Контроль. 
Основы менеджмента

Контроль. Указанная функция управления представляет собой процесс, в ходе которого выясняется, действительно ли организация идет к достижению своих целей либо на этом пути имеются какие-либо отклонения от целей или стандартов.

Первый этап процесса контроля — это введение стандартов, т. е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Третий этап измерения результатов является обычно самым трудоемким и дорогостоящим. Сравнение измеренных результатов с заданными стандартами позволяет менеджеру определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, стандартов или невмешательство в работу системы.

По времени осуществления выделяют следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный.

Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.

Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате в организации складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.

Мониторинг (от лат. «мonitor» — предостерегающий) — специально организованное, систематическое наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза.

Вышеперечисленные функции менеджмента имеют две общие характеристики. Они требуют принятия решений, и поэтому возникает необходимость обмена информацией между людьми.

Эффективная система контроля предполагает его определенные цели и задачи. Основными целями контроля являются следующие:

сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала предприятия;

своевременная адаптация предприятия к изменениям во внутренней и внешней среде;

обеспечение эффективного функционирования предприятия, а также его устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение целей системы контроля обеспечивается реализацией задач, которые заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

соблюдения законодательства Республики Беларусь и подзаконных актов;

соответствия деятельности принятому курсу действий и стратегии;

устойчивости предприятия с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

сохранности ресурсов и потенциала предприятия;

должного уровня полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций предприятия;

соблюдения работниками установленных администрацией требований, норм, правил и процедур.

Эффективно функционирующая система внутреннего контроля в организации позволяет ей своевременно устранять возможные ошибки и нарушения, наиболее быстро адаптироваться к динамичным изменениям окружающей среды.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и, тем самым, создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Функция контроля осуществляется с того момента, как создано предприятие и сформулированы его цели и задачи.

Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить возможные проблемы, угрозы и риски, скорректировать деятельность предприятия таким образом, чтобы минимизировать их негативное воздействие. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей.

Кроме того, важное значение имеет поддержание в процессе контроля всего положительного в деятельности предприятия и экстраполяция прошлого опыта на будущее.

Контроль дает ответ на вопрос, какие именно направления деятельности предприятия наиболее эффективно способствовали достижению им общих целей.

Сопоставляя достигнутые результаты с запланированными, руководство получает возможность определить, где предприятие добилось успехов, а где — потерпело неудачу. Определяя успехи и неудачи предприятия, их причины, руководство получает возможность достаточно быстро адаптировать его к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшее продвижение к основополагающим целям.

Еще одной существенной чертой контроля является то, что он органически неотделим от ответственности. Контроль с системой санкций, внешней принудительной регуляцией ответственности выполняет функцию охраны и зашиты от своеволия и злоупотреблений.

В связи с этим контроль может быть как позитивным, так и негативным явлением. Негативный контроль сводится лишь к обнаружению нарушений, ошибок и требованию их исправить. Позитивно организованный контроль — это, по сути дела, система контрольной деятельности, направленная на профилактику возможных отклонений от параметров управленческого решения.

Для осуществления контроля необходимо следующее:

наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

наличие организационной структуры, так как для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

По времени осуществления выделяют такие виды контроля, как предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль носит предупреждающий характер, предшествуя совершению тех или иных событий либо действий, осуществляемых на предприятии. Его целью является предотвращение негативных факторов и незаконных действий.

Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.

Текущий контроль осуществляется повседневно, регулируя деятельность организации в процессе совершения различных операций.

Применяют следующие два вида текущего контроля:

• 1. Стратегический, который предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.
• 2. Оперативный, который предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия (выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр.). Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.

Последующий (заключительный) контроль состоит в проверке операций после их осуществления. Его целью являются проверка соблюдения законодательства, достоверности данных о полноте, своевременности и эффективности совершаемых операций; ликвидация допущенных нарушений и недостатков.

Суть данного вида контроля заключается в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера.

Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

Результаты заключительного контроля способствуют объективной мотивации исполнителей (подразделений и руководителей).

Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.