются создать и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участие в его деятельности. В нем также определяются условия и распределение прибыли и убытков, управление деятельностью организации, выхода учредителей из состава организации.

Учредительный договор состоит из следующих разделов.

• 1. Вводная часть.
• 2. Цель заключения договора.
• 3. Наименование и правовая организация.
• 4. Предмет деятельности.
• 5. Место нахождения организации.
• 6. Обязанности участников по созданию юридического лица.
• 7. Порядок образования имущества.
• 8. Условия об ответственности участников.
• 9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
• 10. Порядок управления делами юридического лица.
• 11. Права и обязанности участников.
• 12. Ответственность за нарушение договора.
• 13. Условия и порядок выхода участников из состава организации и принятие новых членов.
• 14. Порядок рассмотрения споров.
• 15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Устав — правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки, и может содержать следующие разделы.

• 1. Общие положения.
• 2. Уставный капитал.
• 3. Порядок деятельности.
• 4. Управление.
• 5. Учет и отчетность.
• 6. Прочие накопления.
• 7. Прекращение деятельности.

Положение об учреждении — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Положение о структурном подразделении — правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения.

Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Должностная инструкция — правовой акт, регламентирующий правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность.

К распорядительным документам относятся следующие.

• 1. Решение.
• 2. Приказ.
• 3. Распоряжение.
• 4. Указание.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации в целях управления наиболее важными вопросами их деятельности.

Приказ — документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы оформляются на общем бланке или бланке приказа. Обязательными реквизитами являются название организации, название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок должен быть сформулирован четко, кратко, отражать основное содержание документа и отвечать на вопрос: о чем?

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей дается обоснование предписываемых действий.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Распорядительная часть оформляется в повелительном наклонении 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется отдельным пунктом и нумеруется арабскими цифрами. Последний пункт — это пункт о контроле, в котором указываются должность, фамилия и инициалы лица, ответственного за исполнение.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа или на обороте.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления или организации, действующей на основе единоначалия в целях решения оперативных вопросов. Составляется и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в тексте отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов и других актов вышестоящих организаций.

Составляется и оформляется аналогично приказам, но ключевыми словами здесь являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

К информационно-справочным документам относятся следующие.

• 1. Протокол.
• 2. Докладная записка.
• 3. Служебная записка.
• 4. Объяснительная записка.
• 5. Предложение.
• 6. Представление.
• 7. Заявление.
• 8. Акт.
• 9. Справка.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Оформляются протоколы на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы или звукозаписи. Ответственность за подготовку протокола несет секретарь коллегиального органа. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРОТОКОЛ.

Обязательные реквизиты — наименование организации, название вида документа, заголовок, дата и номер, подписи.

Текст строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ…

В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия выступавшего и тема. В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятое решение и результаты голосования.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Обычно информирует руководство о событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих решения.

Служебная записка — документ, составляемый по вопросам финансового, технического, хозяйственного или информационного обеспечения. Текст записки состоит из обоснования и просьбы, заявки и т. п.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины действия, факта, происшествия, составленный работником организации на имя вышестоящего должностного лица.

Предложение — документ, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В системе англоязычного делопроизводства выделяются следующие информационно-справочные документы.

• 1. Report.
• 2. Memorandum.
• 3. Minutes.

Применительно к российскому документоведению под Report и Memorandum понимаются различные информационно-справочные документы: справки, отчеты, служебные и докладные записки. Как правило, эти документы оформляются по схеме.

• • TITLE PAGE (титул).
• • CONTENTS (оглавление).
• • INTRODUCTION (вступление).
• • BODY (текст).
• • CONCLUSION (выводы).
• • RECOMMENDATION (рекомендации).
• • APPENDIX (приложения).

Оформление протоколов заседания (MINUTES) в российском и американском делопроизводстве схожи, однако американцы больше внимания уделяют фиксации времени проведения мероприятия. При этом текст менее формализован и включает в себя большее число этикетных формул.