Разработка информационного обеспечения рабочего места руководителя

Необходимым условием управления колледжем является его информационное обеспечение. Информационное обеспечение управления состоит в выборе и соответствующей обработке сведений, характеризующих состояние ее образовательной системы.

Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

На рисунке представлены функции информационной системы.

Рис. 12 Функции информационной системы.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются не проверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств — вне области действия этого текста.

Ниже я разработаю схему информационного обеспечения рабочего места руководителя.

Основные функции, которые выполняет система информационного обеспечения управления состоят в следующем:

• · удовлетворять потребности учащихся, преподавателей, руководителей и ее структурных подразделений в сведениях, необходимых в их деятельности и во взаимодействии;
• · информировать о состоянии образовательного пространства в колледже, об обеспеченности средствами образования, об образованности учащихся, о профессиональной квалификации преподавателей;
• · передавать учащимся, преподавателям, руководителям колледжа сведения и документы, адресно-направленные им;
• · систематически выявлять уровни развития интеллекта, эмоционально-психического и физического здоровья, образовательные потребности учащихся;

информировать педагогических работников о вовлеченности родителей в процесс воспитания и обучения своих детей, затруднениях, которые они испытывают при этом.

Управленческая практика показывает, что определение состава функций правления подобным образом позволило добиться единообразных подходов субъектов правления к отбору и обработке сведений, которые подлежат передаче на все уровни управления. В колледже имеется возможность варьировать информационное обеспечение в зависимости от индивидуальных потребностей тех или иных участников образования.

В колледже сложилась система документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления включает комплекс взаимосвязанных документов:

• — организационные документы;
• — распорядительные документы;
• — информационно-справочные документы;
• — учебно-педагогическая документация.

Каждый из комплексов представлен соответствующими документами, регламентирующими структуру, задачи и функции колледжа; организацию ее работы; права и обязанности, ответственность руководителя и работников; распорядительную деятельность учреждения и т. д.

Анализ информационных потоков для описания модели объекта управления проводиться на документальном уровне. При этом потоки информации рассматриваются в виде документооборота, существующего в объекте управления.

Документ — это один из основных носителей информации о состоянии хозяйственных объектов и протекающих в них процессах. Все документы имеют формализованные списки параметров (типа паспортных данных документа). Дополнительно в эти списки включается формализованное описание смыслового экономического содержания кодов и граф в документе.

Документы по направлению поступления можно разделить на следующие типовые группы, которым присвоим соответствующий код:

Документы входной информации.

• · Официальные положения и инструкции, регламентирующие функции подразделений и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений.
• · Документы фондового хранения. Они содержат статистическую информацию, которая в дальнейшем используется в процессе работы.
• · Документы расчетной информации, содержащие только необходимую для расчета исходную информацию в форме (или виде), максимально приспособленной для производства конкретного расчета.
• · Документы, содержащие выходную информацию. Они содержат чаще всего результаты выполнения расчетов, которые используются в качестве исходной информации для последующих расчетов или хранятся в виде выходных документов или в виде документов фондового хранения, полученных в результате их преобразования.

На основании изученных документов составлен перечень используемых документов, который приведен в таблице ниже.