Автоматизированный учет публикаций преподавателей

Автоматизированный учет публикаций преподавателей

Разные отчетные документы кафедры требуют различную информацию о публикациях сотрудников кафедры. Преподаватели вносят вручную необходимую информацию о своих публикациях для каждого отчетного документа в соответствии с требуемой формой представления информации в нем и передают ее ответственному преподавателю за конкретный отчет. На кафедре отсутствует единая система хранения описаний публикаций и самих публикаций.

Информация о публикациях преподавателей кафедры «Бизнес-информатика» требуется для различных документов кафедры (см. рис. 1):

• 1) индивидуальных планов преподавателей,
• 2) ежегодных отчетов о премировании,
• 3) карточек публикационной активности преподавателей,
• 4) отчетов для аттестации педагогических работников,
• 5) списка публикации (форма ВАК (Высшая аттестационная комиссия)),
• 6) отчета о научно-исследовательской работе (НИР) кафедры, который с 2015 года входит составной частью в сводный отчет кафедры о выполнении планов за год,
• 7) годового отчета кафедры о достижении целей в области качества.

Индивидуальный план преподавателей содержит указание планового и фактического количества публикаций, а также тему публикаций.

По желанию преподавателя заполняется персональный лист учета выполненных работ преподавателя для расчета премии, в котором указывается, помимо прочей информации, информация о публикациях.

Карточка публикационной активности дополняется преподавателем по мере появления новых публикаций и содержит все публикации отдельного преподавателя за последние пять лет. К публикациям относятся статьи, тезисы, учебные пособия, диссертации и авторефераты, монографии и т. д.

Рисунок 1 — Документы, для которых требуется информация о публикациях преподавателей кафедры Отчеты для аттестации педагогических работников содержат, в том числе информацию о публикациях преподавателя.

Список публикаций (форма ВАК) представляется при подаче заявления на конкурс на определенную должность, степень или звание. Список публикаций содержит перечень публикаций за последние пять лет.

Набор показателей в отчетах кафедры может меняться. На текущий момент карточка публикационной активности содержит перечень полей, представленный в Таблице 1.

Таблица 1 — Поля карточки публикационной активности.

На текущий момент список публикаций (форма ВАК) содержит перечень полей, представленный в Таблице 2.

Таблица 2 — Поля списка публикаций (форма ВАК).

Отчет о НИР кафедры и годовой отчет кафедры о достижении целей в области качества содержат аналогичный с карточкой публикационной активности перечень полей, однако включает информацию только за год, а не за последние пять лет.

Так же данные отчеты содержат агрегированные значения показателей по публикациям всей кафедры. За 2014 год в отчете о НИР кафедры учитывались только публикации, проиндексированные в РИНЦ, SCOPUS или Web of Science, а также публикации в журналах из списка ВАК, а в годовом отчете кафедры о достижении целей в области качества — только публикации в журналах списка ВАК.

В ряде отчетных документов существует другая классификация публикаций (например, для размещения на сайте университета):

• — зарубежные рецензируемые издания,
• — российские рецензируемые издания, включая издания, рекомендованные ВАК,
• — сборники научных трудов по решению НМС (редакционно-издательского совета института).

Таким образом, можно сформировать требования к составу полей для описания публикаций сотрудников кафедры «Бизнес-информатика» в целях автоматизации индивидуальных и сводных отчетов по публикациям, генерируемых кафедрой. Данные требования представлены в Таблице 3.

публикационный электронный хранилище отчет Таблица 3 — Суммарная информация о публикациях, требуемая на кафедре.

Требуется организовать электронное хранилище описаний публикаций сотрудников кафедры «Бизнес-информатика». Web-приложение «Публикации ППС кафедры» [1] (ППС — профессорско-преподавательского состава) обеспечивает учет и хранение информации о публикациях преподавателей, а также подготовку различных видов отчетных документов, связанных с публикациями преподавателей кафедры.

Система «Публикации ППС кафедры» предоставляет единую форму ввода для всех видов публикаций сотрудников кафедры. На основе введенной информации возможна генерация различных отчетов (см. рис. 2).

Есть возможность просмотра полного списка описаний публикаций отдельного преподавателя за определенный период и сводного списка по всем сотрудникам кафедры за определенных период.

Кроме описаний публикаций, система «Кафедра» поддерживает возможность хранения полнотекстовых публикаций в формате «.pdf». Введенную информацию по публикациям можно редактировать [2]. Перечень публикаций можно выгружать из системы [2]. Есть руководство пользователя [2] и администратора системы.

Планируется интеграция данной системы с системой «Кафедра» [3], предоставляющей возможность ведения электронного Индивидуального плана/факта преподавателя. После интеграции при вводе новой публикации в систему «Публикации ППС кафедры», в системе «Кафедра» будет увеличиваться фактическое количество публикаций преподавателя.

Рисунок 2 — Единое хранилище информации о публикациях и генерация различных отчетов Первые девять полей («Название работы», «Издательство, журнал», Объем в печатных листах и т. д.) (см. Таблицу 4) в системе являются фиксированными, остальные (дополнительные) могут создаваться/редактироваться администратором кафедры [2].

Таблица 4 — Поля в системе «Публикации ППС кафедры».

Обязательными для заполнения являются поля № 1 «Название работы», № 2 «Издательство, журнал», № 6 «Год». Поля № 7 «Рукописные труды», № 10−14 («РИНЦ», «Scopus», «Указание на Финуниверситет», «Зарубежный журнал», «ВАК»), № 17−22 («Рабочая программа», «Учебник, учебное или учебно-методическое пособие», «Гриф «Учебно-методическое объединение», «Электронный образовательный портал», «Учебник», «Пособие») являются бинарными, т. е. имеющими значения «истина» или «ложь». После ввода публикации в систему бинарные поля отображаются как «1» («истина») или «0» (ложь).

Сопоставим требуемую информацию на кафедре о публикациях преподавателей с полями в системе «Публикации ППС кафедры» (см. Таблицу 5).

Названия полей в системе «Публикации ППС кафедры» будем рассматривать с формы перечня публикаций преподавателя (см. рис. 3). Система имеет поля для ввода практически всей информации о публикациях, требуемой на кафедре. «Тираж издания» в явном виде в системе не указывается, однако в поле № 2 «Издательство, журнал» есть возможность внесения информации и о тираже издания. Аналогично нет явного поля «Информация об издательстве», но данную информацию можно так же внести в поле № 2 «Издательство, журнал». Нет поля для указания «Места публикации», но в поле № 2 «Издательство, журнал» есть возможность внесения информации и о месте публикации. В системе отсутствует поле для указания индекса Хирша.

Присутствующие в системе поля № 12 «Указание на Финуниверситет», № 13 «Зарубежный журнал», № 17 — 18, 20 — 22 («Рабочая программа», «Учебник, учебное или учебно-методическое пособие», «Электронный образовательный портал», «Учебник», «Пособие») по результатам анализа Таблицы 3 на кафедре «Бизнес-информатика» не требуются. Поля № 4 «Авторские печатные листы» и № 9 «Количество страниц, написанных лично автором (при наличии соавторов)» является альтернативным вариантом указания объема публикации (вместо объема в печатных листах (поле № 3 «Объем (п.л.)»)).

В руководстве пользователя есть пример, из которого видны принципы пересчета различных вариантов объема публикаций. В данном примере объем печатных листов равен «0,5» (поле № 3 «Объем (п.л.)»), авторских печатных листов — «0,1» (поле № 4 «Авторские печатные листы»), количество страниц — «2» (поле № 8 «Количество страниц»), авторских страниц — «1» (поле № 9 «Количество страниц, написанных лично автором (при наличии соавторов)»). Таким образом, видно, что в примере целиком публикация составляет две страницы, из которых лично автором написана одна страница.

Объем публикации в авторских печатных листах равен: две страницы делить на шестнадцать, что составляет 0,1 печатных листа. Объем публикации в печатных листах в пять раз больше авторских печатных листов, т. е. 0,1 печатных страницы умножить на пять — получается 0,5 печатных листа.

Таблица 5 — Сопоставление требуемой информации на кафедре о публикациях преподавателей с полями в системе «Публикации ППС кафедры».

Рисунок 3 — Экранные формы системы «Публикации ППС кафедры».

Выявлены отличия в названии ряда полей на форме ввода публикации и форме перечня всех публикаций преподавателя.

Например, поле для указания соавторов на форме перечня публикаций преподавателя называется «Фамилии соавторов», а на форме ввода новой публикации — «Соавторы».

Рекомендуется на форме ввода публикации и на форме с перечнем публикаций преподавателя названия полей сделать идентичными (см. рис. 3), приведя названия на форме ввода публикации к названиям с формы перечня публикаций, где названия полей являются развернутыми.

Комментарии на форме ввода публикации следует при этом оставить. Поле «Фамилии соавторов» рекомендуется переименовать в «ФИО соавторов», чтобы при вводе публикации сотрудник не забыл указать, помимо фамилии, также инициалы соавтора.

Так же рекомендуется добавить формирование статистики публикаций по преподавателям и по всем сотрудникам кафедры за определенных период.

Например, количество публикаций у Иванова И. И. за год и количество печатных листов и авторских печатных листов в этих публикациях; количество публикаций все сотрудников кафедры за год.

В результате тестирования системы «Публикации ППС кафедры» и анализа Таблицы 5, автором были составлены предложения по настройке системы для кафедры «Бизнес-информатика».

Во-первых, существует отдельное поле № 6 «Год» (на форме перечня публикаций преподавателя), поэтому в информации об издательстве (поле № 2) указывать год нет необходимости.

Во-вторых, важная информация об издательстве — его название и место издания (например, Москва), поэтому эти параметры нужно включить в название детализирующих подполей поля № 2 «Издательство, журнал».

Так же для кафедры необходима информация о тираже издания. Подполе «страницы, на которых расположена публикация» в поле № 2 «Издательство, журнал» следует отличать от поля № 8 «Количество страниц», поэтому их сокращенное название в системе не должно быть идентичным.

Таким образом, автором предлагается заменить разделы «номер, год, страницы, на которых расположена публикация» поля № 2 «Издательство, журнал» на разделы «место издания, название, номер, расположение стр., тираж». Дополнительную информацию об издательстве следует указывать именно в этом поле.

Поля № 12, 13, 17−18, 20−22, по мнению автора, для кафедры «Бизнес-информатика» не являются необходимыми. Достаточно оставить поле «вид», в котором обозначать, к какому типу относится конкретная публикация.

Например, поле «Вид» можно заполнить «учебно-методическое пособие» или «учебник».

Поля № 4 и № 9, как было сказано ранее, можно оставить в качестве альтернативного варианта указания объема публикации. Можно добавить формулы пересчета различных вариантов объема публикации из одного варианта в другой и их визуализировать для удобства пользователей. Например, если указана информация о количестве страниц, автоматически пересчитывать количество авторских печатных листов.

Помимо грифа «УМО», в отчетных документах кафедры используется и другой гриф учебной литературы: «НМС» («Научно-методического совета»). Поэтому рекомендуется поле № 19 «Гриф «Учебно-методическое объединение» заменить на «Грифы литературы (УМО, НМС)».

Поле «индекса Хирша» необходимо добавить, т.к. в отчетах кафедры требуется данная информация.

Поле «Web of Since» лучше вынести отдельно, а не указывать информацию о Web of Since в поле «Ресурс». В силу того, что есть отдельные поля для РИНЦ, Scopus, Web of Since, ВАК, поле № 24 «Ресурс» не является необходимым.

Таким образом, с учетом замечаний выше, перечень полей в системе для кафедры «Бизнес-информатика» должен включать поля, представленные в Таблице 6.

Таблица 6 — Рекомендуемый перечень полей для кафедры «Бизнес-информатика».

Таким образом, по результатам проведенного анализа требований к разделам публикационной активности в рамках индивидуальных и сводных отчетов кафедры «Бизнес-информатика», сопоставления выявленных требований и возможностей системы «Публикации ППС кафедры», система «Публикации ППС кафедры» может быть рекомендована для применения на кафедре «Бизнес-информатика» для автоматизированного учета публикаций.

Библиографический список

• 1. Система «Публикации ППС кафедры» — Режим доступа: http://www.notesforever.info/ (дата обращения 05.04.2015),
• 2. Система «Публикации ППС кафедры». Руководство пользователя — Режим доступа: http://www.notesforever.info/man-user.pdf (дата обращения 08.04.2015),
• 3. Система «Кафедра» — Режим доступа: http://www.chernyshov.com/inprog14/ (дата обращения 12.04.2015).