Номенклатура дел организации

Задачи номенклатуры дел организации Эффективное управление документами невозможно, если предварительно не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.

В Методических рекомендациях Всероссийского научно-иследовательского института документоведения и архивного дела от 23 декабря 2009 г. (ВНИИДАД) номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия — это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

• — закрепление индексов дел;
• — систематизация дел;
• — установление сроков хранения дел;
• — учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

Нормативные акты При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:

• — Положением о подразделении
• — Инструкцией по виду деятельности подразделения
• — Должностными инструкциями сотрудников подразделения
• — Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения
• — Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3−5 лет
• — Типовыми и примерными номенклатурами дел
• — Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• — Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах.

Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:

• — о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;
• — об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;
• — об организационной структуре и штатной численности подразделения;
• — о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.

Структура номенклатуры дел Номенклатура дел организации может быть построена по структурному или функционально-производственному принципу.

При использовании структурного принципа построения названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Например:

• — Общий отдел
• — Организационно-аналитический отдел
• — Плановый отдел
• — Производственный отдел
• — Отдел главного механика
• — Бухгалтерия
• — Отдел кадров
• — Административно-хозяйственный отдел
• — Ведомственный архив

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по функционально-производственной схеме. Названия ее разделов в этом случае определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. Разделы располагаются в порядке значимости функций организации.

Например:

разделы номенклатуры дел лесхоза могут быть следующими:

Руководство Планирование Лесоустройство Механизация производственной деятельности Бухгалтерский учет и отчетность.

06. Работа с кадрами.

Систематизация заголовков дел в номенклатуре В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все направления деятельности организации, в том числе образующихся в деятельности общественных организаций.

Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.

Предварительное определение заголовка дела производится таким образом, чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:

• — основное содержание дела;
• — состав помещаемых в него документов;
• — их функциональную и видовую принадлежность.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения.

В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов:

• — Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.)
• — Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа)
• — Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа)
• — Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело
• — Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело
• — Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело
• — Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями

Что касается расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью.

Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения — переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика.

В начале помещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т. д.), даже если они присланы для сведения.

Затем помещаются учредительные документы организации (уставы, положения, регистрационные свидетельства). Если в организации имеются совещательные органы (советы, дирекции и т. д.), на заседаниях которых принимаются важные для деятельности организации вопросы, их протоколы включаются в номенклатуру за учредительными документами организации.

Далее следуют распорядительные документы организации (решения, приказы, распоряжения) и документы, послужившие основанием для их издания.

Если в номенклатуре организации кадровая служба не выделена как структурное подразделение, далее следуют штатные расписания.

Затем идут документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и т. д. планы, комплексные, региональные и прочие программы).

За планами следуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т. д.).

Если в номенклатуре организации не выделена в отдельный раздел работа с кадрами, документы по кадрам следуют за планово-отчетной документацией.

Далее справки, информации, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения.

За ними следует переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями.

Затем регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки. В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП». Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «ДСП».

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная переписка», «материалы проверок» и т. д.).

В начале заголовка указывается вид дела (переписка, журнал, книга и т. д.) или виды документов, составляющих дело (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Затем в логической последовательности располагаются следующие элементы заголовка:

• — автор документа (название организации или структурного подразделения),
• — адресат или корреспондент документа (название организации, которой будет направлен или от которой получен документ),
• — краткое содержание документов дела,
• — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела,
• — даты (период), к которым относятся документы дела,
• — указание на копийность документов дела.

Например: «Приказы управляющего региональным отделением Фонда по основной деятельности», «Целевая комплексная программа развития библиотечного дела в крае на 2000;2005 годы», «Положения, инструкции, методические рекомендации, присланные для сведения», «Годовой план лесхоза по финансированию операционных затрат на лесное хозяйство. Копия».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка или сразу за словом «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле.

Например: «Документы (предложения, справки, заявки, автобиографии) на получение грантов», «Документы, характеризующие лесной фонд (таксационные описания, схемы лесхозов, планы лесонасаждений, планы охотугодий, планшеты)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

Например: «Документы к протоколам заседания ученого совета института».

Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин «переписка», дополненный пояснением — с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:

• — заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов).
• — заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки.

Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом.

Например: «Переписка с администрациями субъектов РФ об исполнении бюджетов социального страхования», «Переписка с управлением лесами по вопросам финансирования».

Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т. п.), должны содержать наименования последних. При этом:

• — если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов).
• — если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней.

Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и / или отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), за который составлены планы (отчеты).

Например: «Годовой план работы отдела», «Квартальные бухгалтерские отчеты и документы к ним».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела.

Завершает каждый раздел номенклатура дел отдела.

Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в номенклатуры дел.

Индексация дел Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел — это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел.

Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел.

Сроки хранения Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из Перечня, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива.

Правила заполнения формы номенклатуры дел Если номенклатура дел большая (более 5 листов), составляется титульный лист, на котором указываются названия документов, по которым определяются сроки хранения. Гриф утверждения тоже может проставляться на титульном листе.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения или направления деятельности организации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения.

Например: 05−16, где 05 — обозначение структурного подразделения, 16 — порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется проставлять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений или направлений деятельности.

В графе 2 проставляется заголовок дела в соответствии с правилами, изложенными в п. 6. Памятки.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням.

Срок хранения дела может быть определен по типовой или примерной номенклатурам. Рядом с номером статьи делается ссылка на документ, по которому определен срок хранения.

Например:

• — ТП — типовой перечень (1989 г.),
• — ТУ — перечень типовых управленческих документов (2001 г.),
• — ВП — ведомственный перечень,
• — ТН — типовая номенклатура,
• — ПН — примерная номенклатура.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЭК организации.

В графе 5 могут проставляться отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. д.

По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций).

При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т. д.).

Согласование номенклатуры дел Согласование номенклатуры дел организации с государственным или муниципальным архивом проводится, если организация является источником комплектования данного архива. Организации, не передающие документы в государственный (муниципальный) или центральный архив вышестоящей организации не проводят согласования номенклатуры дел с соответствующими архивами. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с ЭК организации.

По правилам номенклатура дел должна быть в четырех-пяти экземплярах:

• — Первый экземпляр включается в номенклатуру дел службы ДОУ;
• — второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего;
• — третий экземпляр применяется в архиве организации;
• — четвертый — в соответствующем архивном учреждении.

Если номенклатура дел проходила согласование с архивным учреждением, пятый — в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в их работе.

Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.