Номенклатура дел организации

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Для обеспечения правильного формирования и учета дел номенклатура дел должна составляться в каждой организации.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы архивов организаций, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

заголовки, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, т. е. неконкретные, не допускаются (например: «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т. п.).

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

наименование вида (переписка, журнал и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

наименование организации или ее структурного подразделения;

адресат или корреспондент;

краткое содержание документов дела;

название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка, например:

Приказы директора организации по основной деятельности за 2005 г.

Копии.

В заголовках дел, предназначенных для группировки и документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например:

Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2005 г.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например:

Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например: