Совершенствование системы управления организацией

Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренней среды Внутренняя среда организации оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т. п.

Возрастной и образовательный уровень работников предприятия.

На сегодняшний день штат сотрудников компании составляет около 1500 человек.

Средний возраст и образование:

отдел снабжения: 25−30 лет, высшее;

бухгалтерия: 30 лет, высшее;

аппарат руководства: 38−45 лет, высшее;

производство и ремонт: 35−40 лет, среднетехническое, высшее.

Коллектив компании довольно молод. Многие из работников имеют два высших образования, но продолжают учиться: осваивают современный менеджмент, маркетинг и другие предметы рыночной экономики.

Умение работников работать в команде Умение работников работать в команде является одним из наиболее важных условий эффективного функционирования предприятия. Именно согласованные действия всех сотрудников обеспечивают достижение предприятием своих целей.

В своих сотрудниках компания в лице её генерального директора ценит в первую очередь творческий потенциал, неординарность мышления и инициативность, а также именно умение работать в команде.

Степень допуска исполнителей к принятию решений Любое решение, принимаемое сотрудниками того или иного отдела, согласуется с его руководителем. Также и решения руководителей отделов должны быть согласованы с высшим руководством.

Однако важным критерием эффективности деятельности персонала и продвижения по служебной лестнице является умение сотрудников самостоятельно принимать решения. Многие работники довольно часто ездят в служебные командировки. И именно здесь инициативность и самостоятельность в принятии решений оказывает определяющее влияние на успех.

Наличие системы мотивации кадров Основу системы мотивации на предприятии составляет выплата премий. Это предусматривает единовременную выдачу работнику определенной денежной суммы в связи с достижением им более высоких успехов в труде по сравнению с другими работниками.

Эти механизмы на предприятии не сводятся только к материальным поощрениям: их применение предусматривает создание такой атмосферы, такого морального климата, при котором в коллективе хорошо знают, кто и как работает и каждому воздается по заслугам. Такой подход требует обеспечения уверенности в том, что добросовестный труд работника всегда получит признание и положительную оценку в коллективе, поднимет его авторитет и принесет заслуженное уважение коллег.

Поэтому в компании развита, помимо материальных поощрений, система поощрений моральных — объявление благодарности за успешное выполнение сотрудником поставленных перед ним задач.

Наличие системы аттестации кадров Функции по проведению аттестации в компании распределяются между линейными руководителями. Они, основываясь на корпоративной политике, разрабатывают общие принципы оценки персонала и контролируют их исполнение на практике.

Очередная аттестация на ООО «Икат-плюс» проводится ежегодно и является обязательной для всех сотрудников. Основа аттестации — описание проделанной работы и результатов по основным видам деятельности.

Проведению аттестации предшествует подготовительная работа:

• · разработка критериев и показателей оценки по категориям должностей;
• · подготовка необходимого числа бланков оценочных листов деятельности работника;
• · знакомство аттестуемых с инструкцией по заполнению оценочных листов;
• · утверждение графика проведения аттестации;
• · подготовка необходимых материалов на аттестуемых;
• · оказание организационно-методической помощи подразделениям по проведению аттестации служащих.

Организация аттестации в подразделениях возлагается на их руководителей. Организация же аттестации руководителей подразделений ООО «Икат-плюс» возлагается на его правление.

Руководитель (специалист), подлежащий аттестации, самостоятельно заполняет соответствующий раздел оценочного листа, который вносится вся информация по аттестации, описывает основную, проделанную за аттестационный период работу: повышение квалификации, степень реализации предложений и замечаний предыдущей аттестации и т. д.

Оценка деятельности работника осуществляется непосредственным руководителем на основе описания проделанной за аттестуемый период работы, документов о повышении квалификации и степени реализации предложений и замечаний предыдущей аттестации аттестуемым работником.

По этим вопросам с ним проводится беседа. Следует отметить, что именно непосредственному начальнику отводится решающая роль в оценке персонала, поскольку он лучше других знает своих подчинённых, несет полную ответственность за результаты их деятельности, правильное применение мер поощрения и наказания, за их обучение и развитие. Оценки, которые выставляет руководитель, обобщают представления, полученные им при постоянном общении с подчинёнными. В то же время необходимость участия в оценке побуждает руководителя уделять больше времени подчиненным, взвешивать сильные и слабые стороны их профессиональной подготовки, анализировать деловые и личные качества, увереннее контролировать их работу.

Материалы по аттестации работника подготовленные аттестуемым и его непосредственным руководителем, рассматривает вышестоящий руководитель. При этом он обсуждает представленные материалы с непосредственным руководителем аттестуемого, а при необходимости и с самим аттестуемым работником.

Аттестация является основой для принятия решения о дальнейшем пребывании сотрудника в компании.

Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

Такая структура является оптимальной с точки зрения масштабов компании и специфики основной деятельности, что обусловлено постоянным стремлением руководства организации использовать высокие управленческие и лидерские качества и в то же время принимать грамотные, обоснованные решения на основе мнения профессионалов (сотрудников функциональных подразделений) в узкоспециализированных областях, требующих специального образования, знаний и навыков.

В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок.

Производственный процесс на предприятии осуществляется на базе мощностей предприятия.

База предприятия представляет собой площадку, на которой размещены:

• — ремонтно-механические мастерские;
• -здания автотранспортного цеха;
• -асфальтобетонный завод;
• -автозаправочная станция;
• — склады;
• -административно-бытовые здания;
• — площадки открытого типа для хранения материалов.
• — оборудование, необходимое для выполнения вспомогательных работ, в том числе станки.

Однако следует отметить, что износ машин предприятия довольно велик, что ведёт к простоям.

Доля продукции собственного производства в общем объёме сбыта составляет около 20%.

Ставя перед собой задачу максимально полного производства всего перечня услуг, ООО «Икат-плюс» ежемесячно увеличивает номенклатурный перечень услуг, осваиваются новые технологии производства при выпуске асфальтобетонной смеси.

Одним из наиболее актуальных вопросов для организации является вопрос качества. Ведутся активные работы по сертификации производства асфальтобетонной смеси,, абсолютно вся продукция проходит контроль качества в лаборатории, проверятся сертификация материала для изготовления.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.

В силу отсутствия в составе предприятия маркетинговой службы исследования и работы в данном направлении не проводятся.

Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т. п.

Вывод:

Проведенный анализ показывает, что внутренний потенциал компании ООО «Икат-плюс» довольно высок. Сильны позиции предприятия в сбыте, снабжении, кадрах, хотя недостаточна мотивация сотрудников, имеет место текучесть кадров.

Особенно высок уровень руководства компанией.

В настоящий момент предприятие использует современные информационные технологии, вся документация и учёт ведутся автоматизировано.

Несмотря на отсутствие маркетинговой службы, в этом направлении позиции ООО «Икат-плюс» также довольно сильны. Однако недостатком является то, что не проводятся исследования, слаба ценовая политика, философия маркетинга очень слабо развита. Всё это сказывается на производстве.

Внешняя среда Исследование непосредственного окружения осуществляется через анализ конкурентов, заказчиков, поставщиков, профсоюзов и контактных аудиторий (банков, страховых компаний), имеющих прямые деловые контакты с фирмой. Фактически в данном разделе изучаются тенденции той отрасли, в которой работает рассматриваемое предприятие.

Среда прямого воздействия Внутриотраслевая конкуренция ООО «Икат-плюс» на рынке уже более 20 лет. В состав основных направлений деятельности компании входит предоставление услуг в виде: строительства, обслуживания и ремонта автомобильных дорог, пешеходных тротуаров, автомобильных развязок, мостов, путепроводов, тоннелей и иных объектов автомобильной инфраструктуры; производства строительных материалов и сопутствующих товаров. За годы своего существования на рынке, компания стала лидером в своей отрасли в Сергиево-Посадском районе.

На долю компании приходится около 50% рынка оказания услуг по строительству и ремонту автомобильных дорог.

В настоящее время сложилась ситуация, когда у предприятия нет конкурентов, которые могли бы противостоять ему одновременно по всем направлениям его деятельности. Существуют же фирмы, пытающиеся конкурировать с компанией по отдельным бизнесам.

Поставщики Чрезвычайных угроз от поставщиков продукции для предприятия нет. Имея ООО «Икат-плюс» в качестве своего официального дилера, предприятия-поставщики заинтересованы в обоюдовыгодном сотрудничестве: темпы реализации услуг компанией ООО «Икат-плюс» неуклонно растут и в большинстве случаев определяют и темпы реализации своей продукции компаниями-поставщиками.

Так как поставщиков у компании имеется большое количество, то между ними существует конкуренция, поэтому угрозы с их стороны не ожидается, наоборот, у предприятия есть возможности получать качественную продукцию, отвечающую требованиям заказчиков.

С другой стороны, опасение может вызвать то, что поставки продукции не всегда стабильны, то же касается и цен поставщиков.

Заказчики Основными заказчиками компании являются:

• — ГКУ «Управление региональных автомобильных дорог Республики Бурятия»
• — ФКУ «Межрегиональная дирекция по дорожному строительству в Дальневосточном регионе России Федерального дорожного агентства»
• -ФКУ «Управление Федеральных автомобильных дорог „Южный Байкал“ федерального дорожного агентства»
• -ГКУ «Управление автомобильных дорог Амурской области «Амурупрадор»
• -ФКУ «Управление федеральных автомобильных дорог на территории Забайкальского края» Федерального дорожного агентства

Заказчики положительно относятся к услугам предприятия, отдают им предпочтение из-за качества, высокого уровня консультационных и инженерных услуг. В настоящее время износ дорожных покрытий довольно высок причём темпы старения неуклонно растут. В ближайшие 3−4 года не ожидается резкого перехода на качественно новые покрытия. Поэтому зависимость предприятий, имеющих на своем балансе автомобильные дороги и пользующихся услугами ООО «Икат-плюс», будет всё более увеличиваться, причём возрастет необходимость производить именно комплексное обслуживание, а также проводить новое строительство.

Угрозы могут возникнуть в силу того, что цены на услуги, реализуемую ООО «Икат-плюс», довольно высоки, в то время как потребитель предпочитает более дешёвую стоимость услуг.

Угроза также может заключаться в неустойчивом финансовом положении заказчиков.

Таблица Факторы среды прямого воздействия.

Таким образом, внешняя среда прямого воздействия имеет довольно благоприятный характер.

Внешняя среда косвенного воздействия.

Анализ внешней среды косвенного воздействия осуществляется с помощью PEST — анализа.

Анализ PEST — факторов позволяет сделать вывод о том, что в целом влияние факторов внешней среды косвенного воздействия носит в целом довольно благоприятный характер.

Наибольшую угрозу для ООО «Икат-плюс» представляют экономические факторы. Именно на преодоление угрозы со стороны экономических факторов предприятию следует направить свои сильные стороны.

Технологические, политические и социальные факторы дают предприятию умеренные возможности, которые оно в силах реализовать, если правильно направит на это свои сильные стороны, а также, если сумеет использовать эти возможности для усиления своих слабых сторон.

С учётом факторов внешней среды прямого воздействия также можно сделать вывод о том, что внешняя среда организации имеет скорее благоприятный характер.

Анализ внешней среды предприятия ООО «Икат-плюс» показал, что наибольшую угрозу для компании представляют экономические факторы. Компании стоит в первую очередь в отношении этих факторов применить свои сильные стороны, которые должны помочь преодолеть существующие угрозы.

В наибольшей степени благоприятное влияние на организацию оказывают покупатели и поставщики, со стороны которых нет каких-либо существенных угроз. То же можно сказать и о политических, социальных и технологических факторах внешней среды. Таким образом, именно данными возможностями и, прежде всего со стороны покупателей и поставщиков предприятие должно воспользоваться для преодоления св2оих слабых сторон.