Классификация документов. 
Основы документооборота

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению — Служебные, личные По срочности — Срочные, несрочные По гласности — Секретные, сов. секретные, для служебного пользования, несекретные По форме — Типовые, индивидуальные По срокам хранения — Временного хранения, долговременного, постоянного По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние По типу носителей — Бумажные, электронные Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

• · организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
• · распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
• · информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
• · документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства — это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 4.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Рис. 4. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации «Об Архивном фонде и архивах» регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации «О стандартизации» устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30−2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении).Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04−14/24−204).